نکاتی در حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری

یکی از دغدغه های مدیران مالی و سهامداران شرکت حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری شرکت می باشد. برای ورود به این بحث ابتدا باید اطلاعات مالی را شناخت.

اطلاعات مالی چیست؟

حجم زیاد اطلاعات امروزه علاوه بر کمک به تصمیم گیری و تحلیل شرایط یک کسب کار دردسرهایی نیز ایجاد کرده. نرم افزار حسابداری، نظام بانکی و مالیاتی و سایر زیر سیستمهای مالی در هر لحظه برای ما ایجاد داده می کنند که باید امنیت آنها نیز فرهم شود.

بسیاری از اطلاعات تولید شده در بنگاه های اقتصادی جنبه مالی دارند، بطور مثال از متن یک قرارداد کاری تا انواع اسناد دریافت و پرداخت بانکی که لازم است بسیاری از این اطلاعات بصورت الکترونیکی نیز ثبت و ضبط شوند. تا بتوان بر اساس این اسناد پاسخگوی مراجع قانونی و دولتی و همینطور طرف حسابها بود. مجموعه اوراق و اسناد بصورت مکتوب یا الکترونیکی اطلاعات مالی شماست و باید در حفظ و امنیت آن دقت کرد.

یا امنیت اطلاعات مالی یعنی چه؟

به نظر من امنیت اطلاعات مالی شامل دو مبحث کلی می شود.

اول حفظ و نگهداری اطلاعات و اسناد مکتوب به شکلی که اطلاعات قابل بررسی و استناد مجدد باشد و هیچ بخشی از آن مخدوش نگردد. در مورد حفظ و نگهداری اسناد کاغذی راهکارهای متنوعی و مانند صندوقهای نسوز اطاقهای امن و … وجود دارد. در مورد اطلاعات الکترونیکی نیز در مقاله نگهداری درست از اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری توضیح دادیم که پیشنهاد میکنم حتما مطالعه کنید.

دوم دور نگهداشتن این اطلاعات از دسترس افراد غیر مجاز، افشای اطلاعات مالی نزد رقبا یا افراد غیر مجاز می تواند آسیبهای مالی بسیاری را به یک مجموعه وارد کند. کنترل این بخش بسیار دشوار تر از قسمت اول است شما در حفظ اطلاعات می توانید دستور العملهای مناسب ایجاد کنید و یا از ابزار های امن و الکترونیکی استفاده کنید. اما برای جلوگیری از افشای اطلاعات و حفظ امنیت اطلاعات مالی حساس درگیر روابط انسانی خواهیم شد.

روشهای جلوگیری از افشای اطلاعات مالی

1. ایجاد سطوح دسترسی به اطلاعات : اگر اطلاعاتی به کسی مربوط نیست و با آن کاری ندارد بهتر است به آن دسترسی نداشته باشد فرقی نمی کند که این اطلاعات الکترونیکی باشد یا هارد کپی. اطلاعاتی را ما ثبت و نگهداری می کنیم که لازم است به آن رجوع شود اما بهتر است دسترسی به این اطلاعات را محدود کنیم مثلا کارشناس فنی شاید لازم باشد موارد فنی و تعهدات یک قرارداد را بداند اما لازم نیست به اطلاعات مالی و مبالغ آن قرارداد دسترسی داشته باشد.
2. استفاده از کلمات عبور : بهتر است برای دسترسی به اطلاعات الکترونیکی رمز درنظر بگیرید و رمز ها را بصورت دوره ای تغییر دهید با در نظر گرفتن رمز عبور در اغلب نرم افزار ها می توانید سطوح دسترسی را نیز کنترل کنید.
3. جلوگیری از کپی شدن مدارک : در تمام مواردی که اسناد محرمانه افشا شده اند اطلاعات بصورت غیر مجاز کپی برداری شده. این کپی برداری می تواند بصورت الکترونیکی یا توسط چاپگر صورت پذیرد و یا حتی عکس برداری از اسناد مدارک. تا حد امکان این امکانات را برای افراد غیر مجاز محدود کنید.
4. انتخاب افراد مورد اطمینان : بدون شک نمی توانید تمام اسناد را خودتان کنترل ثبت و رسیدگی کنید و باید افرادی را برای این ومنظور استخدام کنید. در استخدام افرادی که باید به اسناد محرمانه شما دسترسی داشته باشند دقت کنید و سعی کنید رضایت شغلی آنها را حفظ کنید.