سپید_حساب_ویرا

چگونه ۴ اشتباه رایج حسابداری را اصلاح کنیم؟

رسیدگی به اختلاف مالیاتی

فهرست مطالب

به عنوان یک مدیرعامل واحد تجاری کوچک، باید به این نکته توجه کنیم که برخی از اشتباهات حسابداری رایج ممکن است به سیستم حسابداری ما نادیده گرفته شوند. از جمله این اشتباهات می توان به عدم تطابق اطلاعات بین گزارشات مالی، نادرستی در تعیین قیمت ها و موجودی ها، عدم در نظر گرفتن هزینه های ثانویه و غیره اشاره کرد. این اشتباهات می تواند به طور قابل توجهی بر سلامت مالی واحد تجاری ما در بلندمدت تأثیر بگذارد. بنابراین، باید به دقت سیستم حسابداری خود را مورد بررسی قرار داده و در صورت وجود هر گونه اشتباه، به سرعت آن را برطرف کرد.

همچنین، در طی سالیان متمادی، به عنوان مدیر واحد تجاری، با مشتریان زیادی همکاری داشته ایم و در این مدت شاهد برخی از اشتباهات، تناقضات و رویه های نادرست در فرآیندها و سیستم های حسابداری آن ها بوده ایم. برای مثال، برخی مشتریان قوانین مالی را نادیده می گیرند

 

  1. تعدیل تناقضات

هنگامی که حساب ها با یکدیگر تطبیق داده می شوند، درواقع شما تائید می کنید که معاملات بانکی، کارت اعتباری و حساب های ترازنامه با معاملات ذکرشده در دفتر کل و یا سیستم حساب های دریافتنی شما مطابقت دارد. در نگاه اول شاید این امر آسان به نظر برسد، اما کسب وکارهای بسیاری وجود دارند که این کار را با یک قاعده منظم انجام نمی دهند.

تعدیل تناقضات

 

برخی کسب وکارها تطبیق حساب های خود را در پایان هرماه انجام داده و هر زمان که به صورت های مالی دسترسی داشته باشند، آن را بررسی می کنند؛ اما دلیل اصلی اینکه چرا حساب ها باید در روند روزانه کسب وکار تجاری تطبیق داشته باشد، حفظ صورت حساب جریان وجوه نقدی است.

مطابق حساب های پرداختنی، با پولی که از حساب های دفتر کل گرفته می شود، شما می توانید از جریان نقدی شرکت تان مطلع شوید.

صاحبان پرمشغله کسب وکارهایی که امور مالی را راساً کنترل می کنند، ممکن است به سرعت و به صورت آنلاین برای بررسی معاملات و تراز حساب های تجاری خود اقدام کنند- در اینجا دانستن اینکه شرکت چه میزان نقدینگی در دسترس دارید، عالی به نظر می آید؛ اما بدانید که تراز حساب بانکی شما تنها بخشی از معادله حسابداری است.

نیمه دوم معادله جایی است که اصلاح حساب ها به میدان می آید. شما باید به طور مرتب دفتر کل را با سپرده های بانکی مقایسه کنید. این کار به شما کمک می کند تا اشتباهات را قبل از اینکه دیر شود، پیداکرده و ناهمسانی های جریانات نقدی را بر طرف نمایید.

 

  • سادگی، پایداری و به موقع بودن

حسابدار شما باید تک تک ترازنامه ها را برای تمام حساب ها و در هرماه بدون هیچ ابهامی تطبیق دهد. اگر مدیران می خواهند هنگام مرور صورت وضعیت درآمدی نسبت به آن اطمینان داشته باشند، باید این فرآیند ضروری را لحاظ کنند.

تطبیق منظم و به روز تمام حساب ها مهم است تا بتوان صورتحساب ها را به موقع و با اطمینان بررسی نمود. مطابقت حساب ها در پایان ماه، نه تنها دفاتر شما را در آن ماه تراز می کند، بلکه داده ها را برای تنظیم شاخص عملکرد اصلی به صورت ماهانه در اختیار شما قرار می دهد.

اشتباهات رایج حسابداری

 

دانش حاصل از محاسبه دقیق شاخص عملکرد اصلی، یک دارایی ارزشمند برای شرکت است؛ چراکه می تواند به شما در تصمیم گیری بهتر برای کسب وکار تجاری، شناسایی فرصت های رشد و همچنین از بین بردن ضعف ها کمک کند.

برای محاسبه شاخص عملکرد اصلی شما باید از یک مبنای پایدار و داده های به موقع، دقیق و تطبیق داده شده استفاده کنید.

  1. عدم دقت یا تأخیر در وارد نمودن داده ها

حسابداران همواره مسئولیت نگهداری دفاتر شما را در بر عهده دارند. به طور کلی آن ها مسئولیت وارد نمودن داده ها را به دفاتر روزنامه و دفاتر کل حسابداری، در نرم افزاری مانند سپیدار همکاران سیستم بر عهده دارند.

هر جا که یک کار به صورت دستی صورت گیرد، احتمال بروز اشتباه وجود دارد. همه ما ممکن است مرتکب اشتباه شویم. اما این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که فشردن یک کلید اشتباهی می تواند منجر به عدم تراز دفاتر حسابداری شود.

 

اگر حسابدار شما مبتلا به یک بیماری باشد، به تعطیلات رفته باشد و یا حتی بدتر از همه این شرایط استعفا دهد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ چه کسی به جای او می توانید کار را تکمیل کند؟ اگر وی استعفا دهد، آیا یک سیستم جایگزین وجود دارد که بتوان با استفاده از آن وظایف وی را به سرانجام رساند؟

چگونه ۴ اشتباه رایج حسابداری را اصلاح کنیم

علاوه بر نیاز شدید به مقابله در تأخیر ورود داده ها، گزارش های ناکارآمد درنتیجه فرآیندهای مالی منسوخ شده و می تواند هزینه های زیادی را برای کسب وکار شما به همراه داشته باشد.

  • اتوماسیون

اتوماسیون نه تنها فرآیندها را تسریع می کند، بلکه درواقع هزینه حسابداری شما را نیز کاهش می دهد. اتوماسیون اینکار را با حذف فرآیندهای دستی و ساده سازی آن ها درجایی که ممکن است با داده های حشو و زائد مواجه شوید، انجام می دهد.

اتوماسیون ثبت ساعت کاری مثال خوبی از یک فرآیند دستی است که به صورت خودکار انجام می شود. قبل از آن ثبت اطلاعات زمان ورود و خروج اغلب با ورود داده های زائد همراه بود و این مشکل به سادگی با استفاده از تکنولوژی مرتفع شد. به عنوان مثال، شرکت شما ممکن است کارکنانی داشته باشد که مسئول ثبت ساعات کاری هستند. سپس داده ها وارد یک صفحه گسترده (نظیر اکسل) می شوند.

این داده ها  به ایمیل حسابدار فرستاده می شود که باید مجدداً وارد سیستم پرداخت حقوق و دستمزد شود. این بدان معنی است که کار مشابه ای چندین بار انجام می شود. بنابراین بهتر است که برای صرفه جویی در زمان و هزینه ها، اتوماسیون را وارد کسب وکار تجاری خود کنید. همین فرآیند اغلب برای گزارش های هزینه رخ می دهد: کارکنان ابتدا هزینه ها را وارد یک صفحه مشترک می کنند، سپس آن ها را به شخص دیگری برای وارد نمودن به سیستم حساب های پرداختنی ارسال می کنند، این فرآیند نیز شامل یک یا چند مرحله غیرضروری است.

 

  1. گزارشگیری نادرست و صورت های مالی با تأخیر

هر لحظه که شما از وضعیت مالی فعلی خود بی اطلاع هستید، بیشتر در معرض شکست قرار می گیرید. در عملیات مالی، اگر دفترداری در روزهای خاص هرماه صورت نگیرد یا شما به طور مداوم صورت های مالی و گزارش های با تأخیر دریافت کنید، ریسک کسب وکار شما افزایش می یابد.

احتمال دارد مشکل بزرگی وجود داشته باشد و شما از آن بی خبر باشید. اگر شما گزارش پایان ماه را دو یا سه هفته دیرتر در ماه دریافت کنید، آنگاه چه خواهد شد؟

اگر همواره در مدیریت بحران به سر می برید، نمی توانید رفتاری استراتژیک داشته باشید. گزارشگری به موقع به منظور انجام مخارج و تصمیم گیری صحیح عملیاتی برای مدیریت بسیار ارزشمند است. شما می خواهید به گزارش ها و اعداد اعتماد داشته باشید تا بتوانید کسب وکار خود را به درستی پیش ببرید. استراتژیک بودن تماماً درباره داشتن دانش درست برای افزایش اعتماد به نفس در تصمیم گیری است.

 

  • گزارشگری دقیق و به موقع

گزارش های مدیریت و صورت های مالی دقیق و به موقع، کلید اصلی موفقیت در امور مالی کسب وکار شما است. بررسی دائمی این گزارش ها شما را در کنکاش هرچه عمیق تر وضعیت مالی کسب وکار خود یاری می کند؛ بنابراین به عنوان یک مدیرعامل یا صاحب کسب وکار تجاری کوچک و متوسط، شما باید یک برنامه منظم برای زمان دریافت و بررسی این گزارش ها داشته باشید. درمجموع اهمیت بررسی مستمر این گزارش ها آشکار است، اما اغلب این گزارش ها با تأخیر آماده شده یا مورد غفلت قرار می گیرد.

احتمال دارد شما با توجیه کمبود وقت، گمان کنید بررسی سریع صورت های مالی کفایت می کند؛ اما در تجارت برای رشد و درآمدزایی بیشتر باید گزارش های مالی و مدیریتی هرچه بهتر و دقیق تر بررسی شود و کسب وکار شما به گزارش مالی برای انطباق و اطمینان از به روز بودن دفاتر حسابداری نیاز دارد. چرا که گزارشگری مدیریتی برای تصمیمات تجاری بهینه با این داده ها پشتیبانی می شود.

  1. نبود فرآیندهای استانداردشده

فرآیندها در سپیدار استانداردسازی شده تا اشتباهات حذف و کارایی و پایداری بهبود یابد.

  • آیا حسابدار شما از یک فرآیند تا یک فرآیند دیگر تعریف شده و همواره از تمام ویژگی های سپیدار استفاده می کند؟
  • آیا صورتحساب ها به موقع پرداخت می شوند؟
  • آیا حقوق و دستمزد به هر یک از حساب های حقوق و دستمزد در دفتر کل کدگذاری شده و منتقل می شود؟
  • آیا شما اصلاحات را به موقع انجام می دهید؟
  • و حقوق و دستمزد بر اساس جایی است که افراد واقعاً وقت خود را صرف می کنند؟

وقتی فرآیندها را استاندارد می کنید، درواقع از موارد غیرضروری، اشتباهات و موانع اجتناب می کنید که این امر می تواند رشد اقتصادی را تحت تأثیر قرار دهد.

رشد کسب وکار نیازمند نظم، توانایی برنامه ریزی و دنبال نمودن چشم انداز تعریف شده با نهایت اعتمادبه نفس است. به بیان ساده شما نمی توانید با رؤیاپردازی این مهم را انجام دهید. شما برای دستیابی به مقیاس پذیری به استانداردسازی نیاز دارید.

  •  فرآیندهای استانداردسازی

پایداری برای موفقیت هر کسب وکاری ضروری است. استانداردسازی موجب پایداری می شود و کیفیت را بهبود می بخشد. هرچه فرآیندهای موجود در پروژه ها، نقش ها و وظایف، بیشتر استانداردسازی شود، کسب وکار شما بیشتر قابل اندازه گیری خواهد بود. مقیاس پذیری باعث رشد موفقیت آمیز شرکت می شود

  •   از بین رفتن خطاها با بهینه سازی و یکپارچه سازی

اگر شما این روش های کارآمد را در سیستم حسابداری و فرایندهای خود پیاده سازی کنید، اشتباهات رایج در کسب وکارهای کوچک را از بین می برید. بااین حال، اگر هنوز هم برای بهینه سازی و یکپارچه سازی نیاز به کمک دارید، به صفحه نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم مراجعه نمایید. هنگامی که شما مشتری ما می شوید، برای شناخت صحیح کسب وکار شما وقت می گذاریم. برای ساده و مؤثر نمودن عملیات، تمام سیستم های مالی شما را ادغام کرده و فرآیندهای هفتگی و ماهانه را خودکار می کنیم.

 

ما گزارشات و عملیات مالی شما را مستند کرده تا اطمینان یابیم که حسابداری شما مانند ساعت دقیق و سریع کار می کند؛ با ایجاد و بهینه سازی سیستم مالی شما، برای محاسبه شاخص عملکرد اصلی و همچنین گزارش های مالی و مدیریتی که برای تصمیم گیری استراتژیک در کسب وکار ضروری است، مبادرت می ورزیم. متخصصان طراحی سیستم حسابداری سپیدار سیستم برای کسب وکارهای در حال رشد، بسته های مالی سپیدار را طراحی کرده ، همواره برای دستیابی مدیریت مالی یکپارچه، راه حل های خاص و کارآمد ارائه می دهند.

این صفحه را به اشتراک بگذارید .

به این مطلب امتیاز دهید .

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

تماس با سپید حساب ویرا

حسابداری تولیدی سپیدار

بسته تولیدی سپیدار

  •  کاهش اتلاف مواد اولیه در خط تولید
  • کنترل خروج مواد اولیه از انبار
  • کنترل ورود محصولات به انبار محصول
  • تعیین حداقل و حداکثر موجودی هر کالا
دسته بندی های بلاگ