در طی مراحل اولیه ی رشد شرکت، منابعی مثل زمان و پول در موفقیت یا شکست یک شرکت کوچک یا متوسط سهیم است. شرکت های تازه کار و نوپا معمولاً توانایی تامین خدمات حسابداری یا ساماندهی در محل شرکت را ندارند. اگرچه به شدت لزوم حضور حداقل یک حسابدار را احساس می کنند.
نقش ها و مسئولیت های یک تیم حسابداری
با کمک کارمندان حسابداری، می توانید از پس کارکردهای روزانه، تطبیق مالیات، تنظیم لیست های پرداخت بربیایید. بیشتر صاحبان شرکت های کوچک متوجه میزان خدمات و ساختار بخش حسابداری نیستند. برای اطلاع کامل از خدمات جامع واحد حسابداری، باید فرق بین نقش ها و مسئولیت های افراد حسابداری را بدانید.
دفتردار
مسئولیت های یک دفتردار شامل ساختارهای تراکنشی ای مثل پرداخت قبض ها، صورت حساب ها، ورود اطلاعات و پیگیری لیست های پرداخت، درآمد و هزینه ها است. دفترداران منبع ثبت کل اطلاعات مالی هستند. برای اطلاع از گزارشات دقیق و به موقع، لازم است که دفترداران با دقت و حساسیت بالا کار کنند. آنها همچنین باید کاملاً متوجه سیستم ثبت شرکت باشند و چگونگی مرتب سازی تراکنش ها را بدانند. در بحث نرم افزارهای حسابداری، یک دفتردار باید بر تمامی سیستم های مورد استفاده شرکت، مسلط باشد.
حسابدار
حسابداران گاهی، کارهای دفترداران را انجام می دهند؛ اما آنها تحصیلات یا مدارک مرتبط در حوزه مالی دارند؛ معمولاً باتجربه تر هستند و نسبت به دفترداران مهارت بیشتری دارند. حسابداران، ساختارهای حسابداری را انجام و لیست های پرداخت را تطبیق می دهند؛ پرداختی های حساب را مرور می کنند و حساب ها را متعادل می سازند تا مطمئن شوند که گزارشات درآمد و برگه های تعادل دقیق هستند.
حسابداران، سطح متوسطی در مجموعه ی حسابداری و دفترداری دارند و مسئولیت اعمال سیاست های حسابداری و فرایندش را بر عهده می گیرند. علاوه برآن، آگاهی و تسلط از سیستم های حسابداری و مالی از ویژگی های بارز یک حسابدار خبره است.
بازرس ها
مسئولیت وارسی مراحل مالی و به موقع بودن گزارشات و مدیریت ساختارهای حسابداری شرکت به عهده بازرس است. بازرس ها، برنامه ی زمانی آخر ماه دارند و جمع آوری گزارشات بخش حسابداری، در زمان مناسب و تحویل به فرد مناسب را برعهده دارند. بازرسان معمولاً باید از پیشبرد سیاست های مجموعه اطمینان حاصل کنند و اصول GAAP را به اجرا درآورده و استانداردهای FASB را رعایت کنند.
مدیر ارشد مالی CFO
مسئولیت های مدیران ارشد مالی، متمرکز بر آینده ی شرکت و تصمیماتی است که شرکت می گیرد تا به اهدافش برسد. اگر لازم باشد یک مدیر ارشد مالی، گاهی باید وظایف یک بازرس را انجام دهد.
در راس مجموعه ی حسابداری، مدیر ارشد مالی، گزارشات و داده های حسابداران را تحلیل می کند تا چالش های مالی پیش رو را پیش بینی و پیش گیری کند و استراتژی های مناسبی را برای کمک به رشد شرکت، کاهش هزینه ها و افزایش سودبری بکار بندد.
شش منفعت استفاده از خدمات حسابداری برای شرکت های کوچک
۱- گرفتن تصمیمات هوشمندانه:
تراکنش ها و اطلاعات دقیقی که در یک زمان، تحویل داده می شوند؛ به صاحبان شرکت اجازه ی برنامه ریزی و تصمیم گیری بهتر را می دهد.
۲- سیستم بهینه:
یک مجموعه حسابداری جامع، تکنولوژی شرکت را در کل بهینه می سازد؛ تا از ورود اطلاعات بیهوده و ملال آور جلوگیری کرده؛ گزارشات را به جریان بیاندازد و هزینه های شغل را برای جمع آوری اطلاعات کارآمد گزارش کند.
۳- نقدینگی را بالا ببرید:
یک مجموعه ی حسابداری با خدمات جامع باعث افزایش نقدینگی می شود و درنتیجه صاحبان شرکت می توانند کسری نقدینگی را پیش بینی کرده و برایش آماده شوند.
۴- ریسک پذیری را پایین بیاورید:
با تفکیک وظایف و استفاده از کارشناسان خبره در شرکت، می توانید ریسک مسائل مالی داخلی و تطبیق و تنظیم مالیات را کاهش دهید.
۵- بالا بردن سوددهی
با داشتن داده های معنی دار و قابل اجرا، صاحبان شرکت ها می توانند سوددهی را بالا ببرند؛ هزینه ها را پایین بیاورند؛ قیمت ها را بهینه سازی کنند و از میزان سود افزایش یافته، لذت ببرند.
۶- استراتژی رشد
با پیگیری و اندازه گیری کلیدهای درست عملکردی که در مجموعه ی حسابداری جامع شناخته شده اند، صاحبان کار می توانند اهداف قابل دسترسی ای در نظر بگیرند و پیشرفت شرکت را به سمت آنها شاهد باشند.
فاصله ی بین یک شرکت کوچک و بخش پشتیبانی
شرکت های کوچک برای درک کامل توانایی های بخش پشتیبانی لازم است که از خدمات بخش حسابداری مطلع باشند و از یک یا دو کارمند دفتردار، حسابدار، بازرس یا مدیر ارشد مالی استفاده کنند. بخش پشتیبانی شرکت های کوچک، همچنین نیازمند یک تکنولوژی بهینه شده هستند تا روند حسابداری و استراتژی های مالی را بررسی کنند.
مشکل؟
اکثر شرکت های کوچک توانایی به کارگیری کارمندان زیادی که تجربه و شرایط کافی را داشته باشند؛ ندارند. زیرا هزینه های استخدام و آموزش، بالا است. تامین فضای دفتری و مدیریت از عهده ی شرکت ها خارج بوده و نمی توان کارمندان ماهری را در مجموعه ی حسابداری استخدام نمود. آنها همچنین نمی توانند ریسک ساخت یک مجموعه جامع را آسان بپندارند.
ساختارهای مالی و دفتری شرکت های کوچک نبز نیازمند حضور حسابداران تمام وقت نیستند. در نتیجه لازم نمی دانند که مجموعه ی کاملی از خدمات حسابداری را فراهم آورند و افراد را استخدام کنند. وقتی که می خواهید یک مجموعه ی حسابداری حاضر در محل را بکار بگیرید، مقدار حقوق هایشان چیزی حدود ۳ تا ۴ میلیون می شود. چنین مجموعه ی کاملی قطعاً درآمدزا خواهند بود و در شرکت های کوچک باید ابتدا برای جمع آوری سهام تلاش کرد تا بتوان روی آن به جهت سوددهی سرمایه گذاری نمود.
کسری بودجه در یک مجموعه حسابداری مانند داشتن کسری در استفاده از زمان است. شما تا جای ممکن از مجموعه سود خواهید برد و لازم نیست که نگران هزینه های کلی و ریسک سرمایه گذاری تان باشید. با انتخاب یک حسابدار همراه، می توانید به یک تیم دسترسی پیدا کنید و سیستم شرکت و روند کاری اش را بهبود ببخشید؛ در هزینه ها صرفه جویی کرده و سوددهی را بالا ببرید. شما می توانید از نیروهای انسانی، استفاده بهتری کرده و به کارشناسان مالی دسترسی داشته باشید تا به شما در مدیریت و استفاده از گزارشات مالی کمک کنند و برنامه های متفکرانه ای برای رشد شرکت داشته باشند.
یک شرکت کوچک یا متوسط با داشتن یک مجموعه ی کامل حسابداری می تواند خود را از رقیبان جلو بیاندازد و قیمت ، محصولات و خدمات بهتری ارائه دهد. فروش قطعی، ارائه استراتژی های بازاریابی و روند استخدام بهینه از دیگر مزایای حضور یک تیم حسابداری است.