ابزار بایگانی سپیدار

ابزار بایگانی سپیدار یک سامانه ثبت، نگهداری و رهگیری اسناد مالی است که به‌صورت خودکار تمامی اسناد حسابداری، فاکتورهای فروش و اسناد انبار را ذخیره می‌کند. کاربرد اصلی آن افزایش امنیت اطلاعات، شفافیت عملیات و امکان رهگیری تغییرات اسناد است، به‌گونه‌ای که هیچ تغییر بدون ردپا باقی نمی‌ماند.

چالش‌هایی مانند حذف ناگهانی اسناد، ویرایش فاکتورها بدون ثبت تغییرات، و عدم دسترسی به جزئیات نسخه‌های قبلی اسناد باعث ایجاد ابزار بایگانی شد. این مشکلات می‌توانند منجر به اختلافات داخلی، مسائل حسابرسی و ریسک‌های قانونی شوند.

ابزار بایگانی به‌صورت خودکار تمامی عملیات روی اسناد شامل ایجاد، ویرایش و حذف را ثبت می‌کند. برای هر تغییر، کاربر، زمان و جزئیات دقیق عملیات ذخیره می‌شود تا بتوان هر نسخه از سند را با نسخه‌های قبل مقایسه کرد.

تمام اسناد حسابداری، کلیه فاکتورهای فروش و اسناد انبار به‌صورت کامل و غیرقابل دستکاری ذخیره می‌شوند. این اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی مستقل و امن نگهداری می‌شوند.

با ثبت دقیق تاریخچه هر سند و تغییرات آن، مدیران می‌توانند هر گونه ویرایش یا حذف را ردیابی کنند، اطلاعات قبلی را مشاهده کنند و بررسی کنند که چه کسی و چه زمانی تغییرات را انجام داده است. این قابلیت برای حسابرسی دقیق و جلوگیری از تخلفات ضروری است.

بله، ابزار بایگانی سپیدار امکان گزارش‌گیری پویا، قابل فیلتر و حرفه‌ای از وضعیت هر سند و تغییرات آن را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و بررسی‌های حسابرسی کمک می‌کنند.

اطلاعات ثبت‌شده همراه با بکاپ‌گیری سیستم سپیدار به‌صورت خودکار پشتیبان‌گیری می‌شوند. این یعنی حتی در صورت بروز مشکلات سیستمی یا حذف ناخواسته اطلاعات، داده‌ها محفوظ باقی می‌مانند.

بله، مدیر سیستم می‌تواند مشخص کند که چه کسانی به گزارش‌ها دسترسی داشته باشند و چه کاربرانی مجاز به مشاهده جزئیات تغییرات باشند. این کنترل باعث حفظ امنیت اطلاعات حساس در سطح سازمان می‌شود.

چون با ثبت کامل تاریخچه اسناد و گزارش دقیق تغییرات، امکان بررسی عملیات مالی و اطمینان از صحت داده‌ها فراهم می‌شود. این ویژگی برای ممیزی‌ها، کنترل داخلی و بررسی‌های مدیریتی حیاتی است.

• امنیت اطلاعات در بالاترین سطح با پشتیبان‌گیری خودکار

• گزارش‌گیری پویا و دقیق بدون نیاز به ابزار جانبی

• مدیریت سطح دسترسی کاربران برای حفاظت از اطلاعات حساس

• شفافیت کامل در تغییرات اسناد و آمادگی برای حسابرسی