تنخواه چیست؟ همه چیز درباره تنخواه گردان و مسئولیت ها

در هر کسب‌و‌کاری، کوچک یا بزرگ، هزینه‌های روزمره و جزئی‌ای وجود دارد که پرداخت آن‌ها باید سریع، بدون بروکراسی و در لحظه انجام شود. از خرید اقلام مصرفی گرفته تا پرداخت کرایه پیک یا هزینه پذیرایی جلسات… . این‌ها همان مخارجی هستند که نمی‌توان برایشان هر بار مراحل اداری طولانی طی کرد. اینجاست که پای مفهومی به‌نام تنخواه وسط می‌آید.

تنخواه، درواقع یک روش حسابداری ساده و موثر برای مدیریت هزینه‌های جاری و روزمره است اما فقط همین نیست! اگر درست تعریف، ثبت و کنترل نشود، می‌تواند به یکی از منابع اصلی اشتباهات مالی یا حتی سوء‌استفاده در مجموعه‌ها تبدیل شود. در این مقاله، به زبان ساده بررسی می‌کنیم که تنخواه دقیقاً چیست، چه کاربردی دارد، چه تفاوتی با صندوق دارد و چگونه می‌توان به‌درستی آن را مدیریت کرد.

تنخواه چیست؟

تنخواه یا تنخواه‌گردان، مبلغی است که از سوی سازمان یا شرکت در اختیار یکی از کارکنان قرار می‌گیرد تا هزینه‌های جزئی، روزمره یا پیش‌بینی‌نشده را پرداخت کند. هدف اصلی از ایجاد تنخواه، تسهیل در انجام پرداخت‌های کوچک و فوری بدون نیاز به طی کردن کامل فرایندهای اداری و مالی پیچیده است.

تفاوت تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان

در بسیاری از سازمان‌ها، واژگان تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند اما از دید حسابداری تفاوت‌هایی میان آن‌ها وجود دارد:

• تنخواه‌گردان: فردی است که به‌صورت رسمی و با مجوز، مبلغ مشخصی از تنخواه را در اختیار دارد و مسئول ثبت، نگهداری و گزارش‌دهی هزینه‌های انجام‌شده است.
• تنخواه‌دار: ممکن است هر شخصی باشد که موقتاً مبلغی را برای انجام کاری دریافت می‌کند اما الزامی برای نگهداری مستمر یا ثبت کامل عملیات تنخواه ندارد.

تنخواه اداری چیست؟

تنخواه اداری به مبالغی اطلاق می‌شود که برای انجام هزینه‌های جاری و روزمره‌ی بخش‌های مختلف یک سازمان در نظر گرفته می‌شود؛ هزینه‌هایی مانند خرید ملزومات، ایاب‌وذهاب، پذیرایی و تعمیرات جزئی. این نوع تنخواه معمولاً در اختیار کارکنان بخش‌های پشتیبانی یا مالی قرار دارد.

حساب تنخواه چیست؟

حساب تنخواه، یک حساب موقت است که برای پیگیری هزینه‌های انجام‌شده توسط تنخواه‌گردان ایجاد می‌شود. این حساب نشان می‌دهد که چه مبلغی به‌عنوان تنخواه پرداخت شده و چه هزینه‌هایی با آن انجام شده است. در پایان دوره مالی یا هر زمان مقرر، این حساب باید با اسناد هزینه‌ها تسویه شود.

تفاوت حساب تنخواه با صندوق

در حسابداری، تنخواه و صندوق دو حساب متفاوت هستند که هرکدام کارکرد و اهداف خاص خود را دارند:

• صندوق: حسابی دائمی و رسمی برای مدیریت وجه نقد سازمان است که تمامی دریافتی‌ها و پرداختی‌های نقدی در آن ثبت می‌شود.
• تنخواه: حسابی موقتی است که مبلغ مشخصی را به فرد تنخواه‌گردان تخصیص می‌دهد تا پرداخت‌های روزانه انجام دهد و بعداً با مستندات، آن را تسویه کند.

تنخواه گردان حسابداری

در حسابداری، تنخواه‌گردان به‌عنوان یک حساب واسطه عمل می‌کند. این حساب زیرمجموعه‌ای از حساب‌های دارایی جاری است و نشان‌دهنده‌ی مبلغی است که به کارکنان داده شده ولی هنوز مستندات هزینه‌کرد آن ارائه نشده است. نگهداری دقیق این حساب، از بروز خطا و سوءاستفاده در ثبت هزینه‌ها جلوگیری می‌کند.

ریشه کلمه تنخواه

واژه «تنخواه» برگرفته از ترکیب دو واژه «تن» به‌معنای مقدار، و «خواه» به‌معنای خواستن است؛ یعنی «مقداری که خواسته می‌شود» یا «مقداری که نیاز است». در متون قدیمی فارسی نیز به‌معنای کمک‌هزینه یا پیش‌پرداخت استفاده شده است.

ریشه کلمه صندوق

«صندوق» از واژه عربی «صُندوق» گرفته شده که خود از واژه لاتین «sunduk» به معنای جعبه یا محفظه گرفته شده است. در فارسی امروزی، صندوق به محل نگهداری پول یا اسناد مالی اطلاق می‌شود.

حساب تنخواه گردان جزو کدام حساب است؟

حساب تنخواه گردان معمولاً جزو دارایی‌های جاری طبقه‌بندی می‌شود، زیرا نشان‌دهنده‌ی مبالغی است که در اختیار کارکنان قرار دارد و انتظار می‌رود در آینده نزدیک مستندات هزینه‌کرد یا بازگشت آن ارائه شود.

حساب کل و معین تنخواه گردان

در سیستم حسابداری یک شرکت معمولا عنوانینی مانند حساب کل و حساب معین به کار می‌رود:

• حساب کل: معمولاً با عنوان «وجه نقد و بانک» شناخته می‌شود.
• حساب معین: «تنخواه‌گردان» است که در زیرمجموعه وجه نقد تعریف می‌شود.

ثبت حسابداری تنخواه گردان

یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران، ثبت دقیق عملیات مرتبط با تنخواه‌گردان است. این ثبت‌ها باید با اسناد و مدارک معتبر پشتیبانی شوند.
برای ثبت پرداخت تنخواه باید به تعاریف زیر دقت کنید:

• بدهکار: تنخواه‌گردان
• بستانکار: بانک یا صندوق

برای تسویه تنخواه پس از ارائه اسناد باید به تعاریف زیر دقت کنید:

• بدهکار: هزینه‌ها (مانند هزینه ملزومات، ایاب‌وذهاب و…)
• بستانکار: تنخواه‌گردان (کاهش بدهی تنخواه‌گردان)

کنترل و نظارت بر تنخواه

مدیریت صحیح تنخواه یکی از بخش‌های کلیدی کنترل داخلی در هر سازمان است. بدون نظارت مناسب، این حساب می‌تواند به منبعی برای سوءاستفاده یا هزینه‌های غیرضروری تبدیل شود. برای جلوگیری از این موارد، باید اقدامات زیر را مدنظر قرار داد:

• تعیین سقف مبلغ تنخواه متناسب با نیاز هر واحد
• تعیین فرد مشخص به‌عنوان تنخواه‌گردان با مسئولیت رسمی
• الزام ارائه فاکتور و مستندات معتبر برای هر هزینه
• تسویه حساب منظم در دوره‌های زمانی مشخص (هفتگی یا ماهانه)
• بررسی تطابق هزینه‌ها با بودجه مصوب
• استفاده از فرم‌های مشخص برای دریافت و تسویه تنخواه
• نظارت مستمر مدیر مالی یا حسابرس داخلی بر حساب تنخواه

انواع تنخواه در سازمان‌ها

سازمان‌ها ممکن است بسته به ساختار و نیازهای مالی خود از انواع مختلف تنخواه استفاده کنند:

• تنخواه دائم: مبلغ ثابتی است که همواره در اختیار تنخواه‌گردان قرار دارد و پس از هر دوره، مجدداً تکمیل می‌شود.
• تنخواه موقت: برای دوره یا پروژه‌ای خاص اختصاص می‌یابد و پس از اتمام آن، تسویه و حذف می‌شود.

سیاست‌گذاری مالی در خصوص تنخواه

داشتن سیاست‌های مدون و شفاف برای استفاده از تنخواه، نقش کلیدی در سلامت مالی سازمان ایفا می‌کند. این سیاست‌ها باید شامل موارد زیر باشد:

• فرآیند درخواست و تأیید تنخواه
• سقف مبلغ برای هر سطح سازمانی
• شیوه ارائه و پذیرش اسناد هزینه‌کرد
• مسئولیت‌ها و ضمانت‌های مربوط به تنخواه‌گردان

چالش‌ها و ریسک‌های تنخواه‌گردانی

اگر نظارت کافی بر عملکرد تنخواه‌گردان‌ها نباشد، خطراتی از جمله هزینه‌های نامرتبط، سوءاستفاده مالی یا گزارش‌دهی ناقص وجود دارد. برای کاهش این ریسک‌ها باید به موارد زیر دقت شود:

• خرید و استفاده از نرم‌افزار حسابداری، مانند خرید نرم افزار سپیدار، با قابلیت ثبت و گزارش‌گیری تنخواه پیشنهاد می‌شود.
• مستندسازی کامل هزینه‌ها و ثبت در زمان مناسب اهمیت دارد.

مثال عملی ثبت تنخواه در نرم‌افزار حسابداری

فرض کنید به یک کارمند مبلغ ۱۰ میلیون ریال به‌عنوان تنخواه پرداخت شده است. حال باید مراحل زیر را دنبال کنید تا همه چیز شفاف و اصولی پیش برود:

1. ثبت اولیه:
   بدهکار: تنخواه‌گردان ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال
   بستانکار: بانک ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال
2. پس از ارائه فاکتور و اسناد:
   بدهکار: هزینه ملزومات ۶,۰۰۰,۰۰۰ ریال
   بدهکار: هزینه ایاب‌وذهاب ۴,۰۰۰,۰۰۰ ریال
   بستانکار: تنخواه‌گردان ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال

برای آموزش استانداردهای حسابداری می‌توانید وارد این صفحه شوید.

تنخواه در شرکت‌های کوچک و بزرگ

در شرکت‌های بزرگ، فرایند تنخواه ساختاریافته و مستندسازی‌شده است و ممکن است چندین تنخواه‌گردان در بخش‌های مختلف فعال باشند. در مقابل، در شرکت‌های کوچک معمولاً یک نفر مسئول تنخواه است و روندها ساده‌تر و غیررسمی‌تر هستند. با این حال، اصول حسابداری و شفافیت باید در هر دو رعایت شود.

مزایای استفاده از تنخواه در حسابداری

تنخواه‌گردانی مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• تسریع در انجام پرداخت‌های جزئی
• کاهش فشار بر واحد حسابداری در امور روزمره
• افزایش انعطاف در مدیریت هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده
• مستندسازی بهتر پرداخت‌ها از طریق تفکیک هزینه‌ها

تنخواه در حسابداری دولتی

در نهادهای دولتی، استفاده از تنخواه تابع آیین‌نامه‌های مشخصی است که معمولاً توسط خزانه‌داری یا نهادهای ناظر تدوین می‌شود. در این ساختار:

• تنخواه باید صرفاً برای هزینه‌های مصوب استفاده شود.
• سقف مبلغ و دوره‌های تسویه‌حساب به‌طور دقیق مشخص است.
• نظارت‌های شدیدتری نسبت به بخش خصوصی اعمال می‌شود.

سؤالات پرتکرار درباره تنخواه

آیا می‌توان از تنخواه برای پرداخت حقوق استفاده کرد؟

خیر؛ تنخواه صرفاً برای هزینه‌های جزئی و جاری بوده و نباید برای پرداخت‌های سنگین یا تکرارشونده مانند حقوق کارکنان استفاده شود.

در صورت گم‌شدن رسید تنخواه چه باید کرد؟

باید فرم مخصوص گم‌شدن رسید تکمیل و با تأیید مدیر مالی، هزینه قابل پذیرش باشد. البته تکرار این اتفاق می‌تواند به سلب مسئولیت از فرد منجر شود.

آیا امکان استفاده شخصی از تنخواه وجود دارد؟

خیر؛ هرگونه استفاده شخصی از تنخواه خلاف مقررات بوده و می‌تواند تبعات انضباطی و حتی حقوقی داشته باشد.