برای تمامی مدیران، کنترل حساب های دریافتی از جمله موضوعاتی است که از اهمیت بالایی برخوردار است. در نگاه اول مدیریت و محاسبه حساب های دریافتی ساده به نظر می رسد؛ اما از جمله کارهایی است که باید با دقت و تمرکز بالایی انجام گیرد. برای مدیریت حساب های دریافتی سه نکته زیر حائز اهمیت است:
۱- شرایط پرداخت و ملزومات آن را به مشتریان جدید اطلاع دهید.
۲- صورت حساب مشتریان را فوراً برایشان صادر کنید.
۳- وقتی که حساب ها بدهی دارند؛ نسبت به محاسبه و پرداخت آن اقدام نمایید.
مدیریت حساب های دریافتی نیازمند طی کردن مراحلی است. با کمک مشتریانی که در پرداخت به موقع قسط هایشان خوش قول هستند؛ می توان حساب های دریافتی را مثل آب خوردن مدیریت کرد. اگر مشتریان برای مثال روش های پرداخت متفاوتی را انتخاب کنند؛ در روزهای مختلفی بدهی شان را پرداخت کنند و یا گاهی زود و گاهی دیر نسبت به پرداخت اقدام کنند؛ تمام این موارد می تواند کار را برای بررسی صورت حساب ها و دریافتی ها سخت کند و نظم و ساماندهی را در تمامی فعالیت های شرکت، دشوار کند. عدم مدیریت حساب های دریافتی می تواند باعث ورشکستگی تجارت شما شود. وقتی مشتریان پول شما را دیر پرداخت کنند یا اصلاً پرداخت نکنند؛ احتمال اینکه جریان نقدینگی شرکتتان با مشکل مواجه شود، بسیار ممکن می شود. گاهی اوقات، بیش از پول موجود در حساب تان خرج می کنید و بدین ترتیب توانایی پرداخت صورت حساب ها را نخواهید داشت.
اکثر کارشناسان معتقدند که حدود ۹۰ درصد از شرکت ها به دلیل مشکلات نقدینگی بسته می شوند. سهل انگاری بیش از حد یا مدیریت اشتباه حساب های دریافتی اغلب منجر به کسری نقدینگی مخرب می شود.
اعمال یک سیستم مالی مناسب برای مدیریت حساب های دریافتی یکی از عوامل موثر برای بهبود عملکرد شرکت است و از کسری نقدینگی دردسرساز جلوگیری می کند.
۱۰ راه موثر برای مدیریت حساب های دریافتی
بعضی از این راه حل ها ممکن است روش های معمولی ای برای مدیریت حساب های دریافتی به حساب آیند؛ ما از این متعجب هستیم که چطور برخی شرکت ها از این راهنمایی های مهم پیروی نمی کنند. پس این ۱۰ روش را با ما مرور کنید:
۱- فقط روی اعتبار یک نفر حساب نکنید.
قبل از توافق بر سر انجام کاری با یک مشتری بر حسب اعتبارش یا اعتقادات خوب درباره ی او تصمیم گیری نکنید. یک چک اعتباری از او بخواهید و تقاضای گرفتن استعلام کنید. اکثر مشتری های حقوقی حساب های اعتباری دیگری هم دارند و از به اشتراک گذاری این حساب ها به عنوان پشتیبان، استقبال می کنند.
۲- از یک نفر به صورت شخصی ضمانت بگیرید.
وقتی که با یک شرکت حقوقی کار می کنید از آنها تقاضا کنید تا شخصی اعتبارشان را ضمانت کند و از کسی بخواهید که پرداختی ها را به عهده بگیرد. این کار، صاحب شرکت یا کسی که ضمانت نامه را امضا می کند؛ برای پرداخت بدهی مسئول می کند تا صورت حساب شما به موقع پرداخت شود.
۳- اولین کار در تجارت، نوشتن قرارداد پرداخت است.
قبل از ایجاد رابطه ی کاری با یک مشتری جدید، تمام قوانین پرداختی را به صورت مکتوب توضیح دهید. به مشتریان اجازه دهید بدانند که موعد صورت حسابشان کی خواهد بود و چقدر زمان برای پرداختش دارند قبل از اینکه برایشان دیرکرد حساب شود و یا زیان عدم پرداخت در نظر گرفته شود.
۴- صورت حساب ها را به موقع بفرستید.
به طرز عجیبی کلید داشتن نقدینگی مثبت بی اهمیت در نظر گرفته شده است و اگر شما صورتحساب مشتریتان را به موقع نفرستید پس نباید انتظار پرداخت به موقع از آن ها داشته باشید. صورتحساب هر مشتری را تهیه کنید؛ مدارک را فوراً بفرستید و از نرم افزار حسابداری دریافت و پرداخت کمک بگیرید تا روند درست را به جریان بیاندازید.
۵- روش های پرداخت آسان را پیشنهاد دهید.
مشتریان معمولاً وقتی که روش های پرداختی راحتی دارند دو برابر سریع تر بدهی شان را پرداخت می کنند. ارائه ی راه حل های پرداخت با موبایل و پذیرش پرداخت از طریق روش های بانکی، سپرده های الکترونیک و کارت های اعتباری به این معنی است که نباید صبر کنید تا مشتری برایتان چک بیاورد.
۶- پرداختی ها را به محض واریز بررسی کنید.
از حساب های دریافتی تان گزارش روزانه تهیه کنید تا مطمئن شوید که پرداختی ها به حسابتان آمده است. به محض اینکه مشتری دیرکرد داشت طبق برنامه تان اقدام کنید.
۷- برای دیرکردها برنامه داشته باشید.
برای برخورد با دیرکرد مشتریان برنامه و تدبیری بیاندیشید تا بتوانید آنها را کنترل کنید.
این سوالات را بعد از چند روز دیرکرد مشتریان، از خودتان بپرسید:
- جریمه ی دیرکرد را کِی دریافت کنید؟
- برای یادآوری پرداخت، چه زمان باید ایمیل ارسال کنید؟
- با مشتری چه زمانی باید تماس بگیرید؟
- گزارش دیرکرد حساب یا فاکتور را چه زمانی باید بفرستید؟
- چه کسی را برای جمع آوری بدهی به مشتریان معرفی می کنید؟
۸- در مواجه با قوانین ثابت قدم باشید
نرم افزار حسابداری مدیریت حساب های دریافتی و دیرکردها را به هیچ عنوان کنار نگذارید و در مورد قوانین تان محکم باشید. هیچگاه دیرکرد حساب ها را برحسب مورد مدیریت نکنید. تمامی مراحل را برای مشتریانتان طی کنید (اخطار دیرکرد بفرستید، جریمه ی دیرکرد در نظر بگیرید و تماس تلفنی برقرار کنید) و با تمام مشتریان بدهکار نیز یکسال برخورد کنید. می دانیم که این کار در مدیریت حساب های دریافتی ساده نیست اما باعث بهبود جریان نقدینگی و تابعیت از قوانین شرکت می کند.
۹- تلفن را بردارید.
وقتی پرداخت بدهی مشتری به تعویق می افتد؛ به ارسال یک ایمیل یا پیامک کفایت نکنید؛ تماس گرفتن، کارآمدترین روش است. از زمان حداکثر بهره را ببرید و با مشتری تماس بگیرید تا به او یادآور شوید که موعد پرداخت بدهی اش فرا رسیده و آیا از خدمات و محصول دریافتی راضی است یا خیر. روش های پرداختی را بار دیگر به او بگویید و زمان دقیق پرداختی را از هر مشتری سوال کنید. مکالمه تان را می توانید ضبط کنید و اگر بدهی پرداخت نشد دوباره تماس بگیرید.
۱۰- بدانید که کی باید یک مشتری را ترک کنید.
اگر مشتری ای دارید که عادت به پرداخت دیر از موعد حساب ها دارد؛ باید در مورد آن مشتری، تصمیمات لازم را اتخاذ کنید. ممکن است این مشتری برای شما هزینه بر باشد. ریسکش را در نظر بگیرید که ممکن است در آینده یک یا چند مشتری به پرداخت بدهی بی توجهی کنند و پرداخت با تاخیر هر مشتری، برای شما چه عواقبی به بار خواهد آورد.
دو فاکتور ریسک پذیری نقدینگی و منافع رابطه تان با مشتری را در نظر بگیرید.
اگر نمی خواهید به راحتی با مشتری قطع رابطه کنید از اعتبارش کم کنید و از او بخواهید قبل از موعدش تسویه کند. آیا ابزار مدیریت حساب های دریافتی برای این کار موجود است؟ آیا در مورد سیستم دریافت و پرداخت نرم افزار سپیدار اطلاعات کاملی دارید؟
سیستم دریافت و پرداخت نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم
وجه نقد مهم ترین دارایی هر شرکتی است. برای مدیریت بهتر وجه نقد شرکتتان، سیستم دریافت و پرداخت سپیدار، امکانات را در اختیار شما قرار می دهد. جهت بهره مندی از دمو رایگان سیستم سپیدار با شماره 88449244 و 88444792 یا از طریق فرم دمو اطلاعات را تکمیل نمائید.
