عملیات پایان سال و بستن حسابها

فعالیت اول : عملیات پایان سال
به منظور اینکه کاربران بعد از اتمام فعالیت های سال مالی ، امکان ایجاد ، ویرایش و حذف ثبت های صورت گرفته در سیستم های “دریافت و پرداخت” ، “تامین کنندگان و انبار” و “مشتریان و فروش” نداشته باشند ، امکانی در سیستم فراهم شده است که در پایان سال مالی و بعد از اتمام فعالیت در سیستم های فوق الذکر ، سال مالی مورد نظر بسته شود و بعد از انجام عملیات پایان سال ، ثبت هیچ سندی در سیستم های مربوطه امکان پذیر نباشد.
فعالیت دوم : عملیات بستن حسابها
بر طبق فرض دوره مالی ، شرکت ها در پایان سال مالی موظف به بستن حساب های خود و انتقال به سال مالی بعد هستند . فرم بستن حسابها از لحاظ نحوه عمل و شکل ظاهری شبیه فرم بستن حسابهای سود و زیانی است . تنها تفاوت در این است که در فرم بستن حسابها، در قسمت “حسابهای قابل انتخاب” لیستی از تمامی معینها ( ترازنامه ای ، سود و زیانی و انتظامی ) که دارای مانده می باشند ، نمایش داده می شوند تا بتوان معین های مربوط را با هر حساب دیگری و از هر نوع ماهیتی بست . در حالی که در فرم بستن حسابهای سود وزیانی ، در قسمت “حسابهای قابل انتخاب” تنها لیستی از معین های سود و زیانی که دارای مانده می باشند ، نمایش داده می شوند و فقط می توان معین های مربوط را با حسابهای از نوع ترازنامه ای بست.
فعالیت سوم : عملیات بستن حسابهای سود و زیانی
شرکت ها برای بستن حساب های موقت (حساب های سود زیانی) ، مانده آن را به یک حساب ترازنامه ای منتقل می کنند. این عملیات می تواند در یک یا چند مرحله انجام شود و نهایتاً مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته می شود. عملکرد سیستم در بخش بستن حساب های موقت بدین صورت است که مانده حساب هایی که در قسمت درختواره حساب ها ـ گروه نوع آن ها سود و زیانی مشخص شده ـ نشان داده و مانده این حساب ها را معکوس کرده و درسند بستن حساب ها قرار می دهد و درقسمت حساب معین مقصد حساب معینی که می خواهیم حساب های انتخاب شده به آن بسته شود انتخاب می شود.
فعالیت چهارم : صدور سند اختتامیه و افتتاحیه
بر طبق فرض دوره مالی ، شرکت ها در پایان سال مالی موظف به بستن حساب های خود وانتقال به سال مالی بعد هستند.به جهت این که عملیات مذکور به درستی انجام شود ابتدا بایستی از صحت اسناد اطمینان حاصل نمود و کلیه اسناد شماره گذاری و قطعی شده باشد. شرکت ها برای این عملیات ابتدا حساب های موقت (حساب های سود زیانی) را بسته ومانده آن را به یک حساب ترازنامه ای منتقل می کنند. این عملیات می تواند در یک یا چند مرحله انجام شود و نهایتاً مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته می شود . در مرحله بعد نیز بایستی حساب های تراز نامه ای بسته شود و به سال بعد منتقل شود که این کار با صدور سند اختتامیه انجام می شود . پس از صدور سند اختتامیه بایستی حساب های ترازنامه ای بسته شده در سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود و این امر با صدور سند افتتاحیه محقق می شود . توجه داشته باشید که جهت صدور سند افتتاحیه ، بایستی سال مالی جدید را ایجاد نموده و در سال مالی جدید ایجاد شده ، اقدام به صدور سند افتتاحیه نمود.