سند حسابداری فرمی است که برای ثبت هر رویداد مالی از آن در عملیات حسابداری استفاده می‌شود. اما ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار چگونه انجام می‌شود؟ در همه نرم افزارهای حسابداری و مالی که پایه و اساس آن بر اساس حسابداری دوطرفه تدوین شده باشد جهت ثبت رویدادهای مالی از چنین فرمی استفاده می‌شود.
همچنین ورود اطلاعات یک رویداد مالی تنها به وسیله ثبت سند حسابداری صورت می‌پذیرد. بنابراین سند مذکور در سیستم حسابداری کسب و کارها بسیار پراهمیت است.
در صورتی که میخواهید درباره ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار بیش تر بدانید به شما توصیه می کنیم تا انتهای این مطلب با گروه نرم افزاری ویراتیم شرکت سپید حساب ویرا همراه باشید.
ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار چگونه انجام می شود؟
این بخش از نرم افزار بیشتر مورد استفاده حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. به این دلیل که نیازمند اطلاعات کامل حسابداری خواهد بود.
سند حسابداری دستی یا غیرخودکار
این قابلیت در نرم افزار حسابداری سپیدار تعریف شده است تا کاربر در صورت احساس نیاز برای انجام امور مالی از سند حسابداری دستی یاری بگیرد.
سند حسابداری خودکار
در نرم افزار حسابداری سپیدار قابلیتی تعریف شده تا به یاری آن کاربران بدون برخورداری از اطلاعات حسابداری به آسانی بتوانند با استفاده از عملیات موجود در نرم افزار از جمله فاکتور خرید و فروش، عملیات دریافت و پرداخت و سایر عملیات ارائه‌شده نرم افزار، رویدادهای مالی روزانه مجموعه متبوع خود را به ثبت برسانند. پس از آن نرم افزار به‌شکل خودکار اسناد حسابداری عملیات را ثبت خواهد کرد.
انواع شماره‌ها در اسناد حسابداری سپیدار
در سند حسابداری نرم افزار سپیدار انواع شماره‌گذاری تعریف شده است. شماره‌هایی که هر کدام به‌منظور گزارش‌گیری بهتر بسیار کاربردی به حساب می‌آیند. در هر یک از سندهای حسابداری سپیدار این شماره‌ها وجود دارند:
- شماره سند
- شماره فرعی
- شماره عطف
- شماره روزانه
سند
در نرم افزار سپیدار شماره سند پس از سِیو سند ثبت و به ۲ شیوه دستی و خودکار بر اساس سال‌های مالی صادر می‌شود.
فرعی
ثبت یا عدم ثبت شماره فرعی در اختیار کاربران قرار دارد. بنابراین وجود یا عدم وجود آن خللی در صدور سند پدید نخواهد آورد. همچنین به یاری این شماره می‌توان اسناد حسابداری را دسته‌بندی کرد.
عطف
زمانی که یک سند حسابداری در سپیدار صادر می‌شود یک شماره عطف نیز برای آن صادر خواهد شد. البته امکان تغییر شماره عطف از سوی کاربر وجود ندارد.
روزانه
این نوع شماره ترتیب صدور اسناد روزانه را نشان می‌دهد و به‌صورت سیستمی صادر می‌شود. همچنین در گزارش‌ها قابلیت فیلتر اسناد با شماره روزانه‌های برابر تعریف شده است.
تاریخ ثبت سند حسابداری
انواع ثبت سند در نرم افزار مالی سپیدار
بهطور کلی اسناد مالی از نظر ماهیت به ۵ گونه اصلی تقسیم بندی می‌شوند:
عمومی
سند عمومی هنگام ثبت سندهای دستی که توسط خود کاربر انجام می‌شود در دستور کار قرار می‌گیرد و در آن خود کاربر باید ماهیت حساب بدهکار و بستانکار را از یکدیگر تمیز بدهد.
سیستمی
سند سیستمی از زیرمجموعه‌های دیگرِ نرم افزار سپیدار از جمله مشتریان و فروش، تامین‌کنندگان و انبار است که به‌شکل خودکار درج می‌شود.
دائم
سند دائم به سندی گفته می‌شود که امکان ویرایش و حذف آن وجود نخواهد داشت. جهت تبدیل اسناد موقت به دائم در سیستم سپیدار کاربر باید در منو حسابداری و قسمت عملیات، فرم تبدیل اسناد موقت به دائم را انتخاب کند.
موقت
سندی است که ثبت شده اما همچنان امکان تغییر و اصلاح برای آن محفوظ است.
بستن حساب‌ها
این سند جهت بستن حساب‌های موقت سود و زیانی که به‌صورت اتوماتیک انجام شده‌اند ثبت می‌شود و قابل ویرایش نیست.
افتتاحیه
در آغاز دوره مالی جهت شروع و انتقال مانده از دوره مالی گذشته به ثبت می‌رسد و از دوره مالی دوم به بعد قابل ویرایش نخواهد بود.
اختتامیه
سند اختتامیه قابل‌ویرایش نیست و به‌صورت اتوماتیک به ثبت می‌رسد. این نوع سند جهت بستن حساب‌های دائم ترازنامه‌ای که در پایان دوره مالی ثبت شده‌اند درج خواهد شد.
وضعیت سند
در نرم افزار حسابداری سپیدار اسناد بهطور موقت ذخیره می‌شوند و پس از آن با صلاح‌دید مدیر مالی یا سرپرست حسابداری می‌توان اسناد موقت را به دائمی بدل کرد.
سیستم صادرکننده
در این بخش این‌که سند صادرشده مربوط به کدام سیستم است نشان داده می‌شود.
آرتیکل در سند حسابداری
به هر یک از سطور بدهکار یا بستانکار سند که دارای کد معین و تفصیلی و شرح و مبلغ هستند عنوان آرتیکل اطلاق می‌شود.
ردیف سند
ردیف هر آرتیکل شماره آن آرتیکل در اسناد حسابداری به حساب می‌آید.
بدهکار و بستانکار
در این ستون‌ها مبلغ حساب‌هایی که بدهکار یا بستانکار می‌شود، به ثبت می‌رسد.
کد معین
جهت انتخاب حساب معین مربوطه می‌توان کد مربوط به آن را در قسمت کد معین نوشت. همچنین می‌توان سلکتور قسمت کد معین را باز و پس از جستجو کد معین مربوطه را انتخاب کرد.
کد تفصیلی
اگر حساب معین مربوطه در این قسمت تفصیل پذیر محسوب بشود انتخاب کد تفصیلی ضروری خواهد بود. جهت گزینش چنین کدی، کاربر حتما باید مانند کد معین فلش داخل کد تفصیلی را باز و تفصیل مربوطه را انتخاب کند.
بدهکار و بستانکار در سند
در این ستون‌ها مبلغ حساب‌هایی که بدهکار یا بستانکار می‌شود، نوشته می‌شود.
پیگیری در سند
از ویژگی پیگیری می‌توان جهت استفاده از سطح پنجم کدینگ حساب‌ها استفاده کرد. برای فعال کردن این ویژگی باید در فرم درختواره حساب‌ها، حساب معین مربوطه را ویرایش و تیک پیگیری را انتخاب کرد.
جستجو در سند حسابداری
جستجو در سند از بخش‌های بسیار کاربردی در اسناد حسابداری با تعداد آرتیکل‌های زیاد است و کار حسابداران را جهت جستجو سریع در سند ساده‌سازی خواهد کرد.
جمع سند
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار به‌صورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می‌شوند. این ۲ ستون باید برابر باشند و در صورت برابری ۲ ستون گفته می‌شود سند حسابداری به‌اصطلاح تراز است.
اختلاف در سند
در پایین فرم سند حسابداری اطلاعیه بایت اختلاف جمع مقادیر بدهکار با بستانکار را به کاربران نشان می‌دهد.
کاربرد نوار ابزار در اسناد حسابداری سپیدار
عملیات ذخیره سند به این ترتیب با استفاده از نوار ابزار صورت می‌پذیرد: «سند حسابداری جدید، ذخیره کردن، ذخیره و باز کردن فرم سند حسابداری جدید و ذخیره و بستن فرم سند حسابداری.»
اسناد مربوط به سند حسابداری
چنانچه سند حسابداری به‌‌شیوه سیستمی تهیه شود می‌توان به کمک گزینه «اسناد مرتبط» که در بخش تحتانی فرم سند حسابداری قرار دارد به فرمی که این سند حسابداری برای آن ثبت‌شده دست پیدا کرد.
عملیات چاپ سند حسابداری چیست؟
در نرم افزار حسابداری سپیدار به کمک عملیات چاپ می‌توان سند حسابداری را به ۵ نوع پرینت گرفت و روکش سند را تهیه کرد:
- سند حسابداری
- سند حسابداری به تفکیک حساب کل
- سند حسابداری به ترتیب حساب کل- معین- تفصیل
- سند حسابداری به ترتیب ردیف
- سند حسابداری پویا
منو عملیات در نرم افزار حسابداری سپیدار
اگر در بخش فوقانی فرم سند حسابداری روی لوگو سپیدار کلیک کنید، تمامی گزینه‌های عملیات عمومی و عملیات خاص مربوط به آن فرم در دسترس‌تان قرار خواهند گرفت.
در این فرم امکان حذف سند حسابداری و گزارش از ثبت‌کننده و آخرین ویرایش‌گر آن به همراه تاریخ تهیه سند وجود دارد.
نحوه ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار فرآیند ساده‌ای است
آموزش گام به گام آن به نیروهای بخش حسابداری هر کسب‌وکار به‌آسانی صورت می‌پذیرد. تردیدی نداشته باشید که امکانات نرم افزار سپیدار به شما در مسیر تنظیم سند حسابداری یاری می‌رساند. پیشنهاد می‌کنیم جهت اطلاع از امکانات و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری سپیدار با ویراتیم به‌عنوان بهترین نمایندگی نرم افزار سپیدار در تهران تماس بگیرید یا به وب‌سایت این مجموعه مراجعه کنید. مطمئن باشید آموزش گزارش ساز نرم افزار سپیدار به نیروهایتان، دقت اسناد حسابداری را در شرکت و کسب‌وکار شما افزایش خواهد داد.
