فاكتور خريد

ثبت عمليات فاكتور خريد
فاكتور خريد ، سندي است كه طي آن خريد انجام شده در سيستم “تامين كنندگان و انبار” ثبت مي شود . صدور فاكتور خريد اجباري نيست و بدون ثبت فاكتور خريد مي توان رسيد انبار را ثبت نمود و ريال خريد بدون فاكتور خريد هم طي مي شود ولي بايد علاوه بر اطلاعات تعدادي ، اطلاعات مبلغي را هم در رسيد انبار وارد نمود .

1. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “تامين كنندگان و انبار” كليك كنيد (تصوير1).

تصوير 1 : كليك بر روي قسمت تامين كنندگان و انبار
2. وارد قسمت تامين كنندگان و انبار شده و در قسمت عمليات روي گزينه “فاكتور خريد جديد” كليك كنيد (تصوير2).

تصوير 2 : كليك بر روي گزينه “فاكتور خريد جديد” در قسمت عمليات
3. در فرم فاكتور خريد “تامين كننده” خريد را از سلكتور آن انتخاب نماييد (تصوير3).
4. “شماره فاكتور” را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه گزينه “شماره فاكتور” ، شماره فاكتور خريد دريافت شده از تامين كننده است و براي اطلاع نگهداري ميشود (تصوير3).
5. “تاريخ” فاكتور خريد را وارد نماييد . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش مي دهد (تصوير 3).
6. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري فاكتور خريد، “شماره” فعال بوده و شماره فاكتور را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري فاكتور خريد ، شماره غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به فاكتور خريد ذخيره شده ، شماره اختصاص خواهد داد (تصوير 3).
7. گزينه “ارز” بصورت پيش فرض عنوان ارز پايه را نمايش مي دهد . در صورتي كه خريد با ارزي به غير از ارز پايه انجام شده است ، ارز نمايش داده شده را تغيير دهيد (تصوير 3).
8. در صورت انتخاب هر ارزي به جز ارز پايه ، گزينه “نرخ ارز” فعال مي شود . مي توانيد نرخ ارز را تايپ كنيد يا اينكه با زدن كليد “آخرين نرخ” ، آخرين نرخ درج شده براي ارز انتخاب شده در سيستم براي آن روز را از قسمت نرخ ارز فراخواني كنيد (تصوير 3).
9. براي اضافه كردن قلم به فاكتور خريد ، كليد يا Ctrl+Insert را بزنيد . همچنين براي حذف يك قلم مي توانيد از كليد يا Ctrl+Delete استفاده كنيد (تصوير 3).
10. در قسمت قلم فاكتور خريد _ بخش اطلاعات كالا ، “كد كالا” را از سلكتور آن انتخاب نماييد . توجه داشته باشيد با انتخاب كد كالا ، سيستم عنوان و عنوان (2) را نمايش خواهد داد (تصوير 3).

تصوير 3 : ورود اطلاعات فاكتور خريد
11. در قسمت قلم فاكتور خريد _ بخش مقدار ، “مقدار اصلي” كالاي انتخاب شده را وارد نماييد (تصوير 4).
12. اگر كالاي انتخاب شده واحد فرعي با نسبت ثابت داشته باشد با ورود يكي از گزينه هاي “مقدار اصلي” يا “مقدار فرعي” ، ديگري بر اساس نسبت وارد شده براي آن كالا بصورت اتوماتيك محاسبه مي شود و با تغيير يكي ، ديگري هم تغيير مي كند بگونه اي كه همواره نسبت تعيين شده بين اين دو عدد بر قرار باشد . حال اگر كالاي انتخاب شده واحد فرعي با نسبت متغير داشته باشد با ورود يكي از گزينه هاي “مقدار اصلي” يا “مقدار فرعي” ، ديگري بر اساس نسبت وارد شده براي آن كالا بصورت اتوماتيك محاسبه مي شود ولي پس از آن با تغيير يكي ، ديگري تغيير نمي كند بگونه اي كه لزوما نسبت تعيين شده بين اين دو عدد بر قرار نخواهد بود (تصوير 4).
13. در گزينه “باقيمانده” در هر قلم ، تعدادي از آن قلم كه هنوز رسيد انبار براي آن صادر نشده است به واحد اصلي كالا نمايش داده مي شود (تصوير 4).
14. در قسمت قلم فاكتور خريد _ بخش مبالغ ، اطلاعات گزينه “في” يا “كل” را بر اساس ارز انتخاب شده در بالاي فرم وارد نماييد (تصوير 4).
15. در قسمت قلم فاكتور خريد ، در گزينه “توضيحات” مي توانيد توضيحات مربوط به اقلام كالا را وارد نماييد (تصوير 3).
16. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، در گزينه “توضيحات(2)” مي توانيد توضيحات مربوط به اقلام كالا را به زبان دوم وارد نماييد (تصوير 4).
17. اطلاعات “تخفيف” دريافت شده و “ماليات” و “عوارض” پرداخت شده براي هر قلم را با توجه به ارز انتخاب شده ، در نوار پايين وارد نماييد (تصوير 4).
18. با انتخاب و قرار گرفتن روي هر قلم ، موجودي آن كالا به واحدهاي مختلف سنجش آن كالا در كل شركت در جدول پايين فرم در سمت راست نمايش داده مي شود (تصوير 4).
19. در قسمت پايين و سمت چپ فرم ، سر جمع اطلاعات مبلغي وارد شده براي همه اقلام فاكتور خريد با توجه به ارز انتخاب شده نمايش داده مي شود (تصوير 4).

تصوير 4 : ورود اطلاعات فاكتور خريد و نمايش اطلاعات وارد شده
20. پس از ورود اطلاعات فاكتور خريد ، كليد ذخيره بالاي فرم را كليك نماييد (تصوير 5).
21. شما مي توانيد همزمان با ثبت فاكتور خريد در سيستم ، چنانچه پرداختي بصورت چك يا نقدي بابت آن انجام داده ايد ، اطلاعات پرداخت را هم در سيستم ثبت كنيد تا در حسابداري در حساب تامين كننده منظور شود .براي ثبت اعلاميه پرداخت مرتبط با يك فاكتور خريد و يا مشاهده اعلاميه پرداخت ثبت شده براي يك فاكتور خريد ، در ليست فاكتورهاي خريد روي آن فاكتور قرار بگيريد يا اينكه آن فاكتور خريد را باز كنيد . سپس در بالاي فرم كليد “ثبت اعلاميه پرداخت” را بزنيد تا پنجره اعلاميه پرداخت باز شود . در پنجره‌اي كه در اختيار شما قرار مي گيرد ، در صفحه اطلاعات اصلي ، اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد (تصوير 5).
22. براي حذف اعلاميه پرداخت ثبت شده براي يك فاكتور خريد ، در ليست فاكتورهاي خريد روي آن فاكتور قرار بگيريد يا اينكه آن فاكتور خريد را باز كنيد . سپس در بالاي فرم كليد “حذف اعلاميه پرداخت” را بزنيد (تصوير 5).
23. بعد از ثبت اطلاعات فاكتور خريد در صورتي كه رسيد انباري بر مبناي فاكتور خريد ثبت شده باشد ، رنگ ركورد قلم مورد استفاده در فاكتور خريد ، تغيير مي نمايد . به همين منظور در قسمت پايين فرم ، گزينه “راهنماي رنگ” تعبيه شده است (تصوير 5).

تصوير 5 : ذخيره اطلاعات فاكتور خريد و امكانات موجود در آن
24. براي مشاهده ليست فاكتور هاي خريد ، وارد قسمت تامين كنندگان و انبار شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “فاكتور خريد” كليك كنيد (تصوير 6).

تصوير 6 : فهرست فاكتور هاي خريد