سیستم های اطلاعات حسابداری، سوابق و جهت گیری های آتی

بطور کلی سیستم اطلاعات حسابداری (AIS)، روشی مبتنی بر کامپیوتر است که برای پیگیری اقدامات حسابداری مرتبط با منابع فناوری اطلاعات بکار می رود. سیستم های AIS، مسئول جمع آوری، ذخیره سازی، و پردازش داده های حسابداری و مالی است و برای تصمیم گیری مدیریت داخلی، ازجمله تبادلات غیرمالی که بطور مستقیم بر پردازش تراکنش های مالی اثر گذارند، استفاده می شود. اصولا AIS سیستمی متشکل از سه زیر سیستم می باشند که عبارتند از:

سیستم پردازنده تراکنش (TPS)؛ که عملیات های روزانه کسب و کار را پشتیبانی می نماید

سیستم دفتر کل و سیستم گزارش دهی مالی (GLS/FRS)

سیستم گزارش دهی مدیریت (MRS).

TPS مسئول پشتیبانی از تراکنش ها یا عملیات های روزانه کسب و کار می باشد. این تراکنش ها می تواند به سه چرخه تراکنشی گروه بندی شوند: چرخه درآمد، چرخه مخارج، و چرخه تبدیل (تسعیر پول).

GLS/FRS دو سیستم مرتبط به یکدیگر هستند، که سیستم اول وظیفه خلاصه سازی اقدامات چرخه تراکنش را دارد و سیستم دوم وظیفه اندازه گیری و گزارش گیری از وضعیت منابع مالی را دارد که فرم های اظهارنامه مالی یا اظهارنامه مالیاتی را به صورت گزارش خارجی تهیه می نماید.

تقریبا برای تمامی متخصصان حوزه حسابداری، ایده اصلی سیستم اطلاعاتی یک سازمان و بویژه یک سیستم AIS دربرگیرنده سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است که این سیستم تمامی وظایف اصلی پشتیبانی کننده سازمان را یکپارچه ساخته و تقریبا در تمامی سازمان های بزرگ کاربرد دارد.

در این مقاله، مروری بر ادبیات موضوعی مرتبط با روندها، چالش ها و پاسخ های حوزه AIS انجام گرفته است. بعلاوه این مقاله درصدد است چالش های جدیدی که در زمینه حسابداری با آن ها مواجه هستیم را معرفی کرده و برخی پاسخ های بالقوه فناوری را برای این چالش ها مطرح کند. در بخش دوم مقاله، گرایشات و چالش هایی که در حوزه حسابداری با آنها مواجه هستیم، ارایه خواهند شد. بخش سوم، پاسخ هایی را برای این گرایشات و چالش ها مطرح خواهد شد و در بخش آخر، نتایج و تحقیقات آتی بیان می شوند.

گرایشات (جهت گیری ها) و چالش های حسابداری

در سال ۲۰۱۰، پیمایش وسیعی به صورت آنلاین از سوی موسسه حسابداران مدیریت Chartered و دانشگاه UK بر روی حدود ۵۴۲۶ متخصص مالی و غیرمالی ارشد در سراسر جهان انجام گرفت. این تحقیق نشان داد که آخرین و مهم ترین گرایش در بین متخصصان حسابداری، شیفت مسئولیت های حسابداران از عملیات های حسابداری سنتی به پشتیبانی و راهنمایی مدیریت استراتژیک می باشد. نتایج بر نیاز متخصصان مالی نسبت به توجه بر وظایف سنتی عملیات های حسابداری، تاکید دارد.

گزارش دهی از جمله فعالیت هایی است که مکررا از سوی حسابداران انجام می گیرد. براهمیت این غعالیت همین بس که این واژه ۳۵۷ مرتبه در کتاب سیستم های اطلاعات حسابداری James Hall آورده شده است.

ممیزی، یکی دیگر از فعالیت هایی است که معمولا از سوی حسابداران انجام می پذیرد. اصولا ممیزی به دو گروه تقسیم بندی می شود :

ممیزی داخلی

ممیزی خارجی.

ممیزی داخلی طیف وسیعی از اقدامات سازمانی، از جمله : ممیزی اظهارنامه مالی، سنجش میزان همراستایی عملیات ها با خط مشی های سازمانی، بازبینی میزان همراستایی سازمان با الزامات قانونی، ارزیابی کارایی عملیاتی، شناسایی و پیگرد اقدامات کلاهبرداری در داخل شرکت و … را تحت پوشش قرار می دهد.

اقدامات ممیزان خارجی نیز تاحد زیادی مشابه با ممیزان داخلی است با این تفاوت که ممیزان خارجی بیشتر بر روی قوانین و دستورالعمل های خاص اظهارنامه های مالی سازمان متمرکز می شوند و بر موضوعات عملیاتی تاکید آن چنانی ندارند.

براساس مرور بر ادبیات، مشخص شد که مهمترین نگرانی ها درخصوص حسابداری عبارتند از :

عملیات حسابداری (پردازش تراکنش ها، پرداختی ها و دریافتی های حساب ها، گزارش دهی مالی داخلی)

گزارش دهی خارجی ( گزارش دهی قانونی، ریسک مالی و خزانه داری شرکت، و آیین نامه ها ازجمله ممیزی های داخلی، تسلیم مالیات ها و نیازمندی های انضباط بخشی)

حسابداری مدیریت (پیش بینی، بودجه ریزی، هزینه گذاری و گزارش دهی با تغییر (کنترل هزینه، گزارش های تفصیلی درخصوص عملکرد درمقابل هزینه) و نیز مدیریت جریان نقدینگی)

پشتیبانی مدیریت ( که شامل تعریف و تحلیل آپشن های استراتژیک، پشتیبانی تصمیم، طراحی و پیگرد شاخص های کلیدی پرسنل، الگوبرداری، حسابداری مدیریت استراتژیک، و مدیریت ریسک کسب و کار می شود)

مدیریت نیروی کار

آموزش

رسیدگی به پروژه های سرمایه ای

تاکید بر مشتریان و محصولات

گزارش هایی درباره قدمت بدهکاری ها و بستانکاری ها

گزارش دهی زمان واقعی

گزارش دهی تعاملی

ممیزی

اجرای کنترل های داخلی

مدیریت ریسک

شناسایی خطاها و کلاهبرداری ها

ذیحسابی و …

به برخی از این نگرانی های حسابداری، از طریق راهکارهای فناوری سنتی پاسخ داده می شود و به اغلب آنها با سیستم های ERP پاسخ داده می شود. تمرکز اصلی این پژوهش بر چالش های مطرح شده ای قرار دارد که هنوز برای آنها راهکاری یافته نشده و بر پاسخ های فناوری که نیازمند تمرکز بر پژوهش های آتی است، قرار دارد.

در ادامه به اختصار به تشریح هریک از رویکردهای IT برای هریک از چالش های حسابداری می پردازیم.

۳.۱. خدمات مبتنی بر وب و اینترنت خدمات

اصطلاحاتی چون خدمت، خدمت الکترونیکی و خدمات مبتنی بر وب معمولا برای تعریف اجزاء نرم افزاری که معمولا با معرف منبع یکپارچه (URI) تعریف شده و با پروتکل های اینترنتی استانداردی چون XML، SOAP یا HTTP بدست می آید، استفاده می شود. این موضوع قابل پذیرش است که اطلاعات حسابداری مالی، عملکرد اقتصادی را با کاهش انتخابات اشتباه و ریسک نقدینگی، بهبود می بخشد. چشم انداز اینترنت خدمات (IOS)، بیانگر زیرساختی است که از اینترنت به عنوان وسیله ای برای ارائه و فروش خدماتی که قابل داد و ستد می باشند، استفاده می شود. درمیان سایر خدمات، صدور صورت حساب آنلاین بطور فراوانی در تعداد قابل توجهی از سازمان ها، از کوچک تا بزرگ استفاده می شود.

۳.۲. خدمات همراه

خدمات همراه از جنبه های متعددی بر روش کسب و کار تاثیر می گذارند. بدین ترتیب که می تواند داده های مهم را در زمان مناسب در هرجایی برای تصمیم گیرندگان فرآهم سازد. همچنین این خدمات بر ارتباطات میان کسب و کارها با مشتریان نیز تاثیرگذار است و شیوه زندگی را تغییر داده است. بر اساس مطالعه ای که شرکت Oracle بر روی بالغ بر ۳۰۰۰ کاربر گوشی همراه در سراسر دنیا انجام داده است مشخص شده که مشتریان برای خرید از فروشگاه ها ترجیح داده اند بیشتر از خدمات همراه و سایر کانال ها استفاده نمایند. همچنین ۲۴% از کاربران گوشی های همراه نظرات مشتریان را در گوشی های همراه خود دنبال کرده اند و ۵۵% از کاربران گفته اند که از برنامه های کاربردی مالی و بانکی در گوشی های موبایل و تبلت های خود استفاده کرده و یا مایلند استفاده کنند. این گرایشات کاربران بیانگر اهمیت تجارت با گوشی همراه برای سازمانهاست و نیز بیانگر اهمیت یکپارچه سازی این سیستم ها و داده های عملکردیشان با AIS می باشد.

۳.۳. محاسبات ابری

با گسترش سیستم های مبتنی بر وب، داشتن یک نرم افزار حسابداری مبتنی بر وب نسبت به نرم افزارهای حسابداری داخلی بسیار رایج تر شده است. پاسخ فنی برای این موضوع می تواند شامل بازه ای بین راه حل میزبان (یعنی تلفیقی از راه حل آنلاین و داخلی) تا نرم افزار حسابداری کاملا آنلاین (با راه حل مبتنی بر ابر که به معنی ساختاری مبتنی بر SaaS است) باشد.

۳.۴. پایش محیطی

پایش محیطی می تواند به صورت دستیابی و استفاده از اطلاعات درخصوص وقایع، گرایشات و روابط در محیط بیرونی سازمان تعریف شود. دانش حاصله از پایش محیطی می تواند به مدیریت برای برنامه ریزی آینده سازمان کمک نماید.

۵.۳. هوش تجاری

هوش تجاری به تصمیم گیران ارشد و مدیران میانی در سطح استراتژیک و سطح عملیاتی و فنی کمک می کند تا تصمیمات صحیحی اتخاذ کرده و بینش مفیدی داشته باشند. هوش تجاری با اداره کردن و مدیریت حجم زیادی از اطلاعات فرصت های جدیدی را برای کسب و کار تعریف و توسعه می دهد. هوش تجاری اغلب شامل فرآیندهایی چون داده کاوی، فرآیندکاوی، تحلیل آماری، مدل سازی یا تحلیل پیشگویانه می باشد که برخی از مشکلات حسابداری مدیریت از جمله پیش بینی یا برخی از مشکلات و نگرانی های پشتیبانی مدیریت از جمله تعریف و تحلیل آپشن های استراتژیک، پشتیبانی تصمیم، حسابداری مدیریت استراتژیک یا مدیریت ریسک کسب و کار را مرتفع سازد.

۳.۶. یکپارچگی ساختار سازمانی و کارکرد سازمانی

درمیان سایر جنبه ها، ساختار سازمانی می تواند چارچوب یکپارچه ای را فرآهم سازد تا ساختارهای مجزا و دستورالعمل های فوق الذکر را درکنار یکدیگر قرار داده تا بتوانند با تعامل با یکدیگر به خوبی کار کنند. اصولا طراحی ساختار سازمانی به شدت وابسته به یکپارچگی برنامه های کاربردی گوناگونی است که می توانند اطلاعات و فرآیندها را آزادنه به اشتراک بگذارند. از این موضوع به (EAI) یا یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمان یاد می شود. این یکپارچه سازی، امکان را برای سیستم های اطلاعات حسابداری فراهم می سازد تا با سایر سیتم های یکپارچه شده و درنتیجه به صورت اثربخش تری عمل نماید.

۳.۷. مدیریت فرآیند کسب و کار

موضوعات مقدماتی و پایه ای مهمی چون مدیریت ارتباط با مشتری، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، شش سیگما، و اخیرا مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) دلالت بر فرآیندی دارد که دارای مفهوم اساسی و مهمی است. پژوهش های درخصوص عوامل کلیدی موفقیت ERP، بیانگر آن هستند که از دیدگاه کسب و کار، مرحله گسترش سیستم شامل تعریف اسناد، تحلیل، بهبود، کنترل و مهندسی مجدد فرصت های تمامی فرآیندهای کلیدی و فعالیت های اصلی کسب و کار می باشد. فرآیندها، عامل رایجی در همه سازمان ها می باشند و بیانگر روشی است که کارها باید انجام شوند. برخی نویسندگان و صاحب نظران بواسطه اهمیت فرآیندها در سازمان از آن به دارایی های استراتژیک سازمان یاد می کنند.

۳.۸. ابزار و تکنیک های ممیزی به کمک کامپیوتر (CAATT)

ممیزها برای ارتقاء توانمندی ها و بهره وری نیازمند CAATT می باشند. بسیاری از این ابزارها و تکنیک ها با کمترین هزینه قابل بکارگیری هستند. این ابزارها می تواند برای انجام طیف وسیعی از رویه های تحلیلی در داده های مالی گوناگونی چون سیستم دفتر کل، صورت پرداخت، داده حساب های پرداختنی،و حساب های اشتباه که می تواند نشان دهنده وجود کلاهبرداری و اظهارنامه غلط باشد، استفاده شوند.

۳.۹. داده بزرگ

شرکت های بزرگ هموراه حجم زیادی از داده ها را ایجاد می کنند. شرکت های بزرگی چون هولدینگ ها چندین کسب و کار را مدیریت می کنند. اطلاعات مالی و حسابداری این کسب و کارهای مختلف در سراسر دنیا، داده های غیرمالی را مرتبط می سازند. امروزه کسب و کارها معمولا داده های بیشتری را نسبت به گذشته ایجاد می کنند.مطالعات نشان داده اند هرچه فعالیت های بیشتری از یک کسب و کار، الکترونیکی شود، نیاز به داشتن منابع و فناوری های صحیح برای مدیریت تحلیل های داده ها و چالش های داده های بزرگ محسوس تر خواهد بود.

نتیجه گیری

همانطورکه ملاحظه گردید، این مقاله، بسیاری از نگرانی ها و چالش های حوزه حسابداری را که پاسخ به آنها از طریق فناوری های فعلی کماکان ناقص و امکان پذیر نیست، مطرح گردیدند. پاسخ های فناوری که در این مقاله معرفی و مشخص شد، می تواند به عنوان جهت گیری های آتی پژوهش ها در حوزه AIS دیده شود. اگرچه پژوهش های AIS بدون شک شامل سیستم های ERP می شوند، سایر سیستم های مشخص شده در این مقاله نیز مهم به نظر می رسند