یکی از مجموعه های پر کاربرد نرم افزاری ومجموعه مایکرو سافت افیس است. بی شک امروزه بر روی هر کامپیوتری قسمتی از این ابزار کاربردی نصب شده و کمتر کاربری را می توان پیدا کرد که با این نرم افزار آشنایی نداشته باشد. این مجموعه از نرم افزار ها شامل ابزار نگارش متن و صفحه آرایی ورد(Word) می باشد که تقریبا کسی را نمی توان پیدا کرد که با کامپیوتر کارکرده باشد و آنرا نشناسد.
دو نرم افزار حرفه ای تر و پر کاربرد این مجموعه نرم افزار اکسل(Excel) و نرم افزار اکسس(Access) است. در اینجا به مقایسه این دو محصول و کاربرد آنها در حسابداری می پردازیم.
مشخصات اکسل Excel
اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده یا Spreadsheet است. هنگام ورود به یک فایل اکسل خالی شما با مجموعه ای از سلولهای کنار هم و یکسان رو برو می شوید، این سلول ها می تواند هر نوع داده ای را در خود جای دهد. یعنی اطلاعات در اکسل فاقد ساختار می باشند. می توانید برای این سلولها فرمولهای محاسباتی بنویسید یا از روی آنها نمودار و چارت های بسیار پیشرفته ترسیم کنید.
یکی از ابزار های اضافه شده از اکسل ۲۰۱۰ پاور پیوت (Power Pivot) می باشد این ابزار را می توان بصورت رایگان بر روی اکسل ۲۰۱۰ نصب کرد ولی بر روی نسخه ۲۰۱۳ بصورت پیش فرض نصب می شود. با ابزار پاور پیوت (Power Pivot) و ایجاد جداول پیوت (Pivot Table) شما می توانید گزارشات بسیار پیشرفته را از حجم داده انبوه تولید کنید.
پاور پیوت(Powe Pivot) یکی از ابزار های هوش تجاری (BI) در نرم افزار اکسل می باشد، که میتوان گزارشات تحلیلی را به شما ارائه دهد.
در اکسل اطلاعات بصورت یکپارچه و همزمان ذخیره می شود یعنی همه با هیچ شما یک فایل یکپارچه دارید که کلیه اطلاعات آن را می توانید ذخیره کنید و فیلد ها بصورت مجزا ذخیره نمی شود.
حتما مقاله با ارزش ترین مهارت های اکسل برای حسابداران مطالعه کنید.
مشخصات اکسس (Access)
اکسس یک بانک اطلاعاتی (Data Base) است. بانکهای اطلاعاتی دارای ساختار داده مشخص هستند، اطلاعات در جداولی ذخیره می شود که تشکیل شده از فیلد هایی با ساختار داده مشخص است. مثلا شما در فیلد عدد نمی توانید نام وارد کنید. در اکسس می توانید از زبان پرس و جوی SQL استفاده کنید. داده ها می توانند جداگانه ذخیره شوند مانند اکسل کل فایل ذخیره نمی شود. شما در اکسس قابلیت ساخت فرم های ورود اطلاعات را دارید این فرم ها مانند تمام نرم افزار های بانک اطلاعاتی می تواند شامل محتوای متنی، لیست، لیست های کشویی، انواع کلید ها و گرید ها باشد.
در واقع یک محیط برنامه نویسی کامل و ساده را در اختیار شما قرار می دهد.
مقایسه اکسل با اکسس کدام را انتخاب کنیم
اکسل و اکسس هر دو ابزار های قدرتمندی در زمینه داده ها هستند اما باید دید شما چه توقعی دارید. اگر شما از نرم افزار حسابداری ، نرم افزار فروش و امثال آن استفاده می کنید و می توانید از اطلاعات آن خروجی اکسل تهیه کنید بی شک به اکسل نیاز دارید.اگر می خواهید یک نرم افزار تهیه کنید که با آن کار حسابداری و انبارداری و … را انجام دهید باید بروید سراغ اکسس باتوجه به اینکه این دو نرم افزار با هم می توانند در ارتباط باشند می توانید از خروجی های اکسس در اکسل بهره ببرید.
با توجه به قدرت بسیار بالای اکسس در بانک اطلاعاتی و توانایی برنامه نویسی و فرم سازی در این محصول با این حال ابزار های بانک اطلاعاتی قویتری موجود است که اغلب سازمانها و شرکتها جهت نگهداری اطلاعات به سراغ آنها می روند(مانند SQL) و استفاده از اکسس برای بانکهای اطلاعاتی مبتنی بر شبکه مناسب نیست.
امروزه اغلب برنامه های حسابداری، انبارداری و … می توانند خروجی اکسل در اختیار شما قرار دهند. بی شک مهارت یک حسابداری در اکسل می تواند او را یک گام جلوتر از بقیه حسابداران قرار دهد و بازار کار و شغل مناسب تری را پیدا کند.
