سپید_حساب_ویرا

قواعد فرمول نویسی حرفه ای در اکسل | قسمت اول

فهرست مطالب

فرمول نویسی اکسل

1 رأی، میانگین: 5

قواعد فرمول نویسی اکسل

یادمه اون اوایل که هنوز با اکسل آشنا نبودم، یک بار برای درس آمار دبیرستان خواستم یک سری نمودار با اکسل رسم کنم. شروع کردم به خوندن و یاد گرفتن، به فرمول ها که می رسیدم می گفتم اینا از اون سختاس که کسی نمیره سراغش و فکر میکردم اکسل فقط نموداره!!! اما بعدا که مطالعه اکسل رو جدی شروع کردم فهمیدم که بحث فرمول نویسی اکسل چقدر مهم و کاربردی هست.

توابع در اکسل اجزای یک فرمول در اکسل رو تشکیل میدن و خروجی مد نظر ما رو می سازند. در فرمول نویسی حرفه ای علاوه بر لزوم شناخت توابع مهم و کاربردی و نحوه کارکرد آنها، یک سری اصول و قوانین پایه ای هم وجود داره که حتما باید رعایت بشه. با تسلط به این دو مورد (شناخت توابع متنوع و تسلط بر قواعد فرمول نویسی)، مطمئنا یک فرمول نویس حرفه ای خواهید شد.

این بار میخوام قواعد پایه ای فرمول نویسی در اکسل رو مطرح کنم که هر کسی که میخواد فرمول نویسی حرفه ای رو بصورت اصولی یاد بگیره حتما باید این قواعد رو بدونه و به کار ببنده. این اصول در ۳ دسته تقسیم بندی میشن:

۱- ساختار توابع

– اهمیت پرانتز در فرمول نویسی

– درک انواع آرگومان ها

۲- آدرس دهی مطلق و نسبی

۳- مشاهده محاسبات فرمول (دیباگ کردن فرمول)

 درک ساختار توابع

اهمیت پرانتز در فرمول نویسی

در فرمول نویسی، بعد از زدن = و تایپ نام تابع مورد نظر و باز کردن پرانتز، آرگومان های مربوط به اون تابع نمایش داده می شه. به ازای هر تابع، یک پرانتز باز می شه و یک پرانتز همه بسته می شه. دقت کنید که بخصوص در ترکیب توابع، این موضوع ممکنه به یک مسئله پیچیده تبدیل بشه. پس اهمیت تعداد و جای پرانتزها بسیار بسیار بالا هست.

مثلا در شکل ۱ می بینید که پرانتز مشکی رنگ که مربوط به تابع Index هست بسته نشده است. در واقع پرانتز تابع Column(A2) به درستی بسته نشده است و این باعث شده که پرانتز آخر به عنوان پرانتز تابع Column شناخته شود.

 

فرمول نویسی اکسل - اهمیت پرانتزها

 

شکل ۱- فرمول نویسی اکسل – اهمیت پرانتز ها در فرمول نویسی ترکیبی

 

با دقت به رنگ ها می تونید تشخیص بدید که پرانتز کدام تابع بسته نشده یا جای مناسب قرار نگرفته. این موضوع خیلی خیلی مهمه. چون در ترکیب توابع، اگر پرانتزها به درستی باز و بسته نشده باشن با خطای شکل ۲ مواجه می شویم.

 

 

فرمول نویسی اکسل - خطای پرانتزها

 

شکل۲- فرمول نویسی اکسل- خطای ناشی از جابجایی یا کمبود پرانتز ها در فرمول نویسی

 

نکته:
روش پیشنهادی من برای بررسی پرانتزها در فرمول های پیچیده و طولانی که تشخیص آن خیلی راحت نیست، همین توجه به رنگ پرانتزهاست. در فرمولی که می نویسید، از داخلی ترین تابع شروع کنید، آیا به ازای هر رنگ پرانتزی که باز شده، پرانتز به همان رنگ و در جای مناسب بسته شده است؟

 

آرگومان های تابع

در فرمول نویسی، بعد از زدن = و تایپ نام تابع مورد نظر و باز کردن پرانتز، آرگومان های مربوط به اون تابع نمایش داده می شه و شما باید شروع کنید به تخصیص آرگومان مناسب به تابع. همچنین وقتی پرانتز رو باز میکنید، اگر روی fx در نوار فرمول کلیک کنید، مطابق شکل ۳، آرگومان های تابع، در پنجره ای به نام Function Arguments ظاهر می شود و می توانید در این پنجره، آرگومان های تابع را اختصاص دهید.

 

Formula Argument

 

شکل ۳- فرمول نویسی اکسل – پنجره نمایش آرگومان های تابع

با زدن بر روی Help on this function موجود در پنجره شکل ۳، صفحه ای باز می شه که تابع و آرگومان ها رو به همراه مثال، شرح می ده. استفاده از این توضیحات و مثال ها، مخصوصا در ابتدای کار آشنایی با توابع و فرمول نویسی، توصیه میشه.

انواع حالت هایی که آرگومان یک تابع می تواند داشته باشد، در زیر آمده است:

 

آرگومان مثال
۱ عدد Sum(12,3)
۲ متن Rept(“Excelpedia”,10)
۳ آدرس سلول Sum(A1,A5)
۴ آدرس یک محدوده Sum(A1:A5)
۵ علامت و نشانه Rept(“J”,10)
۶ تابع Rept(“Excelpedia”,Sum(A1,4))
۷ محدوده نامگذاری شده Sum(Data)

 

نکته:
به تفاوت دو حالت ۴ و ۵ دقت کنید. حالت ۴ جمع سلول های A1 و A5 (2 سلول) رو به ما میده. حالت ۵، جمع سلول های A1 تا A5 (5 سلول) رو به ما میده.

 

همونطور که تا الان مشاهده کردید، آرگومان ها در یک تابع با یک جداننده (Separator) از هم جدا می شن. این جدا کننده عموما , یا ; است که در هر سیستم می تونه متفاوت باشه. حتما از جداکننده ای که در اکسل نشون داده می شه استفاده کنید. در غیر اینصورت با خطا مواجه میشید. مسیر تغییر این جداکننده در زیر نشون داده شده:

Control Panel\ All Control Panel Items\ Region and Language\ Formats\ Additional Settings\ Number\ List Separator

نکته:
موقع استفاده از عبارت متنی در یک آرگومان از تابع، اون عبارت حتما باید در یک ” ” گذاشته بشه در غیر اینصورت تابع با خطا مواجه خواهد شد.

بصورت کلی آرگومان های یک تابع یا حتی توابع مختلف، باهم متفاوت هستن و ویژگی های هر آرگومان در هر تابع با توجه به کارکرد خاص آن تابع مشخص شده است.

نکته:
برخی توابع هستن که آرگومان ندارن مثل Rand(). این تابع عدد تصادفی در بازه ۰ و ۱ تولید میکنه و هیچ آرگومانی نداره.

 

نکته آخر در خصوص آرگومان های یک تابع

بعضی آرگومانها اجباری هستن و حتما باید در تابع وارد بشن و اگر نشه حتما با خطا مواجه میشیم. اما بعضی آرگومانها در بعضی توابع وجود دارن که اختیاری هستن و میتونیم در تابع ثبت نکنیم. از کجا متوجه بشیم که یک آرگومان اختیاری هست یا اجباری؟

آرگومان های اختیاری در تابع، داخل کروشه [ ] نشان داده می شوند. که نشاند دهنده این است که این آرگومان اختیاری است. بقیه آرگومان ها که داخل [ ] نیستن، اجباری هستن و حتما باید در تابع ثبت بشن.

 

مثال:

تابع Rank در اکسل رتبه بندی میکنه. یعنی رتبه یک عدد رو در یک محدوده (عدد) به ما میده. آرگومان آخر این تابع [Order] اختیاری است. این آرگومان تعیین میکنه که رتبه بندی بصورت نزولی (۰) انجام بشه یا صعودی (۱). درصورتی که این آرگومان را در تابع وارد نکنیم، اکسل آن را ۰ در نظر می گیره و رتبه بندی رو بصورت نزولی انجام میده.

 

نکته آخر در خصوص آرگومان های یک تابع

 

نکته:
حتما باید به این موضوع دقت کنیم که در صورت حذف آرگومان های اختیاری، رفتار و منطق محاسبه آن تابع چگونه خواهد بود.

این صفحه را به اشتراک بگذارید .

به این مطلب امتیاز دهید .

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

تماس با سپید حساب ویرا

حسابداری تولیدی سپیدار

بسته تولیدی سپیدار

  •  کاهش اتلاف مواد اولیه در خط تولید
  • کنترل خروج مواد اولیه از انبار
  • کنترل ورود محصولات به انبار محصول
  • تعیین حداقل و حداکثر موجودی هر کالا
دسته بندی های بلاگ