مقدمه حسابداری

معرفي سيستم حسابداري

هر سازوکار حسابداری دارای سه عملکرد اطلاعاتی، نظارتی و خدماتی است. مهم‌ترین عملکرد یک سازوکار حسابداری عملکرد اطلاعاتی آن است. هر سازوکار حسابداری باید اطلاعات موجود درباره معاملات، عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک مؤسسه را گردآوری و بر حسب پول به عنوان مقیاس مشترک اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی کند و در نهایت گزارش‌هایی را فراهم کند که استفاده‌کنندگان مختلف بتوانند بر مبنای آن آگاهانه تصمیم‌گیری کنند. در عملکرد نظارتی سازوکار حسابداری باید اطلاعاتی فراهم آورد که مدیران را در برنامه ریزی و هدایت عملیات و نظارت فعالیت‌های یک مؤسسه یاری رساند. مؤسسات افرادی را به خدمت گرفته و با اشخاص و مؤسسات مختلفی سرو کار دارد. این جریان، تعهدات و مطالباتی را برای مؤسسه ایجاد می‌کند که تنظیم روابط مؤسسه با دیگران و دادن اطلاعات صحیح به آنان، ایفای تعهدات در سررسید و وصول به موقع مطالبات، عملکرد خدماتی یک سازوکار حسابداری را تشکیل می‌دهد .

يكي از مهمترين اهداف سيستم حسابداري مالي ، تهيه اطلاعات مالي منسجم و به روز سازمان ها و موسسات اقتصادي است. اين گروه از اطلاعات، مجموعه عمليات ساز مان ها و موسسات ياد شده را در قالب شاخص هاي كمي بيان مي كند و زمينه هاي لازم را براي كنترل و برنامه ريزي مديريت فراهم مي سازد .

نرم افزار حسابداري مالي ، به عنوان بخشي از نرم افزار سپيدار سيستم ، وظيفه جمع آوري نتايج عمليات و فعاليت هاي اقتصادي يك سازمان را بر عهده دارد . در حقيقت ، افزون بر وظايف معمول سيستم حسابداري مالي ، نقش اصلي اين نرم افزار را مي توان دريافت ، طبقه بندي و جمع بندي اطلاعات ساير سيستم ها همچون “عمليات بانكي” ، “تامين كنندگان و خريد” و “مشتريان وفروش” دانست .

نرم افزار حسابداري مالي ، امكانات متنوع بسياري دارد . امكانات و ويژگي هاي اصلي اين نرم افزار را مي توان در قالب طبقه بندي هاي زير بر شمرد :

1-      طبقه بندي حساب ها تا 4 سطح : گروه ، كل ، معين و تفصيلي

2-      تعيين ويژگي و مشخصات حساب هاي معين بر اساس : ريالي ، ارزي ، تسعير پذير (در صورت داشتن زير سيستم ارزي)، تفصيلي پذير ، پيگيري ، كنترل ماهيت طي دوره و ماهيت حساب

3-      ورود اطلاعات اسناد با تاريخ هاي مختلف توسط كاربران متعدد به صورت همزمان و ايجاد ترتيب لازم توسط سيستم

4-      امكان تهيه گزارش از شماره پيگيري و ارزي همچون يك سطح حساب

5-      ارسال اطلاعات به نرم افزار هايي همچون Excel  براي تهيه گزارش هاي مطلوب و مورد نظر كاربر

6-      شناسايي اسناد ارسالي از ساير سيستم ها و جلو گيري از تكرار اطلاعات براي حفظ يكپارچگي اطلاعات

7-      ثبت اطلاعات سند به صورت موقت و امكان تبديل اسناد موقت به دائم و برعكس

8-      انجام عمليات بستن حساب هاي موقت (سود و زيان)

9-      صدور اسناد بستن حساب ها ، اختتاميه و افتتاحيه توسط سيستم

10-   تهيه گزارش هاي رايج در فرهنگ سيستم مالي به صورت استاندارد و امكان طراحي و ساخت گزارشات در گزارش ساز

تنظيمات سيستم

تنظيمات سيستم
1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “تنظيمات” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت تنظيمات
2. وارد قسمت تنظيمات شده و در قسمت عمليات روي گزينه “تنظيمات” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “تنظيمات” در قسمت عمليات
3. پنجره تنظيمات شامل صفحات حسابداري ، شركت ، عمومي ، تامين كنندگان وانبار ، دريافت و پرداخت و مشتريان و فروش مي باشد . شما ميتوانيد در اين فرم تنظيمات مربوط به سيستم را انجام داده و اطلاعات را ذخيره نماييد (تصوير3 ).

تصوير 3 : فرم تنظيمات سيستم
4. در صفحه تنظيمات “حسابداري” شما مي توانيد طول كد حساب را تعيين نماييد . لازم به توضيح است كه در قسمت تنظيمات حسابداري ، بعد از ايجاد درختواره حسابها ، طول كد حساب غير فعال بوده و امكان تغيير آن وجود ندارد (تصوير 4).
5. در صفحه تنظيمات “حسابداري” شما مي توانيد گزينه “در صورت خالي بودن شرح قلم ، با شرح سند پر شود” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 4).

تصوير 4 : تنظيمات مربوط به سيستم “حسابداري”
6. در صفحه تنظيمات “شركت” شما مي توانيد مشخصات شركت را كه شامل : نام شركت ، نشاني ، تلفن ، نمابر ، وب سايت ، پست الكترونيك ، شماره پيام كوتاه ، شماره تلفن همراه ، كد اقتصادي ، شماره ثبت شركت ، محل فعاليت ، نوع فعاليت و در صورت داشتن نمايندگي ، كد نمايندگي مي باشد را وارد نماييد (تصوير 5).
7. در صفحه تنظيمات “شركت” ارز پايه را مشخص كنيد . بعد از نصب سستم ، ارز پايه به صورت پيش فرض با ارز ريال نمايش داده مي شود و شما مي توانيد آن را تغيير دهيد (تصوير 5).
8. در صفحه تنظيمات “شركت” شما مي توانيد نشان يا آرم شركت را اضافه نماييد . توجه داشته باشيد كه در گزارش هاي سيستم ، نشان تجاري انتخاب شده ، به عنوان آرم شركت نمايش داده مي شود (تصوير 5).

تصوير 5 : تنظيمات مربوط به صفحه “شركت”
9. در صفحه تنظيمات “عمومي” شما مي توانيد رنگ محيط سيستم را با توجه به سليقه خود انتخاب نماييد (تصوير 6).
10. در صفحه تنظيمات “عمومي” شما مي توانيد تنظيمات مربوط به ماليات بر ارزش افزوده را انجام دهيد . توجه داشته باشيد كه بعد از ايجاد درختواره حسابها ، معين هاي مربوط به ماليات بر ارزش افزوده با كدينگ انتخابي پر خواهند شد و شما ميتوانيد درصورت لزوم آن را تغيير دهيد (تصوير 6).
11. در صفحه تنظيمات “عمومي” شما مي توانيد گزينه “صدور سند حسابداري خودكار براي اعلاميه بدهكار بستانكار” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 6).

تصوير 6 : تنظيمات مربوط به صفحه “عمومي”
12. در صفحه تنظيمات “تامين كنندگان وانبار” شما مي توانيد معين هاي حسابداري انبار را ارتباط دهيد . توجه داشته باشيد كه بعد از ايجاد درختواره حسابها ، معين هاي مربوط به حسابداري انبار با كدينگ انتخابي پر خواهند شد و شما ميتوانيد درصورت لزوم آن را تغيير دهيد (تصوير 7).
13. در صفحه تنظيمات “تامين كنندگان وانبار” شما مي توانيد گزينه “صدور سند حسابداري خودكار براي رسيد انبار و برگشت از خريد” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 7).

تصوير 7 : تنظيمات مربوط به سيستم “تامين كنندگان و انبار”
14. در صفحه تنظيمات “دريافت وپرداخت” شما مي توانيد معين هاي دريافت وپرداخت – ارز پايه و ساير ارزها را ارتباط دهيد . توجه داشته باشيد كه بعد از ايجاد درختواره حسابها ، معين هاي مربوط به دريافت وپرداخت – ارز پايه و ساير ارزها با كدينگ انتخابي پر خواهند شد و شما ميتوانيد درصورت لزوم آن را تغيير دهيد (تصوير 8).
15. در صفحه تنظيمات “دريافت وپرداخت” شما مي توانيد گزينه “صدور سند حسابداري خودكار براي رسيد دريافت ، اعلاميه پرداخت ، وصول چك پرداختني ، استرداد چك و عمليات بانكي چك دريافتني” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 8).
16. در صفحه تنظيمات “دريافت وپرداخت” شما مي توانيد گزينه “موجودي منفي حساب بانكي كنترل شود ؟” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 8).
17. در صفحه تنظيمات “دريافت وپرداخت” شما مي توانيد گزينه “شماره چك پرداختي با دسته چك كنترل شود ؟” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 8).

تصوير 8 : تنظيمات مربوط به سيستم “دريافت وپرداخت”
18. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد معين حساب هاي فروش را ارتباط دهيد . توجه داشته باشيد كه بعد از ايجاد درختواره حسابها ، معين هاي مربوط به حساب فروش با كدينگ انتخابي پر خواهند شد و شما ميتوانيد درصورت لزوم آن را تغيير دهيد (تصوير 9).
19. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد معين هاي مربوط به فروش داخلي و فروش صادراتي را ارتباط دهيد . توجه داشته باشيد كه بعد از تكميل فرم نوع فروش در قسمت مشتريان و فروش ، معين هاي مربوط به فروش داخالي و فروش صادراتي با كدينگ انتخابي در فرم مربوطه پر خواهند شد و شما ميتوانيد درصورت لزوم آن را تغيير دهيد (تصوير 9).
20. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد گزينه “كنترل تاريخ در اسناد فروش انجام شود” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 9).
21. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد گزينه “صدور سند حسابداري خودكار براي فاكتور فروش ، برگشت از فروش و پورسانت” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 9).
22. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد معين هاي مربوط به حساب پورسانت را ارتباط دهيد . (تصوير 9).
23. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد گزينه هاي “به صورت پيش فرض تخفيف كالا در نظر گرفته شود” و “به صورت پيش فرض تخفيف مشتري در نظر گرفته شود”را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 9).
24. در صفحه تنظيمات “مشتربان و فروش” شما مي توانيد گزينه “صدور سند حسابداري خودكار براي خروج انبار براي فاكتور فروش و بر گشت خروج انبار براي برگشت فاكتور فروش” را فعال يا غير فعال نماييد (تصوير 9).

تصوير 9 : تنظيمات مربوط به سيستم “مشتريان وفروش”

تعریف سال مالی

ايجاد سال مالي
1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “تنظيمات” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت تنظيمات
2. وارد قسمت تنظيمات شده و در قسمت عمليات روي گزينه “سال مالي جديد” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “سال مالي جديد” در قسمت عمليات
3. در پنجره سال مالي ، صفحه اطلاعات اصلي ، عنوان سال مالي را وارد نماييد (تصوير 3).
4. تاريخ شروع سال مالي را وارد نماييد (تصوير 3).
5. تاريخ خاتمه سال مالي را وارد نماييد (تصوير 3).
6. در بالاي پنجره سال مالي ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 3).

تصوير 3: ورود عنوان ، تاريخ شروع ، تاريخ خاتمه و كليك بر روي كليد “ذخيره”
7. براي مشاهده ليست سال هاي مالي تعريف شده ، وارد قسمت تنظيمات شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “سالهاي مالي” كليك كنيد (تصوير 4).

تصوير 4 : فهرست سال هاي مالي

تعریف حسابها و کدینگ

ايجاد درختواره حسابها
1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “حسابداري” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت “حسابداري”
2. وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه “درختواره حسابها” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “درختواره حسابها” در قسمت عمليات
3. در پنجره “درختواره حسابها” ، بر روي علامت سپيدار بالاي فرم كليك نموده و از گزينه “درج حسابهاي پيش فرض” يكي از سه كدينگ پيشنهادي سيستم را كه شامل كدينگ بازرگاني ، كدينگ خدماتي و كدينگ توليدي مي باشد را انتخاب نماييد . با اين عمل ، كدينگ استاندارد انتخابي در در ختواره حسابها ايجاد مي گردد (تصوير 3).

تصوير 3 : كدينگ پيشنهادي سيستم
4. براي ايجاد حساب جديد (گروه ، كل و معين) بر روي شاخه مربوطه قرار گرفته و علامت جديد بالاي فرم را كليك يا بر روي شاخه مربوطه راست كليك نموده و گزينه جديد را انتخاب نماييد ( تصوير 4 ) .

تصوير 4 : ايجاد حساب جديد
5. بعد از زدن علامت جديد بالاي فرم ، پنجره “تعريف حساب” در اختيار شما قرار مي گيرد تا بتوانيد اطلاعات مربوط به حساب جديد را تكميل نموده و آن را ذخيره نماييد . توجه داشته باشيد كه اگر بر روي شاخه اصلي قرار گرفته و كليد جديد را بزنيم ، سيستم به صورت پيش فرض فرم تعريف حساب “گروه” را نمايش مي دهد . همچنين اگر بر روي يك شاخه حساب گروه قرار گرفته و كليد جديد را بزنيم ، سيستم به صورت پيش فرض فرم تعريف حساب “كل” را نمايش مي دهد و همين طور اگر بر روي يك شاخه حساب كل قرار گرفته و كليد جديد را بزنيم ، سيستم به صورت پيش فرض فرم تعريف حساب “معين” را نمايش مي دهد ( تصوير 5 ) .

تصوير 5 : فرم تعريف حساب جديد
6. براي تعريف حساب از نوع گروه ، در پنجره تعريف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب گروه انتخاب نماييد ( تصوير 6 ) .
7. هنگام تعريف حساب از نوع گروه ، گزينه “حساب سرشاخه” غير فعال خواهد بود و اين گزينه هنگام تعريف حساب كل و معين فعال خواهد شد ( تصوير 6 ) .
8. “كد” حساب گروه را وارد نماييد ( تصوير 6 ) .
9. “عنوان حساب” گروه را وارد نماييد ( تصوير 6 ) .
10. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، عنوان حساب(2) گروه را وارد نماييد (تصوير 6).
11. هنگام تعريف حساب گروه گزينه “وضعيت” غير فعال بوده و اين گزينه تنها هنگام تعريف حساب معين فعال خواهد بود (تصوير 6).
12. ماهيت حساب گروه را كه يكي از ماهيت هاي (ترازنامه اي ، سود وزياني و انتظامي) است را مشخص نماييد (تصوير 6).
13. در بالاي پنجره “تعريف حساب” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 6).

تصوير 6 : تعريف حساب گروه جديد و ذخيره اطلاعات وارد شده
14. براي تعريف حساب از نوع كل ، در پنجره تعريف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب كل انتخاب نماييد ( تصوير 7 ) .
15. از سلكتور “حساب سرشاخه” ، كه حساب هاي گروه تعريف شده را نمايش مي دهد ، گروه مورد نظر را انتخاب نماييد . با اين كار حساب كل تعريف شده زير شاخه همان سرشاخه اي قرار خواهد گرفت كه در گزينه “حساب سرشاخه” انتخاب نموده ايد . ( تصوير 7 ) .
16. “كد” حساب كل را وارد نماييد ( تصوير 7 ) .
17. “عنوان حساب” كل را وارد نماييد ( تصوير 7 ) .
18. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، عنوان حساب(2) كل را وارد نماييد (تصوير 7).
19. هنگام تعريف حساب كل گزينه “وضعيت” غير فعال بوده و اين گزينه تنها هنگام تعريف حساب معين فعال خواهد بود (تصوير 7).
20. ماهيت حساب كل را كه يكي از ماهيت هاي (بدهكار ، بستانكار و مهم نيست) است را مشخص نماييد (تصوير 6).
21. در بالاي پنجره “تعريف حساب” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 7).

تصوير 7 : تعريف حساب كل جديد و ذخيره اطلاعات وارد شده
22. براي تعريف حساب از نوع معين ، در پنجره تعريف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب معين انتخاب نماييد ( تصوير 8 ) .
23. از سلكتور “حساب سرشاخه” ، كه حساب هاي كل تعريف شده را نمايش مي دهد ، حساب كل مورد نظر را انتخاب نماييد . با اين كار حساب معين تعريف شده زير شاخه همان سرشاخه اي قرار خواهد گرفت كه در گزينه “حساب سرشاخه” انتخاب نموده ايد . ( تصوير 8 ) .
24. “كد” حساب معين را وارد نماييد ( تصوير 8 ) .
25. “عنوان حساب” معين را وارد نماييد ( تصوير 8 ) .
26. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، عنوان حساب(2) معين را وارد نماييد (تصوير 8).
27. در صورتي كه گزينه “فعال”براي حساب معين غير فعال شود ، آن حساب معين ديگر در سيستم قابل انتخاب نخواهد بود ولي سوابقش وجود داشته و در گزارش ها نمايش داده خواهد شد (تصوير 8).
28. ماهيت حساب معين را كه يكي از ماهيت هاي (بدهكار ، بستانكار و مهم نيست) است را مشخص نماييد (تصوير 8).
29. هر حساب معين ميتواند داراي يكسري ويژگي باشد . اين ويژگيها شامل : كنترل ماهيت طي دوره ، تفصيلي پذير ، ارزي ، تسعير پذير و پيگيري مي باشند . ويژگي مربوط به حساب معين را مشخص نماييد (تصوير 8).
30. در بالاي پنجره “تعريف حساب” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 8).

تصوير 8 : تعريف حساب معين جديد و ذخيره اطلاعات وارد شده
31. امكان مرتب سازي درختواره حسابها بر اساس كد و عنوان وجود دارد (تصوير 9) .
32. نحوه نمايش درختواره حسابها به صورت “كد ، عنوان ، كد- عنوان و عنوان – كد” امكانپذير است (تصوير 9) .

تصوير 9 : امكان مرتب سازي و نحوه نمايش درختواره حسابها
33. براي مشاهده ليست حسابها ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “حسابها” كليك كنيد (تصوير 10).

تصوير 10 : فهرست حسابها

تعریف حساب های تفصیلی(تعريف طرف حساب)

تعريف طرف حساب
1.پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “شركت” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت “شركت”
2. وارد قسمت شركت شده و در قسمت عمليات روي گزينه “طرف حساب جديد” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “طرف حساب جديد” در قسمت عمليات
3. در پنجره “تعريف طرف حساب” ، صفحه اطلاعات اصلي ، نوع طرف حساب را از سلكتور “نوع” كه شامل شخص حقيقي و شخص حقوقي است را انتخاب نماييد (تصوير 3).
4. نام طرف حساب را وارد نماييد (تصوير 3).
5. در صورت انتخاب نوع شخص حقيقي ، نام خانوادگي را وارد نماييد . توجه داشته باشيد در صورت انتخاب نوع شخص حقوقي ، نام خانوادگي غير فعال خواهد بود (تصوير 3).
6. گزينه “عنوان تفصيلي” بصورت پيش فرض بصورت “نام خانوادگي + نام” پر مي شود و در صورت لزوم ميتوانيد آن را تغيير دهيد (تصوير 3).
7. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري طرف حساب ، كد تفصيلي فعال بوده و كد تفصيلي را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري طرف حساب ، كد تفصيلي غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به طرف حساب ذخيره شده ، كد تفصيل اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
8. در صورت انتخاب نوع شخص حقيقي ، كد ملي را وارد نماييد (تصوير 3).
9. در صورت انتخاب نوع شخص حقوقي ، شماره ثبت را وارد نماييد (تصوير 3).
10. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، نام (2) طرف حساب را وارد نماييد (تصوير 3).
11. در صورت انتخاب نوع شخص حقيقي ، نام خانوادگي (2) را وارد نماييد . توجه داشته باشيد در صورت انتخاب نوع شخص حقوقي ، نام خانوادگي (2) غير فعال خواهد بود (تصوير 3).
12. گزينه “عنوان تفصيلي (2)” بصورت پيش فرض بصورت “نام خانوادگي (2)+ نام(2)” پر مي شود و در صورت لزوم ميتوانيد آن را تغيير دهيد (تصوير 3).
13. كد اقتصادي را وارد نماييد (تصوير 3).
14. آدرس وب سايت را وارد نماييد (تصوير 3).
15.در صورتي كه گزينه “فعال”براي طرف حسابي غير فعال شود ، آن طرف حساب ديگر در سيستم قابل انتخاب نخواهد بود ولي سوابقش وجود داشته و در گزارش ها نمايش داده خواهد شد (تصوير 3).
16.در صورتي كه گزينه “ليست سياه” براي طرف حسابي فعال شود ، در هر جاي سيستم كه انتخاب شود ، هشداري مبني بر قرار گرفتن اين طرف حساب در ليست سياه نمايش داده مي شود ولي جلوي استفاده از آن گرفته نميشود (تصوير 3).

تصوير 3: ورود اطلاعات طرف حساب
17. در پنجره جزئيات فرم طرف حساب ، اطلاعات آن را وارد نماييد . يك طرف حساب مي تواند به عنوان تامين كننده ، مشتري و واسطه در سيستم معرفي گردد (تصوير 4) .

تصوير 4: ورود اطلاعات طرف حساب در صفحه جزئيات
18. در پنجره افراد مرتبط فرم طرف حساب ، اطلاعات افراد مرتبط با طرف حساب تعريف شده را وارد نماييد (تصوير5) .

تصوير 5: ورود اطلاعات افراد مرتبط با طرف حساب در صفحه افراد مرتبط
19. در پنجره نشاني فرم طرف حساب ، نشاني طرف حساب را وارد نماييد (تصوير 6) .

تصوير 6: ورود نشاني طرف حساب در صفحه نشاني
20. در پنجره تلفن فرم طرف حساب ، اطلاعات ارتباطي طرف حساب را وارد نماييد (تصوير 7) .
21. در بالاي پنجره “تعريف طرف حساب” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 7).

تصوير 7: ورود اطلاعات شماره تلفن طرف حساب در صفحه تلفن
22.براي مشاهده ليست طرف حسابها ، وارد قسمت شركت شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “طرف حسابها” كليك كنيد (تصوير 8).

تصوير 8 : فهرست طرف حسابها

تعریف حسابهای تفصیلی(تعريف مركز هزينه)

تعريف مركز هزينه
1.پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “شركت” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت “شركت”
2.وارد قسمت شركت شده و در قسمت عمليات روي گزينه “مركز هزينه جديد” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “مركز هزينه جديد” در قسمت عمليات
3.در پنجره “تعريف مركز هزينه” ، صفحه اطلاعات اصلي ، عنوان مركز هزينه را وارد نماييد (تصوير 3).
4.در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، عنوان (2) مركز هزينه را وارد نماييد (تصوير 3).
5.در صورت دستي بودن روش شماره گذاري مركز هزينه ، كد تفصيلي فعال بوده و كد تفصيلي را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري مركز هزينه ، كد تفصيلي غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به مركز هزينه ذخيره شده ، كد تفصيل اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
6.در بالاي پنجره “تعريف مركز هزينه” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 3).

تصوير 3: ورود اطلاعات ركز هزينه و كليك بر روي كليد “ذخيره”
7. براي مشاهده ليست مراكز هزينه ، وارد قسمت شركت شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “مراكز هزينه” كليك كنيد (تصوير 4).

تصوير 4 : فهرست مراكز هزينه

تعريف حسابهای تفصيلي (تعريف تفصيلي ساير)

تعريف تفصيلي ساير
1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “حسابداري” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت “حسابداري”
2. وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه “تفصيلي ساير جديد” كليك كنيد . (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “تفصيلي ساير جديد” در قسمت عمليات
3.در پنجره تعريف تفصيلي ساير “عنوان تفصيلي” را وارد نماييد (تصوير 3).
4. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، “عنوان تفصيل (2)” را وارد نماييد (تصوير 3).
5. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري تفصيلي ساير ، “كد تفصيلي” فعال بوده و كد تفصيلي را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري كد تفصيلي ، كد تفصيلي غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك كد تفصيل اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
6.در بالاي فرم “تعريف تفصيلي ساير” ، كليد ذخيره را كليك كنيد . (تصوير 3).

تصوير 3 : ورود اطلاعات تفصيلي ساير و كليك بر روي كليد “ذخيره”
7. براي مشاهده ليست تفصيلي هاي ساير ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “تفصيلي هاي ساير” كليك كنيد (تصوير 4).

تصوير 4 : فهرست تفصيلي هاي ساير

سند افتتاحيه و اختتاميه

صدور سند افتتاحيه و اختتاميه
بر طبق فرض دوره مالي ، شرکت‌ها در پايان سال مالي موظف به بستن حساب‌هاي خود وانتقال به سال مالي بعد هستند.به جهت اين‌ كه عمليات مذکور به درستي انجام شود ابتدا بايستي از صحت اسناد اطمينان حاصل نمود و كليه اسناد شماره‌ گذاري و قطعي شده باشد.
شرکت‌ها براي اين عمليات ابتدا حساب‌هاي موقت (حساب‌هاي سود زياني) را بسته ومانده آن‌را به يک حساب ترازنامه اي منتقل مي کنند. اين عمليات مي‌تواند در يک يا چند مرحله انجام شود و نهايتاً مانده آن به حسابي مانند سود و زيان سال جاري بسته مي شود . در مرحله بعد نيز بايستي حساب‌هاي تراز نامه اي بسته شود و به سال بعد منتقل شود که اين کار با صدور سند اختتاميه انجام مي شود . پس از صدور سند اختتاميه بايستي حساب‌هاي ترازنامه‌اي بسته شده در سند اختتاميه به سال بعد منتقل شود و اين امر با صدور سند افتتاحيه محقق مي شود.

صدور سند افتتاحيه
پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه ” صدور سند اختتاميه و افتتاحيه” كليك كنيد .

فرمي كه در اختيار شما قرار مي گيرد شما مي توانيد اطلاعات را وارد نموده و عمليات صدور سند افتتاحيه را انجام دهيد .

جهت صدور سند افتتاحيه ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :
1-در صورتيكه براي كاربر ، حقوق دسترسي صدور سند افتتاحيه تعريف شده باشد ، كاربرمي تواند اقدام به صدور سند افتتاحيه نمايد .
2- ابتدا بايد سال مالي جديد را ايجاد نموده و در سال مالي ايجاد شده اقدام به صدور سند افتتاحيه نماييد .
3- سند افتتاحيه با وضعيت موقت صادر گرديده و در ليست اسناد با وضعيت موقت نمايش داده مي شود . شما مي توانيد مانند بقيه سندها اقدام به تبديل اسناد موقت به دائم نماييد و وضعيت سند را تغيير دهيد .
4- جهت صدور سند افتتاحيه ، لازم است كه در سال مالي قبل سند اختتاميه صادر شده باشد .
5-با باز شدن فرم ، سيستم به صورت پيش فرض “نوع سند” را اختتاميه نمايش مي دهد كه شما بايد نوع سند را تغيير داده و افتتاحيه را انتخاب نماييد .

6- “تاريخ سند” اجباري است . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ سند” را با تاريخ روز نمايش مي دهد . شما مي توانيد تاريخ را خالي نموده و تاريخ را به صورت دستي وارد نماييد و يا با زدن كليد “تاريخ سند” با تاريخ روز پر خواهد شد .
7- بعد از وارد نمودن تاريخ سند افتتاحيه شما مي توانيد با زدن كليد بالاي فرم ، سند افتتاحيه را صادر نموده و همچنين با زدن كليد بالاي فرم ، سند افتتاحيه صادر شده را مشاهده نماييد .
8-بعد از صدور سند افتتاحيه ، مي توان سند مربوطه را ويرايش نمود ( امكان اضافه و يا حذف نمودن قلم سند وجو دارد).
9-شما مي توانيد با كليك بر روي علامت سپيدار بالاي فرم و انتخاب گزينه ، سند افتتاحيه را حذف نماييد .

صدور سند اختتاميه
پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه ” صدور سند اختتاميه و افتتاحيه” كليك كنيد .

فرمي كه در اختيار شما قرار مي گيرد شما مي توانيد اطلاعات را وارد نموده و عمليات صدور سند اختتاميه را انجام دهيد .

جهت صدور سند اختتاميه ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد:
1-در صورتيكه براي كاربر ، حقوق دسترسي صدور سند اختتاميه تعريف شده باشد ، كاربرمي تواند اقدام به صدور سند اختتاميه نمايد .
2- قبل از صدور سند اختتاميه حتما بايستي اسناد سال مالي مربوطه قطعي شده باشند .
3-قبل از صدور سند اختتاميه حتما بايستي مانده حساب هاي سود و زياني صفر شده باشد ( از طريق صدور سند بستن حساب هاي سود وزياني ) .
4- سند اختتاميه با وضعيت دائم صادر گرديده و در ليست اسناد با وضعيت دائم نمايش داده مي شود و امكان تغيير وضعيت آن توسط كاربر وجود ندارد .
5- سند اختتاميه را مي توان با در نظر گرفتن شماره پيگيري و يا بدون در نظر گرفتن شماره پيگيري صادر نمود . اگر در قسمت تنظيمات سيستم حسابداري ، گزينه “صدور سند تسعير و اختتاميه به تفكيك شماره پيگيري” فعال شده باشد ، سنداختتاميه با در نظر گرفتن شماه پيگيري صادر خواهد شد .
6- با باز شدن فرم ، سيستم به صورت پيش فرض “نوع سند” را اختتاميه نمايش مي دهد كه شما مي توانيد با توجه به نوع عمليات (اختتاميه يا افتتاحيه) آن را تغيير دهيد .

7- “تاريخ سند” اجباري است . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ سند” را با تاريخ روز نمايش مي دهد . شما مي توانيد تاريخ را خالي نموده و تاريخ را به صورت دستي وارد نماييد و يا با زدن كليد “تاريخ سند” با تاريخ روز پر خواهد شد .
8-بعد از وارد نمودن تاريخ سند اختتاميه شما مي توانيد با زدن كليد بالاي فرم ، سند اختتاميه را صادر نموده و همچنين با زدن كليد بالاي فرم ، سند اختتاميه صادر شده را مشاهده نماييد .
9-شما مي توانيد با كليك بر روي علامت سپيدار بالاي فرم و انتخاب گزينه ، سند اختتاميه را حذف نماييد .
10-بعد از صدور سند اختتاميه امكان صدور سند در سال مالي كه سند اختتاميه صادر شده است، وجود نخواهد داشت .

سند حسابداری

سند حسابداری
در اين قسمت اسناد روزانه ايجاد مي شوند و همچنين اسنادي كه از طريق ساير سيستم ها صادر مي شوند ، در ليست اسناد حسابداري تجميع مي شوند.
تعاريف مربوط به صدور اسناد
· وضعيت موقت : اسنادي كه در اين وضعيت ذخيره مي‌شوند داراي استاندارد‌هاي يك سند حسابداري بوده ، در گزارشات منظور گرديده وقابل ويرايش مي‌باشند.
· وضعيت دائم : اسنادي دراين وضعيت ذخيره مي‌شوند ديگر قابل ويرايش نبوده ، آماده تحرير در دفاتر قانوني بوده و در گزارشات استفاده مي‌شوند.
· شماره فرعي : اين شماره در اختيار كاربر است كه به صورت اختياري مي‌تواند آن را وارد كرده و يا به صورت خالي باقي بماند. از ويژگي‌هاي “شماره فرعي” تكرار‌پذير بودن آن است. به‌طور مثال مي¬توانيد چند سند خاص را با شماره 0100 ايجاد نماييد و در قسمت ليست اسناد تمامي سندهايي که با شماره فرعي 0100 مي¬باشند را فيلتر نماييد .
· شماره عطف : اين شماره به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود. شماره عطف يك سند هيچ‌گاه تغيير نمي‌كند و با حذف اسناد، شماره عطف آن نيز حذف شده و به سند ديگر اختصاص نمي‌يابد مگر زماني كه سند حذف شده آخرين سند باشد كه در اين صورت سند جديد ايجاد شده، شماره آخرين عطف را به خود اختصاص خواهد داد. از طريق اين شماره مي‌توان ترتيب ورود اسناد در سيستم را پيگيري نمود
· شماره سند : در زمان صدور سند برابر شماره عطف سند صادر مي‌شود و بعد از شماره‌گذاري اسناد به ترتيب تاريخ مرتب خواهد گرديد، شماره سند كه نشان‌دهنده تعداد اسناد موجود درسيستم مي‌باشد با هربار حذف و اضافه كردن اسناد تغيير مي‌كند
· شماره روزانه : اين شماره نشان دهنده ترتيب اسناد در هر روز مي‌باشد. سيستم برمبناي اين شماره، شماره سند حسابداري را مرتب مي‌نمايد
·شماره گذاري اسناد : عملياتي است كه بر اساس آن ، اسناد به ترتيب تاريخ و شماره روزانه مرتب خواهند شد
صدور سند حسابداری
1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “حسابداري” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت “حسابداري”
2. وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه “سند حسابداري جديد” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “سند حسابداري جديد” در قسمت عمليات
3. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري سند حسابداري ، “شماره سند” فعال بوده و شماره سند را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري سند حسابداري ، شماره سند غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به سند ذخيره شده ، شماره سند اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
4. “تاريخ” سند را وارد نماييد . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش مي دهد (تصوير 3).
5. “شماره عطف” به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود و خود سيستم به صورت خودكار به سند ذخيره شده ، شماره عطف اختصاص مي دهد (تصوير 3).
6. “شماره فرعي” را وارد نماييد . شماره فرعي به صورت اختياري مي باشد (تصوير 3).
7. اسنادي كه از طريق فرم سند حسابداري ذخيره و صادر مي شوند ، نوع سند آنها “عمومي” خواهد بود . ولي اسنادي كه از طريق ساير سيستم ها صادر مي گردند ، نوع سند آنها “ساير سيستم ها” خواهد بود (تصوير 3).
8. ابتدا اسناد با وضعيت “موقت” در سيستم ذخيره مي شوند . ولي بعدا از طريق فرم “تبديل اسناد موقت به دائم” مي توان وضعيت اسناد را به دائم تبديل نمود (تصوير 3).
9. “شماره روزانه” ، گزينه نمايشي بوده و اين شماره نشان دهنده ترتيب اسناد در هر روز مي‌باشد (تصوير 3).
10. “سيستم صادر كننده” نشان دهنده صادر كننده سند ، توسط سيستم مربوطه است . بر فرض اگر سند از طريق سيستم دريافت و پرداخت صادر شده باشد ، سيستم صادر كننده “دريافت وپرداخت” خواهد بود (تصوير 3).
11.درصورتي كه بخواهيد سند جديد يك شرح كلي داشته باشد، در قسمت “توضيحات” شرح مورد نظر را وارد كنيد (تصوير 3).
12.در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، مي توانيد در قسمت “توضيحات(2)” شرح مورد نظر را وارد كنيد (تصوير 3).
13.براي افزودن سطر به سند كليد “افزودن سطر” در پايين فرم را زده و اطلاعات آرتيكل سند را وارد نماييد (تصوير 3).
14.با زدن كليد “حذف سطر”مي توانيد آرتيكل مربوطه را حذف نماييد (تصوير 3).
15.با زدن كليد هاي “انتقال سطر”مي توانيد آرتيكل مربوطه را بين سطر هاي سند جابجا نماييد (تصوير 3).
16.در صورتي كه سندي از طريق ساير سيستم ها صادر شده باشد ، شما مي توانيد با زدن كليد “نمايش سند مرتبط” سند مرتبط صادر كننده را در همان سيستم مشاهده نماييد (تصوير 3).

تصوير 3 : ورود اطلاعات هدر سند حسابداري
17.در قلم سند حسابداري “كد معين” را يا به صورت دستي وارد نماييد و يا اينكه از سلكتور آن انتخاب نماييد (تصوير 4).
18.به همين ترتيب “کد تفصيل” مورد نظر را انتخاب و وارد نماييد (تصوير 4).
19. “مبلغ بدهکار يا بستانکار” را وارد نماييد (تصوير 4).
20. “شرح” آرتيكل را وارد نماييد . اگر در قسمت “تنظيمات/حسابداري” گزينه “در صورت خالي بودن شرح قلم ، با شرح سند پر شود” تيك خورده باشد و هنگام وارد نمودن اطلاعات سند ، شرح آرتيكل را وارد ننماييم ، شرح آرتيكل به صورت اتوماتيك با شرح “توضيحات” پر خواهد شد (تصوير 4).
21. اگر معين مورد نظر ويژگي ارزي را داشته باشد، سه ستون “مبلغ ارز ، ارز و نرخ ارز” فعال مي شود و شما مي توانيد اطلاعات ارزي مورد نياز را وارد نماييد (تصوير 4).

تصوير 4 : ورود اطلاعات قلم سند حسابداري
22. چنان‌ چه براي معين مورد نظر ويژگي پيگيري فعال باشد، دو ستون “شماره پيگيري” و “تاريخ پيگيري” فعال مي-شود و شما مي توانيد اطلاعات پيگيري را وارد نماييد (تصوير 5).
23. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، ستون “ارز (2)” عنوان(2) ارز مورد استفاده در آرتيكل مربوط را نمايش خواهد داد (تصوير 5).
24. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، مي توانيد در قسمت “شرح (2)” شرح مورد نظر را وارد كنيد . اگر در قسمت “تنظيمات/حسابداري” گزينه “در صورت خالي بودن شرح قلم ، با شرح سند پر شود” تيك خورده باشد و هنگام وارد نمودن اطلاعات سند ، شرح (2) آرتيكل را وارد ننماييم ، شرح (2) آرتيكل به صورت اتوماتيك با شرح “توضيحات (2)” پر خواهد شد (تصوير 5).
25.قسمت پايين فرم سند حسابداري ، عناوين معين ، معين (2) ، تفصيلي ، تفصيلي (2) و اختلاف (اختلاف جمع آرتيكل هاي بدهكار با جمع آرتيكل هاي بستانكار ) را نمايش مي دهد (تصوير 5).
26.در بالاي پنجره “سند حسابداري” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير 5).
27. با زدن كليد “چاپ” بالاي فرم مي توانيد روكش سند را مشاهده و چاپ نماييد (تصوير 5).

تصوير 5 : ورود اطلاعات قلم سند حسابداري
28.براي مشاهده ليست اسناد حسابداري ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “اسناد حسابداري” كليك كنيد (تصوير 6).

تصوير 6 : فهرست اسناد حسابداري

صدور سند تسعير ارز

صدور سند تسعير ارز
برخي از شركتها و سازمانها در اجراي عمليات خود به دليل ارتباط با اشخاص حقيقي يا حقوقي ساير كشورها نياز به ارزهاي مختلف بخصوص ارزهاي معتبر جهاني دارند در اين راستا طبعا بايد اطلاعات مربوط به اين عمليات ارزي علاوه بر ريال بايد برحسب ارز مربوطه نيز در حسابها نگهداري شود و در نهايت در مقاطع خاصي با توجه به استاندارهاي حسابداري عمليات تسعير براي آنها صورت گيرد . براي اين منظور شركتها در حسابهاي خود علاوه بر مبلغ ريالي عمليات بايد مقدار ارز و نوع ارز و نرخ آن را نگهداري نمايند.
پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه “صدور سند تسعير ارز” كليك كنيد

فرمي كه در اختيار شما قرار مي گيرد شما مي توانيد اطلاعات را وارد نموده و عمليات مربوطه را انجام دهيد .

جهت صدور سند تسعير ارز ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :
1-در صورتيكه براي كاربر ، حقوق دسترسي صدور سند تسعير ارز تعريف شده باشد ، كاربرمي تواند اقدام به صدور سند تسعير ارز نمايد .
2- “تاريخ سند” اجباري است . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ سند” را با تاريخ روز نمايش مي دهد . شما مي توانيد با زدن كليد تاريخ را خالي نموده و تاريخ را به صورت دستي وارد نماييد و يا با زدن كليد “تاريخ سند” با تاريخ روز پر خواهد شد .
3- انتخاب “معين تسعير ارز” از سلكتور اجباري است . در اين قسمت بايد از ليست حسابهاي معين تعريف شده در قسمت “حسابداري/درختواره حسابها” ، يكي را به عنوان حساب معين مقصد انتخاب كنيد .

4-وارد نمودن “توضيحات سند” و همچنين در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده ميكنيد ، وارد نمودن “توضيحات سند(2)” اجباري است .
5-توجه داشته باشيد كه سيستم نزديكترين نرخ ارز تعريف شده در فرم “معرفي نرخ ارز” را با توجه به تاريخ سند تسعير ارز به عنوان نرخ ارز تسعير استفاده مي نمايد . بنابراين قبل از صدور سند تسعير ارز ، بايستي نرخ مورد نظر را در فرم “معرفي نرخ ارز” تعريف نماييد .
6-با زدن كليد “نمايش اقلام” ، سيستم با توجه به تاريخ وارد شده در بالاي فرم ، حسابهاي ارزي گردش دار را در قسمت اقلام نمايش مي دهد . اين حسابها به ازاي معين ، تفصيلي ، ارز و شماره پيگيري متفاوت از يكديگر نمايش داده مي شوند.

7-بعد از وارد نمودن اطلاعات فرم ،شما مي توانيد با زدن كليد بالاي فرم ،سند تسعير ارز را صادر نماييد .
8- اگر در قسمت تنظيمات سيستم حسابداري ، گزينه “صدور سند تسعير و اختتاميه به تفكيك شماره پيگيري” فعال شده باشد ، سند تسعير با در نظر گرفتن شماه پيگيري صادر خواهد شد .
9- براي صدور سند تسعير ارز از نظر تعداد محدوديتي وجود ندارد . شما مي توانيد سند تسعير ارز را به ازاي هر روز يا ماهانه و يا در پايان سال صادر نماييد .
10-براي حذف سند تسعير ارز بايد “ليست اسناد حسابداري” را باز نموده و سند مربوطه را حذف نمود .