کاربرد اعلامیه بدهکار و بستانکار ، سندی است كه برای انتقال و اصلاح مانده طرف حسابهای سیستم فروش و خرید استفاده میشود . با ورود و ثبت اطلاعات اعلامیه بدهكار بستانكار ، موارد و امكانات زیر در اختیار شما قرار میگیرد.
1- جابجایی و انتقال مانده بین دو طرف حساب مختلف .
2- جابجایی و انتقال مانده بین دو حساب مختلف یك طرف حساب .
3- صدور سند حسابداری برای اعلامیه بدهكار و بستانكار .
1- صدور اعلامیه بدهكار بستانكار
پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست ، وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت عملیات روی گزینه ” اعلامیه بدهكار بستانكار جدید” كلیك كنید .
در پنجره ای كه در اختیار شما قرار میگیرد ، در صفحه اطلاعات اصلی ، اطلاعات مورد نیاز را وارد كنید.
جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زیر را مدنظر داشته باشید :
1- ورود اطلاعات “شماره” ، “تاریخ” و “ارز” در بالای فرم اجباری است .
2- در گزینه “شماره” شماره اعلامیه بدهكار بستانكار در سیستم درج میشود . این شماره گذاری بر اساس روش شماره گذاری تعیین شده برای فرم اعلامیه بدهكار بستانكار در قسمت “تعیین روش شماره گذاری” انجام میشود .
3- اگر شماره گذاری اتوماتیك باشد ، شما نمیتوانید “شماره” را وارد كنید و بزرگترین شماره وارد شده برای این فرم به علاوه 1 بصورت اتوماتیك در نظر گرفته میشود .اگر شماره گذاری بصورت دستی باشد ، شماره وارد شده توسط شما ملاك قرار میگیرد و اگر شماره ای وارد نكنید ، طبق روال اتوماتیك عمل میشود .
4- در گزینه “تاریخ” بصورت پیش فرض تاریخ روز نمایش داده میشود . میتوانید تاریخ مورد نظر را در آن وارد كنید .
5- در سیستم امكان صدور اعلامیه هم به ارز پایه و هم به سایر ارزها وجود دارد . در قسمت “ارز” بصورت پیش فرض ارز پایه سیستم نمایش داده میشود و در صورت نیاز میتوانید آن را تغییر دهید .
6- در صورت انتخاب هر ارزی به جز ارز پایه ، گزینه
فعال میشود . میتوانید نرخ ارز را تایپ كنید یا اینكه با زدن كلید 
، آخرین نرخ درج شده برای ارز انتخاب شده در سیستم برای آن روز را از قسمت نرخ ارز فراخوانی كنید .
7- اگر برای این اعلامیه ، سند حسابداری صادر شده باشد ، شماره سند حسابداری آن در گزینه “شماره سند مرتبط” نمایش داده میشود .
8- در قسمت اقلام اعلامیه ، درج حداقل یك قلم برای اعلامیه اجباری است و امكان ثبت بدون قلم وجود ندارد .
9- دقت داشته باشید كه تمامی اطلاعات وارد شده برای اعلامیه بر اساس ارز انتخاب شده در این قسمت خواهد بود و در صورت تغییر ارز در این قسمت ، هیچیك از اطلاعات به ارز پایه وارد نخواهد شد .
10- سند حسابداری اعلامیه تحت هر شرایطی با ارز پایه سیستم صادر میشود و در صورت تغییر ارز در بالای فرم ، اطلاعات وارد شده در قسمت ارزی سند درج خواهد شد .
11- قبل از اضافه كردن قلم به اعلامیه بدهكار بستانكار ، باید ارز مرتبط با این اعلامیه بدهكار بستانكار را در بالای فرم انتخاب كرده باشید . همچنین دقت داشته باشید كه بعد از ورود اطلاعات اقلام ، امكان تغییر ارز انتخاب شده برای اعلامیه بدهكار بستانكار وجود ندارد و در صورت نیار ابتدا باید اقلام وارد شده را حذف كرد .
12- در قسمت اقلام اعلامیه بدهكار بستانكار ، درج حداقل یك قلم برای اعلامیه بدهكار بستانكار اجباری است و امكان ثبت اعلامیه بدهكار بستانكار بدون قلم وجود ندارد .
13- برای اضافه كردن قلم به اعلامیه بدهكار بستانكار ، كلید
یا Ctrl+Insert را بزنید . همچنین برای حذف یك قلم میتوانید از كلید
یا Ctrl+Delete استفاده كنید .
14- برای هر یك از اقلام اعلامیه بدهكار بستانكار ، ورود اطلاعات “نوع بدهكار” ، “كد معین بدهكار” ، “كد تفصیل بدهكار”، “نوع بستانكار” ، “كد معین بستانكار” ، “كد تفصیل بستانكار” ، “مبلغ” و “شرح” اجباری است .
15- با استفاده از گزینه “نوع بدهكار” یا “نوع بستانكار” ، مشخص میشود مبلغی كه ثبت میشود مربوط به حسابهای خرید طرف حساب است یا حسابهای فروش طرف حساب . مثلا اگر برای طرف حسابی نوع بستانكار فروش انتخاب شده باشد ، مبلغ درج شده در صورتحساب فروش از بدهی طرف حساب كسر خواهد شد و بصورت بستانكار در صورتحساب فروش شركت میكند و در صورتحساب خرید هیچ دخالتی نمیكند .
16- در گزینه “كد معین بدهكار” یا “كد معین بستانكار” ، حسابهای معینی كه باید بابت این قلم در سند حسابداری در بدهكار یا بستانكار آنها درج شود مشخص میشوند .
17- در گزینه “كد تفصیل بدهكار” یا “كد تفصیل بستانكار” ، طرف حسابهایی كه باید بابت این قلم بدهكار یا بستانكار شوند مشخص میشوند .
18- با انتخاب “كد معین بدهكار” ، “كد تفصیل بدهكار”، “كد معین بستانكار” و “كد تفصیل بستانكار” عنوان حساب های انتخاب شده در پایین فرم نمایش داده میشود .
19- در گزینه “مبلغ” ، مبلغی كه باید بین حساب ها جابجا شوند تعیین میشود .
20- پس از ورود اطلاعات كلید ذخیره 
یا Ctrl+S را بزنید . پس از ذخیره اطلاعات ، در سمت راست نوار پایین فرم پیغام 
نمایش داده میشود .
21- اگر در تنظیمات عمومی ، گزینه صدور خودكار سند حسابداری اعلامیه بدهكاربستانكار فعال باشد ، به محض ثبت اعلامیه بدهكار بستانكار ، سند حسابداری آن نیز صادر خواهد شد .
2- صدور سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار
پس از ثبت اعلامیه بدهكار بستانكار ، باید اطلاعات آن مبلغی در حسابداری ثبت شود . برای ثبت سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار ، در لیست اعلامیه های بدهكار بستانكار ، یك یا چند اعلامیه مورد نظر را انتخاب كرده و یا فرم یك اعلامیه بدهكار بستانكار را باز كنبد و در نوار ابزار بالای فرم یا لیست كلید 
را بزنید .
در مورد صدور سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار ، موارد زیر را مد نظر داشته باشید :
1- در صورتیكه در تنظیمات سیستم مشتریان و فروش ، گزینه “صدور خودكار سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار ” فعال شده باشد ، به محض ثبت اعلامیه بدهكار بستانكار ، سند حسابداری آن نیز صادر خواهد شد .
2- برای هر اعلامیه بدهكار بستانكار ، امكان صدور بیش از یك سند حسابداری وجود ندارد و همه اطلاعات یك اعلامیه بدهكار بستانكار در یك سند حسابداری ثبت میشود .
3- در اعلامیه بدهكار بستانكار در بالای صفحه، میتوانید مشخصات سند حسابداری صادر شده برای اعلامیه بدهكار بستانكار را مشاهده كنید .
4- در صورتیكه در تنظیمات عمومی ، گزینه “صدور خودكار سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار ” فعال شده باشد ، وقتی كلید ثبت اعلامیه بدهكار بستانكار را میزنیم در صورتیكه به هر دلیلی سند حسابداری قابل ثبت نباشد ، اعلامیه بدهكار بستانكار ذخیره خواهد شد ولی سند حسابداری برای آن صادر نمیشود و بعدا پس از باید رفع مشكلات ، سند حسابداری آن را صادر كنید .
5- پس از ثبت سند حسابداری یك رسید ، امكان انجام تغییرات در آن تا زمان حذف سند حسابداری مربوطه وجود ندارد .
6- برای صدور سند حسابداری اعلامیه بدهكار بستانكار ، از حسابهای وارد شده در اقلام اعلامیه استفاده میكند.
7- برای مشاهده سند حسابداری صادر شده برای اعلامیه بدهكار بستانكار ، در بالای فرم یا لیست اعلامیه بدهكار بستانكار كلید
را بزنید .
8- برای حذف سند حسابداری صادر شده برای اعلامیه بدهكار بستانكار ، در بالای فرم یا لیست اعلامیه بدهكار بستانكار كلید
را بزنید .
3- یادداشت و اطلاعات تكمیلی
برای مشاهده نحوه استفاده از قسمتهای “یادداشت” و “اطلاعات تكمیلی” ، به راهنمای قسمتهای عمومی سیستم مراجعه كنید .
4- لیست اعلامیه های بدهكار و بستانكار
برای مشاهده لیست اعلامیه های بدهكار و بستانكار تعریف شده ، وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت فهرست ، روی گزینه “اعلامیه بدهكار بستانكار ” كلیك كنید .
با انتخاب این گزینه ، لیستی از اعلامیه های بدهكار بستانكار ثبت شده در سیستم در آن سال مالی به همراه خلاصه ای از اطلاعات تعریف شده برای آنها نمایش داده میشود .
5- حذف اعلامیه بدهكار بستانكار
در صورت نیاز به حذف اطلاعات اعلامیه بدهكار بستانكار ثبت شده ، از لیست اعلامیه بدهکار و بستانکار، مورد یا موارد مورد نظر را انتخاب كرده و در قسمت كلید را بزنید یا از Ctrl+D استفاده كنید .
با حذف اعلامیه بدهكار بستانكار ، سند حسابداری مرتبط با آن نیز حذف خواهد شد در نتیجه در صورتیكه سند حسابداری یك اعلامیه بدهكار بستانكار به هر دلیلی قابل حذف نباشد ، آن اعلامیه هم قابل حذف نخواهد بود .
6- تاثیر عملیات مختلف سیستم بر اعلامیه بدهكار بستانكار
از یك اعلامیه بدهكار بستانكار در جاها و عملیات مختلفی استفاده میشود و همچنین عملیات مختلف برای روی اعلامیه بدهكار بستانكار تاثیراتی میگذارند . لیست موارد و تاثیرات عملیات مختلف بر روی اعلامیه بدهكار بستانكار به شرح زیر است.
