کدینگ و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری

امروزه استفاده از کدینگ برای ساده ترین موارد هم بسیار رایج شده است، شاید گره خوردن زندگی ما با کدینگ، از مزایا و یا از نظر بعضی، از معایب همه گیر شدن سیستمهای کامپیوتری و نرم افزاری است. بدلیل مغز ریاضی سخت افزار های تولید شده تا کنون، کلیه این ابزار ها فهم و ارتباط بهتری از اعداد دارند تا حروف، پس برای نزدیک شدن به فهم کامپیوتر ها استفاده از کدینگ حسابداری ، کدینگ کالاها و سایر کدینگها بسیار فراگیر شد.

کدینگ نرم افزار حسابداری

در نرم افزارهای حسابداری جهت ثبت اسناد و گردش مالی حسابها، نیاز به تعریف حسابها بصورت سلسله مراتبی است. کدینگ حسابها نیز به تعریف سلسله مراتبی حسابها کمک می کند، همچنین استفاده از کدینگ حسابها در حسابداری، باعث می شود بتوانیم حسابها را بر اساس نظمی که مورد نظر ماست مرتب کنیم.

عموما کدینگ نرم افزار حسابداری به نحوی ایجاد می شود که در ابتدا حسابهای دائم که قابلیت نقد شوندگی بالاتری دارند قرار گیرند و کد کوچکتر به آنها تخصیص داده شود. پس از حسابهای دائم، حسابهای سود و زیانی و در نهایت حسابهای انتظامی کد دهی می شوند.

در سیستم حسابداری، حداقل دو سطح حساب وجود دارد. حساب کل و حساب معین. بر حسب نیاز سطوح دیگری نیز به کدینگ نرم افزار حسابداری افزوده می شود. مانند گروه حساب که بالاتر از کل قرار می گیرد و حساب تفصیلی که پایینتر از معین قرار می گیرد. حالا به توضیح هریک از این سرفصل ها می پردازیم.

حتما مقاله مراکز هزینه یعنی چه و نحوه استفاده آن در حقوق و دستمزد چیست؟ را مطالعه کنید.

گروه حساب

به گروه حساب عموما یک کد یک رقمی اختصاص داده می شود.گروه های حساب معمولا همه جا یکسان هستند و تفاوتهای جزئی در تعریف دارند. گروه حسابها از دارایی ها شروع می شود به حسابهای انتظامی ختم می شود. اگر ترتیب نقد شوندگی را در نظر بگیریم کدینگ با چنین تزتیبی خواهیم داشت: دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد ها، هزینه ها و حسابهای انتظامی.

این گروهها ممکن است بر اساس نیاز مشتری به داراییهای جاری، داراییهای ثابت، بدهی ها، بدهی های بلند مدت و … تقسیم شود.

حساب کل

حساب کل یکی از مهمترین قسمتهای کدینگ نرم افزار حسابداری است. با توجه به اینکه این سرفصل از حساب باید در دفاتر قانونی ثبت شود(دفتر کل) تعریف آن بسیار مهم است. تعریف کدینگ حساب کل باید به نحوی باشد که پاسخ گوی اداره دارایی باشد. تراز کل، دفتر کل و سایر گزارشاتی که در سطح کل از نرم افزار حسابداری استخراج می شود باید گویای وضعیت مالی یک مجموعه باشد. این گزارشات شامل درآمدهای مشمول مالیات، در آمد های معاف از مالیات، هزینه های عملیاتی، هزینه های غیر عملیاتی، داراییهای نقد و … هستند.

برای کدینگ کل معمولا دو یا سه رقم با احتساب کد گروه کافی بنظر می رسد.

حسابهای معین

حساب معین برای مشخص کردن جرئیات حساب کل استفاده می شود، بطور مثال موجودی نقد و بانک شامل جزئیات بانکها، صندوق و تنخواه گردان ها هستند.اهمیت حسابهای معین کمتر از حساب کل نیست، حساب معین در کنترل گردش حساب و تفکیک ریز موجودی حسابها و هزینه ها و در آمد ها نقش اساسی دارد و به تصمیم گیری های مدیریتی و پیگیری های مالی کمک خواهد کرد.

برای حساب معین معمولا بین ۴ تا ۶ رقم کد با احتساب کد حساب کل در نرم افزار حسابداری در نظرگرفته می شود.

حتما مقاله حساب تفصیلی شناور یا تفصیلی واحد چیست و چه کاربردی دارد؟ را مطالعه کنید.

حسابهای تفصیلی

جزئی ترین سطح حساب ها، حساب تفصیلی است.(پیشنهاد می کنم مقاله حساب تفصیلی شناور یا تفصیلی واحد چیست و چه کاربردی دارد؟ را مطالعه فرمایید).در هر بنگاه اقتصادی حساب تفصیلی کاملا بر اساس فعالیت آن مجموعه مشخص می شود، نام مشتریان، حسابهای بانکی و سایر سر فصل های شخصی هر مجموعه در این سطح قرار می گیرد.

همچنین روش برخورد با سطح تفصیل حسابها و تعداد سطوح تفصیل مورد استفاده در هر بنگاه اقتصادی می تواند متفاوت باشد، امروزه بسیاری از نرم افزار های مالی اجازه استفاده از تفصیلی شناور را فراهم کرده اند، این نوع حساب تفصیل، مستقل از معین تعریف می شود و برای هر حساب در کل نرم افزار حسابداری یک کد حساب اختصاص داده می شود. هنگام ثبت سند مشخص میشود که این حساب مربوط به کدام معین است.

این روش کد گذاری گزارشهای بسیار قوی و جامعی را در اختیار حسابدار قرار میدهد.

بر اساس نیاز هر بنگاه اقتصادی، در سطح پایینتر از حساب معین، ممکن است بیش از یک حساب تفصیلی استفاده شود. طور مثال در شرکتهای پیمانکاری بسیار پیش می آید که یک پروژه بین پیمانکاران خرد تقسیم می شود. در این صورت پروژه بعنوان یک سطح تفصیل و پیمانکار خرد نیز یک سطح تفصیل دیگر می باشد.

در نتیجه می توان گفت که کدینگ نرم افزار حسابداری ضرورتی است که استفاده از رایانه به ما تحمیل کرده است و این ضرورت دلچسب افزایش سرعت و سهولت دسترسی به اطلاعات پردازش شده مالی هر مجموعه را فراهم میکند.