راهنمای جامع فرمول نویسی اکسل

اگر تازه کار با صفحات گسترده ی اکسل را آغاز کرده باشید، ممکن است به نظرتان کار با فرمول های آن کمی سخت بیاید. فرمول های اکسل به شما امکان انجام محاسبات مختلف بر روی داده های عددی وارد شده در کاربرگ یا «Worksheet» را می دهند. این فرمول ها هم برای کارهای ساده نظیر جمع و تفریق استفاده می شوند و هم برای محاسبات پیچیده تر نظیر حساب کتاب حقوق، پیدا کردن معدل یک دانش آموزش یا محاسبه ی هزینه ی اجاره کاربرد دارند. زمانی که یک فرمول به درستی وارد شده باشد و مقدار داخل آن تغییر کند، اکسل به طور خودکار آن را محاسبه کرده و نتیجه ی آن را بروزرسانی می کند.

نرم افزار حسابداری سپیدار

در این آموزش می خواهیم شما را با مقدمات فرمول نویسی در اکسل آشنا کنیم و مثال هایی را به صورت گام به گام برایتان بزنیم. همچنین مثال هایی از فرمول های پیشرفته برایتان خواهیم زد که متوجه شوید ترتیب عملیات نوشته شده در فرمول چه تاثیری بر نتیجه ی اکسل می گذارد.

مقدمه ای بر فرمول نویسی اکسل

فرمول نویسی در یک صفحه گسترده کمی از فرمول نویسی در کلاس های ریاضی متفاوت است. در ادامه شما را با سبک این کار در اکسل آشنا خواهیم کرد.

فرمول را با علامت مساوی آغاز کنید

یکی از تغییرات مهم و مشخصی که فرمول نویسی در اکسل با فرمول نویسی در ریاضیات دارد این است که علامت مساوی در ابتدای آن می آید و نه در انتها. یعتی فرمول های اکسل مشابه زیر هستند:

= 3 + 2

در حالی که در ریاضی آن را به شکل زیر می نویسیم:

3 + 2 =

علامت مساوی همیشه در سلولی قرار می گیرد که می خواهید پاسخ فرمول در آن نمایش داده شود. علامت مساوی به اکسل می گوید که محتوایی که در ادامه آمده اند بخشی از یک فرمول هستند و نباید با آن ها به عنوان متن برخورد شود.

هنگامی که یک فرمول را وارد می کنید، سلولی که شامل آن فرمول باشد پاسخ آن را نمایش خواهد داد و از فرمول در سلول خبری نخواهد بود. برای مشاهده ی فرمول باید از نوار فرمول که در بالای کاربرگ قرار دارد استفاده کنید.

این یک مثال ساده بود. ولی یک مشکل در آن وجود دارد و آن این است که اگر نیاز به تغییر داده های استفاده شده در فرمول داشته باشید باید فرمول را از ابتدا نوشته یا ویرایش نمایید.

بهبود فرمول ها با استفاده از ارجاع به سلول

بهتر است که فرمول های خود را به نحوی بنویسید که داده ها آن بدون نیاز به ایجاد تغییر در خود فرمول قابل تغییر باشند. برای این کار می توانید داده های خود را در سلول های اکسل نوشته و در فرمول بگویید که کدام سلول شامل داده ی مورد نظر شما است.

با این کار اگر نیازی به تغییر فرمول داشته باشید، تغییرات را می توانید با تغییر داده های کاربرگ اعمال کنید و دیگر نیازی به دستکاری خود فرمول نخواهید داشت.

برای این که برای اکسل مشخص کنید داده های مورد نیاز در کدام سلول قرار دارد، هر سلول یک آدرس دارد که باید از آن در فرمول خود استفاده نمایید.

چند نکته ی کلی در مورد ارجاع به سلول ها وجود دارد که در ادامه آورده شده است:

• هر سلول در واقع نقطه ی تقاطع بین یک سلول عمودی و یک سطر افقی در کاربرگ است.
• هر ستون با یک حرف انگلیسی شناخته می شود که در بالای سلول مشاهده می کنید، نظیر C ،B ،A و ….
• هر سطر توسط یک شماره شناخته می شود که در سمت چپ (در حالت فارسی در سمت راست) سلول قابل مشاهده است، نظیر 1، 2، 3 و ….
• یک ارجاع به سلول مخلوطی از حرف ستون و عدد سلول است که نقطه ی تقاطع را نمایش می دهد، نظیر A1، ‏B2، ‏C3 یا W345.
• زمانی که در حال نوشتن ارجاع به سلول ها هستید باید همیشه نام ستون را در ابتدا بیاورید.

برای ارجاع دادن به یک سلول تنها کافی است ابتدا در بالا به ستون آن نگاه کرده و سپس در سمت چپ (یا راست) به سطر آن نگاه کنید. همچنین اگر بر روی سلولی کلیک کرده باشید، در جعبه ی نام که در بالای ستون A قرار دارد می توانید آدرس آن سلول را مشاهده کنید.

به این ترتیب به جای نوشتن فرمول خود به شکل:

بهتر است که داده ها را در سلول های C1 و C2 وارد کرده و فرمول را به شکل زیر بنویسد:

مثالی از فرمول نویسی در اکسل

معمولا بهتر است که ابتدا تمام داده های خود را در کاربرگ وارد کرده و سپس شروع به فرمول نویسی کنید. با این کار ارجاع دادن به سلول هایی که باید در فرمول استفاده کنید ساده تر خواهد شد.

وارد کردن داده ها در یک سلول کاربرگ در دو گام انجام می شود:

1. داده را در سلول مورد نظر تایپ کنید.
2. کلید «Enter» را فشار داده یا در جایی دیگر از کاربرگ کلیک کنید.

برای مثال می توانید گام های زیر را برای وارد کردن داده در کاربرگ دنبال کنید:

1. بر روی سلول C1 کلیک کنید تا فعال شود.
2. عدد 3 را در سلول نوشته و کلید Enter را فشار دهید.
3. بر روی سلول C2 کلیک کنید.
4. عدد 2 را در سلول نوشته و کلید Enter را فشار دهید.

حال باید فرمول را بنویسیم که این کار را بر اساس گام های زیر انجام خواهیم داد:

1. بر روی سلول D1 کلیک کنید. نتیجه ی فرمول خود را می خواهیم در این سلول نمایش دهیم.
2. فرمول زیر را در این سلول بنویسید:
   1

   = C1 + C2

3. کلید Enter را فشار دهید تا فرمول تکمیل شود.
4. حال باید عدد 5 در سلول D1 نمایش داده شود.
5. اگر مجددا بر روی سلول D1 کلیک کنید، فرمول «C1 + C2 =» در نوار فرمول در بالای کاربرگ نمایش داده خواهد شد.

وارد کردن ارجاع سلول در فرمول یک راه بسیار مناسب برای وارد کردن داده ها است و به خوبی کار می کند، ولی با این حال بهترین راه ممکن نیست.

وارد کردن ارجاع سلول با اشاره گر

بهترین راه برای وارد کردن ارجاع سلول در یک فرمول، استفاده از اشاره گر است. این کار به این صورت است که بر روی سلول کلیک می کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد. بهترین مزیت این روش این است که احتمالات وقوع خطا بر اساس ارجاع به سلول اشتباه را از بین می برد.

برای ارجاع به سلول با استفاده از اشاره گر می توانید همانند گام های زیر پیش بروید:

1. بر روی سلول D2 کلیک کنید تا فعال شود.
2. یک علامت مساوی (=) در سلول D2 بنویسید تا فرمول نویسی آغاز شود.
3. با استفاده از ماوس بر روی سلول C1 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
4. یک علامت به علاوه (+) تایپ کنید.
5. با استفاده از ماوس بر روی سلول C2 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
6. کلید Enter را فشار دهید تا فرمول کامل شود.
7. حال باید عدد 5 در سلول D2 نمایش داده شود.

بروزرسانی یک فرمول

برای بررسی مزیت استفاده از ارجاع سلول در فرمول نویسی اکسل، مقدار سلول C1 را به 6 تغییر دهید و کلید Enter را بزنید. اینک باید مقادیر موجود در D1 و D2 به طور خودکار به 8 تغییر کنند، ولی فرمول هر دو بدون تغییر باقی خواهند ماند.

عملگرهای ریاضی و ترتیب انجام عملیات آن ها

فرمول نویسی در اکسل کار سختی نیست. تنها کافی است که عملگرهای ریاضی را به ترتیب صحیح با ارجاع هایی به سلول های خود ترکیب کنید.

عملگرهای ریاضی

عملگرهای ریاضی مورد استفاده در اکسل بسیار مشابه عملگر های ریاضی استفاده شده در کلاس های ریاضی هستند. هر کدام از این عملگرها یک علامت مشخص دارند که در ادامه مشاهده می کنید:

• تفریق –> علامت منفی یا «-»
  جمع –> علامت مثبت یا «+»
• تقسیم –> علامت فوروارد اسلش یا «/»
• ضرب –> علامت ضرب یا «*»
• توان –> هشتک یا «^» (با هشتگ (#) اشتباه گرفته نشود)

ترتیب عملیات

اگر بیش از یک عملگر در یک فرمول استفاده شده باشد، اکسل بر اساس ترتیب مشخصی عملیات ریاضی را انجام می دهد. این ترتیب را می توانید با اضافه کردن پرانتز به معادلات خود تغییر دهید، چرا که پرانتز خودش دارای اولویت است. به طور کلی اولویت این عملگرها به شرح زیر است:

• پرانتز
• توان
• تقسیم
• ضرب
• جمع
• تفریق

نحوه ی عملکرد اولویت عملگرها

هر عملیاتی که در داخل پرانتز باشد اول محاسبه می شود و سپس توان ها حساب خواهند شد. پس از محاسبه ی این دو، ضرب و تقسیم به صورت برابر اولویت بندی شده و محاسبه می شوند. اولویت بندی آن ها از چپ به راست در معادله صورت می گیرد. جمع و تفریق نیز به همین صورت هستند و هر دو در یک اولیت قرار دارند. هر کدام که زودتر در معادله آمده باشد، ابتدا حساب خواهد شد.

استفاده از چندین عملگر در یک فرمول اکسل

حال می خواهیم فرمولی بنویسیم که اکسل برای حل کردن آن نیاز داشته باشد تا بر اساس اولویت عملگرها آن ها را محسابه کند.

یک کاربرگ خالی باز کرده و مقادیری که در تصویر بالا مشاهده می کنید را در سلول های C1 تا C5 بنویسید.

با استفاده از پرانتزبندی صحیح و عملگرهای مناسب فرمول زیر را در سلول D1 پیاده سازی کنید:

کلید Enter را فشار دهید. پاسخ فرمول شما باید 4- باشد.

نحوه وارد کردن فرمول در اکسل

برای این که بهتر متوجه نحوه وارد کردن این فرمول شوید، گام های آن را با هم دنبال می کنیم.

1. بر روی سلول D1 کلیک کنید تا فعال شود.
2. علامت مساوی را در آن بنویسید.
3. یک پرانتز باز تایپ کنید.
4. بر روی سلول C2 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
5. علامت منفی را تایپ کنید.
6. بر روی سلول C4 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
7. یک پرانتز بسته تایپ کنید.
8. علامت ستاره را تایپ کنید.
9. بر روی سلول C1 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
10. علامت مثبت را تایپ کنید.
11. بر روی سلول C3 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
12. علامت فوروارد اسلش را تایپ کنید.
13. بر روی سلول C5 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.
14. کلید Enter را فشار دهید تا فرمول کامل شود.
15. پاسخ 4- در سلول D1 ظاهر خواهد شد.
16. اگر مجددا بر روی سلول D1 کلیک کنید، تابع کامل به شکل زیر در نوار فرمول موجود در بالای کاربرگ ظاهر خواهد شد.
    1	=(C2–C4)*C1+C3/C5

نحوه محاسبه پاسخ فرمول توسط اکسل

اکسل با استفاده از اولویت های نوشته شده در بالا به پاسخ 4- می رسد که جزئیات این محاسبه به شرح زیر است:

1. ابتدا عملیات تفریق «C2-C4» (یا 6-5) انجام می شود، چرا که در داخل پرانتز قرار دارد. بر این اساس عدد 1- حاصل می شود.
2. در گام بعدی عدد 1- با عدد 7 که در سلول C1 قرار دارد ضرب شده و عدد 7- به دست می آید.
3. سپس اکسل یک گام به جلو پریده و حاصل C3/C5 را محاسبه می کند (یا 9/3) چراکه اولیویت با تقسیم است. در این بخش حاصل عدد 3 خواهد بود.
4. در بخش آخر نیز 3 + 7- محاسبه شده و عدد 4- به دست می آید.