فرم درخواست کالا از انبار یکی از فرم های کاربردی است که با استفاده از این فرم می توان کالاهای مورد نیاز را به واحد انبار اعلام نمود و انباردار با مشاهده این فرم و تطابق آن با مقدار موجودی کالا در انبار،امضاء های مجاز مدیران سازمان و سیاست های از پیش تعیین شده شرکت،نسبت به تحویل آن به واحد درخواست کننده اقدام می نماید.
فرم درخواست کالا از انبار در بسیاری از شرکت ها و سازمان مبنای تعیین کننده در تحویل و خروج کالا از انبار هست و انبادار بدون مشاهده این فرم و مجوزهای صادر شده بر روی آن حق خروج کالا از انبار را ندارد و در صورتی که کالا بدون صدور برگ درخواست کالا و امضاء های مجاز صادر گردد در این صورت تمامی عواقب آن بر عهده انباردار و مدیران انبار خواهد بود که در بسیاری از مواقع ،عواقب مالی سنگینی را برای انبارداران در پی دارد.
مهمترین کاربردهای های فرم درخواست کالا از انبار
فرم درخواست کالا از انبار می تواند کاربردهای گوناگونی برای شرکت ها و سازمان ها داشته باشد و استفاده از این فرم در نهایت باعث مدیریت بهینه درخواست و مصارف واحد ها شده و کمک زیادی به صرفه جویی در منابع مالی شرکت می نماید.بهر حال این کاربردهای گوناگونی دارد که به شرح زیر می باشد:
- درخواست کالا از انبار مبنایی است برای صدور برگ خروج کالا و پیشنهاد می گردد تا زمانی که این فرم به دست واحد انبار نرسیده، از تحویل کالا خودداری گردد.در سازمان های دولتی وجود این فرم برای تحویل کالا الزامی است و جزو اسناد مثبته سند حسابداری می باشد.
- در شرکت ها و بخش خصوصی ما از فرم درخواست کالا از انبار می توانیم برای مدیریت درخواست ها و کنترل آنها استفاده نمائیم.بطور مثال با استفاده از این فرم می توانیم مصارف واحدها و مراکز هزینه خود را بهینه سازی نمائیم.
- از فرم درخواست کالا از انبار برای جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی استفاده نمود.مثلا رویه و دستور کار به نحوی باشد که مدیر واحد درخواست کننده /مصرف کننده جزو تاکیدکننده گان باشد.همچنین واحد لجستیک و پشتیبانی و همچنین مدیر واحد انبار هم به عنوان تاکید کنندگان فرم برگ درخواست کالا انبار باشند.در مواردی که شرکت دارای ساختار کوپکی است پیشنهاد می کنیم مدیر امور مالی یا حتی مدیرعامل برگ درخواست های کالا از انبار را تایید نمایند.
- اولویت بندی نمودن نیازها و درخواست های واحدها با توجه به اهمیت واحدهای درخواست کننده و در نظر گرفتن موجودی کالا
- کمک به اخذ گزارشات مدیریتی از نیازها و مصارف در بازه های زمانی مختلف برای برنامه ریزی بهتر
فرم درخواست کالا از انبار باید دارای چه اطلاعاتی باشد؟
فرم درخواست کالا از انبار باید حاوی اطلاعات واحد های درخواست کننده،واحد مصرف کننده و کالا یا کالاهای مورد درخواست باشد.این اطلاعات کمک می کنند تا بتوانیم تصویر واضح تری از درخواست کالا و واحدی که کالا را مصرف نموده داشته باشیم.پیشنهاد می کنیم فرم درخواست کالا از انبار حداقل دارای اطلاعات زیر باشد:
- نام واحد دخواست کننده
- نام واحد مصرف کننده
- تاریخ درخواست
- شماره درخواست
- نام تحویل گیرنده
- نوع درخواست(عادی/فوری)
- کدکالا
- نام کالا
- واحدسنجش
- تعداد
- توضیحات
- امضاء های مجاز که حتما باید امضاء واحد درخواست کننده،واحد مصرف کننده،تصویب کننده و واحد انبار در آن درج شده باشد.
- نسخ که حتما باید در سه الی چهار نسخه تهیه گردد.(در سیستم های نرم افزار سعی شود بصورت دیجیتال باشد تا در مصرف کاغذ صرفه جویی گردد)
