معاونت های منابع انسانی یکی از بخش هایی از یک سازمان یا شرکت می باشند که حجم کاری زیادی دارند اما معمولاً کم ترین میزان تقدیر و تجلیل را دریافت می کنند. علت این امر بسیار ساده است. مدیریت منابع انسانی یک سازمان جزو مراکز کسب سود سازمان نیست بلکه بالعکس جزو بخش های هزینه بر شرکت و یا سازمان می باشد. تنها چیزی که این معاونت و یا بخش می تواند به آن دل خوش کند، جستجوی شیوه ها و طریقه هایی است که بتواند با اتکا به آن ها هزینه ها را کاهش دهد، کارآمدی را افزایش داده و اقدامات مدیریتی مرتبط به خود را تسهیل نماید. به بیان دیگر معاونت منابع انسانی تنها با کاستن بار هزینه ای خود بر سازمان یا شرکت می تواند به کاهش بار خود بر دوش سازمان کمک نماید. کلید این امر استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است. این ابزارآلات فواید مختلفی دارند. فوایدی مثل افزایش امنیت اطلاعات حیاتی، کاهش فرایند های زمان بر و حتی کاهش زمان اقدامات میان معاونت ها و کاغذبازی، ارائه ی تحلیل های آماری بهتر وکاهش فضای کاری است. اما می توان به جرأت بیان کرد که مهم ترین فایده ی ابزارآلات و نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی در ثبت ساعات و زمان حضور کارمندان یافت می شود.
حضور و غیاب
بزرگ ترین معضل معاونت منابع انسانی حضور و غیاب کارمندان و دردسرهای مرتبط به آن است. تعدادی از کارمندان(نه همه ی آن ها) حضور و غیاب را نوعی بازی تلقی می کنند که باید در آن پیروز شوند. یعنی بعنوان مثال چه زمانی وارد شوند و یا چه زمانی خارج شوند که هیچ کس متوجه کم کاری آن ها نشود. و یا اینکه چگونه ساعت بزنند تا به طور همزمان هم از مزایای اضافه کاری بهره مند شوند و هم مزایای تفریح با دوستان.
مدیریت زمان حضور و غیاب یکی بزرگ ترین دردسرهای مدیران و سرپرستان مربوطه است؛ چرا که نه تنها نیازمند صرف زمان و توجه بسیار است بلکه هنگامی که اشتباهاتی نیز در این راستا رخ دهد باعث می شود تا شرکت یا سازمان آسیب دیده و روز به روز پول از دست بدهد. همچنین جضور و غیاب پایه محاسبات جهت نرم افزار حقوق و دستمزد می باشد.اما راه حل چیست؟
دستگاه حضور و غیاب
یکی از مزایای نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب آن است که آن ها می توانند زمان حضور و غیاب را اتوماسیون کرده است. حضور و غیاب برای کارمندان با استفاده از این دستگاه ها بسیار راحت تر می شود. همچنین برای مدیران نیز تأیید زمان حضور و حقوق واریزی کارکنان به امری راحت تر تبدیل شده است. آن ها حتی می توانند اشتباه افراد هنگام استفاده از سیستم ورود و خروج را تشخیص داده و کسی را به دلیل اشتباه متضرر ننمایند و همچنین بتوانند برنامه های کاری کارآمدتری را طرح ریزی کنند که مطابق با نیازهای واقعی سازمان باشد. نرم افزارها و دستگاه حضور و غیاب همچنین ایمن تر هستند. این دستگاه ها و نرم افزارها می توانند دست کارمندان متقلب را ببندند تا بعنوان مثال کسی از همکاران به جای آن ها کارت نزند. در حال حاضر می توان نرم افزارها و دستگاه حضور و غیاب نوینی را پیدا کرد که از سیستم های پیچیده ی تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره و دیگر فرایندهای دیجیتال پیشرفته برای ثبت حضور استفاده می نمایند. بهره گیری از این دستگاه ها و نرم افزارها نه تنها مدیریت کارای نیروی کار را آسان تر می سازد بلکه به سازمان ها و شرکت ها این اجازه را می دهد تا مبالغ پرداختی به نیروی کاری خود را به طریقی بهبود بخشند که هزینه های آن ها کاهش یابد. در واقع با استفاده از این دستگاه ها، حضور و غیاب دیگر یک بازی قلمداد نشده و تمرکز بر بهره وری و ایجاد سود برای شرکت خواهد بود.
برخی مزایای دستگاه حضور و غیاب برای سازمان و منابع انسانی
- شفافیت: نرم افزارها و دستگاه حضور و غیاب راهی غیرقابل مقایسه جهت آگاهی از نحوه و زمان عملکرد افراد می دهند. اگر فردی مدیریت بخشی را بر عهده داشته باشد بی درنگ از حضور به موقع افراد مطلع خواهد شد.
- صرفه جویی در زمان: اگر کارمندان بخش مدیریت منابع انسانی بخواهند امور خود را به صورت دستی انجام دهند بی شک زمان زیادی تلف خواهد شد و نیاز این بخش به استخدام افراد بیشتر موجب پیدایش هزینه های بیشتر خواهد شد. اما با این دستگاه ها و بعنوان مثال فقط با ثبت اثر انگشت، زمان و میزان حضور آن ها به صورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد و تنها چیزی که مدیران بخش نیروی انسانی باید انجام دهد آن است که حضور و غیاب را با یک کلیک ساده به دست آورد.
- بهبود وقت شناسی: استفاده از این دستگاه ها می تواند حس وقت شناسی را در کارمندان تقویت کند.
- بهبود بهره وری: هنگامی که افراد دیگر راهی برای تقلب نداشته باشند، سعی می کنند تا با افزایش بهره وری به مزایای بهتر برسند.
- تسهیل مدیریت غیاب کارکنان: در واقع با استفاده از این دستگاه ها و نرم افزارهای مرتبط، می توان حضور و غیاب کارکنان را به طور مستقیم در محاسبه ی حقوق آن ها دید. این خود باعث کاهش امور مرتبط به معاونت نیروی انسانی و هزینه های آنها می شود.
جمع بندی:
مدیریت نیروهای انسانی کاری طاقت فرسا است و هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، امور مرتبط به این حوزه بیشتر، طاقت فرساتر و هزینه برتر خواهد بود. استفاده از نرم افزارها و دستگاه حضور غیاب پیشرفته که از تکنولوژی های نوین استفاده می کنند، می تواند به بهبود وضعیت سازمان، بهبود بهره وری، افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه های مدیریت منابع انسانی، و تسهیل امور آن ها ختم شود. به همین دلیل پیشنهاد می شود اگر کسب و کاری دارید و یا در این معاونت ها یا بخش ها مشغول به کار هستید، حتماً از این نرم افزارها و دستگاه ها استفاده نمایید تا هزینه هایتان و کارهایتان کمتر شود.
