سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

شما به عنوان یک مدیر، علاقه مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمانتان بالا ببرید.

اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها و نامه ها می شود.

تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می دهد سازمان ها و شرکت های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند هایشان کرده اند، ارزش افزوده دریافت می کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی شود. سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی بخش های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می شوند.

در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می کنیم:

تعریف سیستم اتوماسیون اداری

تعاریف متعددی از سیستم های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

• سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو تر است که وظیفه جمع آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد. بخش هایی از این سیستم ها عموما شامل نرم افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
• در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می گیرند. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه های جاری سازمان ها کمک می کند.
• در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه ای از روش های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود تعریف شده است
• عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار ها و روش هایی که برای فعالیت های دفتری به کار برده می شود اطلاق می شود که امکان پردازش داده های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو تر امکانپذیر می سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت های سازمان از جمله مدیریت داده های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده های عددی، برنامه ریزی جلسات و مدیریت برنامه های کاری را نیز پوشش می دهند. از جمله بسته های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه های اداری به کار می رفت. امروزه سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها، نامه ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان هایی مانند سازمان های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش ها و ماژول های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم های اتوماسیون اداری تکامل یافته اند و طیف وسیعی از فعالیت های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می دهند و به همین دلیل شامل ماژول های متنوعی است که هر کدام بخش هایی از فرایند ها یا فعالیت های یک سازمان را در برمی گیرند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سیستم ها است. در این بخش عملیات های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه های دریافتی تا تهیه پیش نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه های ارسالی انجام می شود. در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم

نامه ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان ها در قالب فرم های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم ساز و موتور گردش فرم» شناخته می شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آن ها را در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می شوند.

مدیریت جلسات و سامانده

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن ها و نگهداری مستندات مربوط به آن ها از جمله مهم ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می دهد. یکی از بخش های سیستم های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن ها اختصاص می یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت ها و پروژه ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن ها وجود دارد. بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه های کامپیوتری، موجب شده است دولت ها و سازمان ها به منظور کاهش هزینه های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان ها و نوع دسترسی به آن ها تنوع یافته اند. برخی از آن ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می باشند. در سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت هایی از نرم افزار که اهمیت ویژه ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن ها می توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن ها را به روز نمایید.

بخش های دیگری نیز به تدریج به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده اند:

• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش ساز