ابزارهای دستیابی به کنترل های داخلی

 ابزارهای دستیابی به کنترل های داخلی

از آنجائیکه عملیات هر واحد تجاری متفاوت از واحدهای تجاری دیگر است،لذا استقرارکنترل های داخلی یکسان برای کلیه واحدهای تجاری مقدور نمی باشد.استقرار کنترل های خاص در هر سیستم به عواملی چون اندازه،نوع عملیات و هدف های سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است،بستگی دارد.

عواملی که برای یک سیستم کنترل داخلی رضایتبخش در هر سازمان ضروری است عبارتند از:

۱ ) محیط کنترلی

۲ )سیستم حسابداری

۳ ) روش های کنترلی

۱ ) محیط کنترلی

میط کنترلی از مجموعه عواملی که برای دستیابی به سیاستها واجرای روشهای شرکت طراحی می شود تشکیل یافته و منعکس کننده نگرش کلی مدیریت واحد تجاری ومالکان آن درباره استقرار سیستم کنترل داخلی و اهمیت آن برای واحد تجاری است.عوامل خارجی،مانند قوانین و مقررات لازم الاجراء بخشی از محیط کنترلی شرکت است .

عوامل داخلی عمدتاً عبارتند از :

ـ طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرای آن

ـ روشهای مدیریت نیروی انسانی

ـ طرح و ساختار سازمانی

ـ سیستم پیش بینی های مالی و بودجه

ـ کمیته حسابرسی

ـ حسابرسی داخلی

کار حسابرسان داخلی ، بررسی و ارزیابی سیستم کنترل های داخلی و کارآیی هر یک از بخشهای و دوایر واحد تجاری در انجام دادن امور و وظایف محوله می باشد.حسابرسان داخلی یافته های خود را از عدم کارآیی کنتر لهای داخلی همراه با پیشنهادهای اصلاحی به منظور بهبود عملکرد واحد تجاری و اعمال کنترل های داخلی به مدیریت ارشد ارائه می دهند . حسابرسان داخلی به طور کلی وظایف تعیین شده در طرح سازمانی به دوایر و واحدها را از بابت موثر انجام شدن ویا عدم انجام امور محوله ، بررسی می کنند

۲ ) سیستم حسابداری

سیستم حسابداری شامل روشها و سوابقی است که به منظور شناسایی،گردآوری،تجزیه و تحلیل،طبقه بندی،ثبت و گزارش معاملات یک واحد اقتصادی و پاسخگویی در قبال داراییها و بدهیهای آن ایجاد می شود .یک سیستم حسابداری کارا به گونه ای طراحی می شود که :

ـ کلیه معاملات معتبر را تعیین و ثبت کند.

ـ معاملات را به منظور طبقه بندی مناسب برای گزارشگری مالی به موقع و با جزییات کافی تعریف نماید.

ـ ارزش معاملات را به گونه ای اندازه گیری کند که ثبت ارزش پولی مناسب آن را در صورتهای مالی ،امکان پذیر سازد.

ـ دوره زمانی وقوع معاملات را تعیین کند تا بتوان معاملات را در دوره حسابداری مناسب ثبت نمود.

ـ معاملات و موارد افشای مربوط را به درستی در صورتهای مالی نشان دهد.

۳ ) روش های کنترلی

عبارتند از سیاستها و رویه هایی که مدیریت علاوه برمحیط کنترلی و سیستم حسابداری برقرار میکند تا به هدفهای خاص سازمانی دست یابد . روشهای کنترلی اهداف مختلفی دارد و در سطوح مختلف سازمانی و داده پردازی به کار می رود. همچنین می توان این روشها را در اجزای خاصی از محیط کنترلی و سیستم حسابداری تعبیه کرد.به طور کلی روشهایی که مربوط به موارد زیر است،به عنوان روشهای کنترلی طبقه بندی می شود :

ـ تقسیم وظایف به صورتی که هیچ کس نتواند در حین انجام وظایف عادی خود مرتکب اشتباه یا تخلف بشود وآن را پنهان سازد. گماشتن افراد مختلف برای مسئولیتهایی مانند تایید معاملات،ثبت معاملات و نگهداری و حفاظت از داراییها از جمله چنین روشهایی است.

ـ طراحی و به کارگیری مستندات و سوابق کافی به منظور حصول اطمینان از ثبت مناسب معاملات و رویدادها ،مانند استفاده از اسناد حمل پیش شماره گذاری شده ارسال کالا.

ـ ایجاد کنترلهای حفاظتی کافی در مورد امکان دستیابی به برنامه های رایانه ای و پرونده های اطلاعاتی ، و

ـ کنترلهای مستقل در مورد عملکرد و ارزیابی مناسب ثبت شده مانند کنترلهای دفتری،صورتهای تطبیق،مقایسه داراییها با حسابهای ثبت شده ،کنترل های اعمال شده به وسیله برنامه های رایانه ای ،بررسی گزارشهای مربوط به خلاصه جزییات مانده حسابها توسط مدیریت (مانند یک تراز آزمایشی از مانده های قبلی حسابهای دریافتنی)، وبررسی گزارشهای تهیه شده رایانه ای توسط کاربر.

▪ قابلیتهای کنترل داخلی

واحدهای اقتصادی به کمک کنترل داخلی می توانند به اهداف عملیاتی و سودآوری خود دست یابند و از اتلاف منابع اقتصادی جلوگیری کنند . به کمک کنترل داخلی از قابلیت اعتماد گزارشدهی مالی و رعایت دقیق قوانین و مقررات (که از آسیب دیدن شهرت و آوازه یک واحد اقتصادی و سایر پیامدها جلوگیری میکند)اطمینان حاصل می شود . در مجموع واحدهای اقتصادی،به کمک کنترل داخلی می توانند به مقاصد و خواسته های خود دست یابند ودر طول راه، از خطرات و رویدادهای غیر منتظره دوری کنند .

▪ محدودیتهای ذاتی کنترل داخلی

متاسفانه ، عدهّ ای از کنترل داخلی توقعات غیر واقع بینانه و خارق العاده دارند. آنها به دنبال مطلقها هستند ولی کنترل داخلی به دلیل محدودیت های ذاتی که دارد نمی تواند شواهدی قطعی مبنی بر دستیابی به هدفها را ، برای مدیریت فراهم کند . نمونه هایی از این محدودیتها عبارتند از:

۱) احتمال نارسا شدن یکی از روشهای کنترل داخلی به دلیل تغییرات ایجاد شده در شرایط و کاهش میزان رعایت آن .

۲) احتمال نادیده گرفتن کنترل های داخلی از طرف مدیران یا کارکنان

۳) اشتباهات بالقوه انسانی ناشی از بی دقتی ،حواس پرتی،خطای قضاوتی وتفسیر نادرست از دستورالعملها .

۴) اغلب کنترل های داخلی درباره معاملات و رویدادهای روزمره ونه غیر متعارف برقرار می شوند .

۵) مخارج استقرار هر یک از روشهای کنترل داخلی نباید بیشتر از منافع مورد انتظار آن روش باشد .

۶) دادن اطمینانی معقول و نه مطلق ، در خصوص تحقق اهداف واحد اقتصادی