استرداد چك

ثبت عمليات استرداد چك
در هر موسسه به دلائل مختلف ممكن است اسناد دريافتي و پرداختي خود را مسترد نمايد . براي اين منظور از عمليات استرداد به عنوان يك عمليات معمول در سازمان استفاده مي گردد و البته اين كار بر اساس مجوز مقام مسئول در سازمان انجام مي شود و بعد از اين عمل سند حسابداري معكوس سند دريافت و پرداخت اوليه صادر مي شود . در فرم استرداد چك ، علاوه بر عمليات استرداد چك دريافتني و پرداختني ، امكان تعويض چك دريافتني و پرداختني براي چك هاي مسترد شده گذاشته شده است ، تا بتوان در صورت تعويض ، اطلاعات چك جديد را وارد سيستم نمود .

1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “دريافت و پرداخت” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت دريافت و پرداخت
2. وارد قسمت دريافت و پرداخت شده و در قسمت عمليات روي گزينه “استرداد چك جديد” كليك كنيد . (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “استرداد چك جديد” در قسمت عمليات
3. در فرم استرداد چك ، “نوع” عمليات را كه شامل “استرداد چك دريافتني” و “استرداد چك پرداختني” مي باشد را با توجه به عملياتي را كه مي خواهيد انجام دهيد ، انتخاب نماييد (تصوير 3).
4. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري استرداد چك ، “شماره” فعال بوده و شماره اعلاميه را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري استرداد چك ، شماره غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به اعلاميه ذخيره شده ، شماره اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
5. “تاريخ” عمليات را وارد نماييد . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش مي دهد (تصوير 3).
6. “طرف مقابل” را از سلكتور آن انتخاب نماييد (تصوير 3).
7. “ارز” را از سلكتور آنانتخاب نماييد . سيستم به صورت پيش فرض “ارز” را با ارز پايه نمايش مي دهد (تصوير 3).
8. قسمت اقلام عمليات استرداد چك متشكل از دو صفحه شامل : چك و اسناد مرتبط مي باشد (تصوير 3).
9. سيستم به صورت پيش فرض اطلاعات قلم صفحه “چك” را نمايش مي دهد . با زدن كليد پايين فرم ، اطلاعات قلم چك را وارد نماييد (تصوير 3).

تصوير 3 : ورود اطلاعات هدر عمليات استرداد چك
10. در قسمت قلم ، شماره چك استردادي را از سلكتور “شماره” انتخاب نماييد . با انتخاب شماره چك ، ساير اطلاعات چك استردادي به صورت خودكار توسط سيستم نمايش داده مي شود (تصوير 4).
11. در بالاي فرم “استرداد چك” ، كليد ذخيره را كليك كنيد . در صورتي كه در تنظيمات سيستم دريافت و پرداخت ، گزينه “صدور خودكار سند حسابداري استرداد چك” فعال شده باشد ، به محض ثبت عمليات مربوطه ، سند حسابداري آن نيز صادر خواهد شد (تصوير 4).
12. در صورتي كه در تنظيمات سيستم دريافت و پرداخت ، گزينه “صدور خودكار سند حسابداري استرداد چك” فعال نشده باشد ، بعد از ذخيره عمليات مربوطه ، مي توانيد سند حسابداري آن را به سيستم حسابداري ارسال نماييد . براي اين كار در بالاي فرم “استرداد چك” ، كليد “صدور سند حسابداري” را كليك كنيد (تصوير 4).
13. براي مشاهده سند حسابداري صادر شده براي استرداد چك، در بالاي فرم يا ليست استرداد چك كليد “نمايش سند حسابداري” را بزنيد (تصوير 4).
14. براي حذف سند حسابداري صادر شده براي استرداد چك ، در بالاي فرم يا ليست استرداد چك كليد “حذف سند حسابداري” را بزنيد (تصوير 4).
15. شما مي توانيد همزمان با ثبت استرداد چك دريافتني يا پرداختني در سيستم ، چنانچه چك ديگري از طرف مقابل بابت همان موضوع دريافت نموده ايد و يا به طرف مقابل پرداخت نموده ايد ، اطلاعات چك دريافتني يا پرداختني جديد را هم در سيستم ثبت كنيد . براي ثبت “اعلاميه/رسيد تعويض چك” مرتبط با يك استرداد چك و يا مشاهده رسيد دريافت يا اعلاميه پرداخت ثبت شده جديد ، در ليست استرداد چك روي آن رسيد يا اعلاميه قرار بگيريد يا اينكه آن استرداد چك را باز كنيد . سپس در بالاي فرم كليد را بزنيد تا فرم رسيد دريافت يا اعلاميه پرداخت باز شود . در فرمي كه در اختيار شما قرار ميگيرد ، در صفحه اطلاعات اصلي ، اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد (تصوير 4).
16. براي حذف اعلاميه/رسيد تعويض چك ، در ليست استرداد چك روي آن رسيد قرار بگيريد يا اينكه آن استرداد چك دريافتني يا پرداختني را باز كنيد . سپس در بالاي فرم كليد را بزنيد . توجه داشته باشيد كه وقتي بر اساس يك استرداد چك دريافتني ، تعويض چك ثبت ميكنيد ، اگر بعدا استرداد چك دريافتني را حذف كنيد ، سيستم اجازه حذف استرداد چك دريافتني را نمي دهد . ابتدا بايستي رسيد دريافت/تعويض چك را حذف كرده و سپس استرداد چك دريافتني را حذف كنيد (تصوير 4).
17. در قسمت پايين فرم استرداد چك كليد”تاريخچه” تعبيه شده است . با استفاده از اين كليد ، امكان مشاهده تاريخچه چك مورد نظر وجود دارد (تصوير 4).

تصوير 4 : ورود اطلاعات قلم استرداد چك و ذخيره اطلاعات
18. با انتخاب گزينه تاريخچه ، فرمي در اختيار شما قرار مي گيرد و شما مي توانيد تاريخچه چك را مشاهده نماييد (تصوير 5).

تصوير 5 : تاريخچه چك
19. در فرم استرداد چك در صفحه اسناد مرتبط ، مي توانيد مشخصات سند حسابداري صادر شده براي عمليات مربوطه را مشاهده كنيد . همچنين اگر براي استرداد چك ، اعلاميه/ رسيد تعويض چك ثبت نموده ايد در صفحه اسناد مرتبط ، مي توانيد مشخصات تعويض چك براي استرداد چك را مشاهده كنيد (تصوير 6).

تصوير 6 : صفحه اسناد مرتبط
20. براي مشاهده ليست استرداد چك ، وارد قسمت دريافت وپرداخت شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “استرداد چك” كليك كنيد (تصوير 7).

تصوير 7 : فهرست عمليات استرداد چك