تفاوت اثاثه و ملزومات در حسابداری

در حسابداری، تشخیص صحیح بین «اثاثه» و «ملزومات» اهمیت بالایی دارد؛ زیرا نوع برخورد مالی و نحوهٔ ثبت در دفاتر بر گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی اثر می‌گذارد. در ادامه، به تفاوت‌های اصلی این دو مفهوم می‌پردازیم:

تعریف اثاثه در حسابداری

• ماهیّت: اثاثه (Furniture & Fixtures) به وسایلی گفته می‌شود که معمولاً برای مدت طولانی در شرکت یا سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ مانند میز، صندلی، قفسه، مبل و سایر تجهیزات اداری.
• نحوهٔ ثبت: اثاثه عموماً به‌عنوان دارایی ثابت (Fixed Assets) ثبت می‌شود. از آنجا که عمر مفید این وسایل بیش از یک دورهٔ مالی است، در ترازنامه نیز به‌عنوان دارایی مشهود (Tangible Assets) نمایش داده می‌شود.
• استهلاک: به دلیل ماهیت بلندمدت استفاده از اثاثه، طبق اصول حسابداری (و بسته به استانداردهای حسابداری)، هرسال بخشی از بهای تمام‌شدهٔ آن به‌عنوان هزینهٔ استهلاک شناسایی می‌شود و از ارزش دفتری دارایی کاسته می‌گردد.

مثال‌ هایی از اثاثه

• میز و صندلی‌های اداری
• مبلمان و وسایل پذیرایی
• قفسه‌ها و فایل‌های بایگانی
• تابلوها و پارتیشن‌های ثابت

تعریف ملزومات در حسابداری

• ماهیّت: ملزومات (Office Supplies یا Consumables) اقلامی هستند که در عملیات روزمرهٔ شرکت مصرف می‌شوند و معمولاً طول عمر کوتاهی دارند. این اقلام به‌سرعت مستهلک یا تمام می‌شوند و ماهیتشان به‌گونه‌ای است که پس از یک یا چند بار استفاده، نیاز به جایگزینی دارند.
• نحوهٔ ثبت: هزینهٔ ملزومات غالباً به محض خرید یا هنگام مصرف به‌عنوان هزینه شناسایی (قیمت نرم افزار حسابداری سپیدار) می‌شود؛ چراکه این اقلام فاقد عمر مفید طولانی هستند و به‌سرعت از بین می‌روند یا مصرف می‌شوند. در برخی شرکت‌ها، ملزومات برای مدتی کوتاه در انبار ملزومات نگهداری می‌شوند و در زمان مصرف به هزینه برده می‌شوند.
• عدم استهلاک: از آنجا که ملزومات به‌سرعت مصرف می‌شوند و ماهیت دارایی با عمر مفید بلندمدت ندارند، در چارچوب حسابداری مشمول محاسبه و ثبت استهلاک نیستند.

مثال‌هایی از ملزومات

• اقلام مصرفی اداری: کاغذ، خودکار، پاکت نامه، گیره، سوزن منگنه و …
• اقلام بهداشتی مصرفی: دستمال کاغذی، شوینده‌ها
• لوازم جانبی پرینتر و کامپیوتر: کارتریج، تونر، ماوس‌پد

مقایسهٔ اجمالی اثاثه و ملزومات

نکات کاربردی برای تشخیص و ثبت در حسابداری

1. بررسی عمر مفید و ارزش ریالی
   اگر وسیله‌ای عمر مفیدی بیش از یک سال (یا یک دورهٔ مالی) دارد و بهای تمام‌شدهٔ آن قابل‌توجه است، به‌عنوان اثاثه در سرفصل دارایی‌های ثابت ثبت می‌شود. در مقابل، اقلام مصرفی کوچک با طول عمر کم، در سرفصل ملزومات یا هزینه‌های جاری طبقه‌بندی می‌شوند.
2. استانداردهای حسابداری
   استانداردهای بین‌المللی و ملی حسابداری، اصول مشخصی برای تشخیص دارایی ثابت و نحوهٔ استهلاک آن ارائه می‌کنند. بهتر است شرکت‌ها سیاست مشخصی برای تفکیک هزینه‌ها از دارایی‌ها تعیین کنند و مبالغ حد آستانه (Threshold) برای تشخیص ملزومات از اثاثه تعریف نمایند.
3. مستندسازی و کنترل داخلی
   • ثبت ملزومات: برای مدیریت بهتر و کنترل هزینه‌های مصرفی، توصیه می‌شود موجودی ملزومات در انبار یا بخش اداری ثبت گردد و در صورت مصرف، سند هزینه صادر شود.
   • ثبت اثاثه: هنگام خرید اثاثه، کد دارایی مربوط به آن اختصاص داده شود تا در طول دورهٔ مالی، استهلاک و وضعیت دارایی به‌طور دقیق قابل ردیابی باشد.
4. ارزش‌گذاری و استهلاک
   • اثاثه‌ای که در طی چندین سال استفاده شود، هر دوره بخشی از ارزش آن به‌عنوان هزینه استهلاک شناسایی می‌شود.
   • ملزومات معمولاً با هر خرید یا با صدور حوالهٔ مصرف، مستقیماً به‌عنوان هزینهٔ دوره ثبت می‌گردند و نیاز به محاسبهٔ استهلاک ندارند.
5. گزارش‌گیری دقیق
   در صورت‌های مالی، اثاثه به‌صورت تفکیک‌شده در بخش دارایی‌های ثابت مشهود آورده می‌شود و هزینهٔ استهلاک سالانه‌اش در صورت سود و زیان منعکس می‌گردد؛ اما ملزومات عموماً در بخش هزینه‌های عملیاتی یا اداری گزارش می‌شوند.

جمع‌ بندی

به طور خلاصه، اثاثه بخشی از دارایی‌های ثابت هستند که عمر مفید طولانی داشته و طی چندین سال مستهلک می‌شوند. در حالی که ملزومات اقلام مصرفی یا اداری‌اند که در عملیات روزانه به‌سرعت مصرف می‌شوند و معمولاً همان سال خرید یا مصرف، به عنوان هزینهٔ جاری شناسایی می‌شوند.
تشخیص دقیق این دو مقوله بر اساس معیارهایی نظیر عمر مفید، ارزش ریالی و استانداردهای حسابداری صورت می‌گیرد و برای ارائهٔ گزارش‌های مالی شفاف و تصمیم‌گیری‌های اقتصادی بهتر، بسیار حائز اهمیت است