ده ویژگی ضروری یک نرم افزار حسابداری
بخش حسابداری و مالی از مهمترین و حساسترین بخشهای هر سازمانی است و امروزه سازمانها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحتتر گزارشهای قانونی و تحلیل دقیقتر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزارهای حسابداری هستند. در این مقاله قصد داریم ده ویژگی ضروری یک نرم افزار حسابداری که میبایست داشته باشد تا رضایت ذینفعان آن کسبوکار را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.
ارائه گزارشهای تحلیلی و کاربردی :
در دنیای پُرتلاطم کسبوکارها، اطلاعات مهمترین ابزار هستند. با تکیهبر تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیمگیری مدیران افزایش مییابد و میتوانند آگاهانهتر تصمیم بگیرند. بررسیها نشان میدهد، بیش از ۷۰درصد کسبوکارها در دو سال نخست تاسیس، بهدلیل عدمدسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آنها، شکست میخورند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارشهای مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما میشود. از طرفی سازمانها همواره نیازمند ارائهی گزارشهای قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزشافزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آنها صرف میکنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کمتر، گزارشهایی دقیقتر ارائه دهند.
ویژگیهای بصری (گرافیکی) مناسب :
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر اعداد و ارقام است، با اینحال استفاده از ویژگیهای بصری مانند ارائهی نمودارها و گزارشهایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائهی مناسبتر تحلیل حسابداران میشود. گزارشهایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه میشوند، میتوانند به درک شفافتر از وضعیت کسبوکار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل میشود.
بهروز بودن :
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها از واجبات نرم افزار حسابداری است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائهدهندهی نرم افزار باید بهقدری توانایی داشته باشد که بهسرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی با تجربه و متخصص در حوزهی برنامهنویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی میتواند این دلگرمی و اطمینان را به استفاده کننده از نرم افزار (حسابدار) بدهد.
سازگاری با کسبوکار :
هر کسبوکار با توجه به زمینهی فعالیت در حوزههای مختلف، از جمله بازرگانی، تولیدی و… نیازمند راهحل ویژهی آن کسبوکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزهی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژهها را بهلحاظ مالی مدیریت کند.
گسترش پذیری :
اصولا کسبوکارها به امید رشد و توسعه فعالیت میکنند. رشد در یک سازمان میتواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که پنج نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنشهای مالی افزایش مییابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانهداری اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونهها نشاندهندهی رشد کسبوکار و افزایش نیاز به ویژگیهای بستهی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که تنها پاسخگوی وضعیت کنونی کسبوکار باشد، در آیندهی نزدیک این نرم افزار بهدلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته میشود. در چنین وضعیتی، هزینهی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید اختصاص داده شود. پس باید ارائهدهندهی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با توسعهی کسبوکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت:
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکتهای نرم افزاری است. بسیاری از ارائهدهندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم افزار برای مشتری میدانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزار حسابداری تولید میکند باید خیال حسابداران را بابت پاسخگویی به پرسشهایشان راحت کند، خریداران نرمافزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند میتوانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخگویی و رفع مسئله مشتری را مهمترین مسوولیتشان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند بهشکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متنوعی همچون، پاسخگویی تلفنی، پاسخگویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعهی حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کنندهی نرم افزار میبایست ارائه شوند.
سادگی و کاربرپسند بودن :
از بزرگترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت، تولید نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد بهسادگی با ابزاری همچون Word یا Powerpoint کار میکنند و بهمرور زمان، یاد میگیرند که چگونه میتوانند از قابلیتهای چنین نرم افزاری استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند بهراحتی نرم افزار را فرابگیرد و بهسرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرما فزار، ویژگی کمیابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهرهوری کاریش افزایش و تنشهای کاریش کاهش مییابد.
سادگی و کاربرپسند بودن :
از بزرگترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت، تولید نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد بهسادگی با ابزاری همچون Word یا Powerpoint کار میکنند و بهمرور زمان، یاد میگیرند که چگونه میتوانند از قابلیتهای چنین نرم افزاری استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند بهراحتی نرم افزار را فرابگیرد و بهسرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرما فزار، ویژگی کمیابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهرهوری کاریش افزایش و تنشهای کاریش کاهش مییابد.