تعریف اسناد مثبته (اسناد ثابت کننده)

اسناد مثبته (اسناد ثابت کننده):

در حسابداری مجموعه اسناد و مدارکی را که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی نماید اسناد مثبته نامیده می‌شوند مانند فیش آب و برق و گاز و تلفن فیش بانکی فاکتور خرید و فروش و… لازم به ذکراست اسناد مثبته حتماً نباید چاپی ودارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد متنوع وگاهاً دست نویس است. دلایل اهمیت اسناد مثبته این است که اولاً مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد مالی در اسناد و مدارک و دفاتر قانونی می‌باشند و ثانیاً به منظور پیگیری‌های بعدی لازم می‌باشند. اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن باشند. به عبارت دیگر اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند. این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری آن‌ها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت به کار می‌روند. اسناد مثبته درحسابداری از اهمیت خاصی برخوردارند به دلیل آنکه اولاً رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند، ثانیاً برای پیگیری و رسیدگی های بعدی و هم چنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند. نکته قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آن‌ها استناد نمایند. فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می‌شوند.