فاكتور خرید

ثبت عملیات فاكتور خرید
فاكتور خرید ، سندی است كه طی آن خرید انجام شده در سیستم “تامین كنندگان و انبار” ثبت می شود . صدور فاكتور خرید اجباری نیست و بدون ثبت فاكتور خرید می توان رسید انبار را ثبت نمود و ریال خرید بدون فاكتور خرید هم طی می شود ولی باید علاوه بر اطلاعات تعدادی ، اطلاعات مبلغی را هم در رسید انبار وارد نمود .

۱. پس از ورود به سیستم در منوی عمودی ، بر روی قسمت “تامین كنندگان و انبار” كلیك كنید (تصویر۱).

تصویر ۱ : كلیك بر روی قسمت تامین كنندگان و انبار
۲. وارد قسمت تامین كنندگان و انبار شده و در قسمت عملیات روی گزینه “فاكتور خرید جدید” كلیك كنید (تصویر۲).

تصویر ۲ : كلیك بر روی گزینه “فاكتور خرید جدید” در قسمت عملیات
۳. در فرم فاكتور خرید “تامین كننده” خرید را از سلكتور آن انتخاب نمایید (تصویر۳).
۴. “شماره فاكتور” را وارد نمایید . توجه داشته باشید كه گزینه “شماره فاكتور” ، شماره فاكتور خرید دریافت شده از تامین كننده است و برای اطلاع نگهداری میشود (تصویر۳).
۵. “تاریخ” فاكتور خرید را وارد نمایید . سیستم به صورت پیش فرض “تاریخ” را با تاریخ روز نمایش می دهد (تصویر ۳).
۶. در صورت دستی بودن روش شماره گذاری فاكتور خرید، “شماره” فعال بوده و شماره فاكتور را وارد نمایید . توجه داشته باشید كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاری فاكتور خرید ، شماره غیر فعال خواهد بود و سیستم به صورت اتوماتیك به فاكتور خرید ذخیره شده ، شماره اختصاص خواهد داد (تصویر ۳).
۷. گزینه “ارز” بصورت پیش فرض عنوان ارز پایه را نمایش می دهد . در صورتی كه خرید با ارزی به غیر از ارز پایه انجام شده است ، ارز نمایش داده شده را تغییر دهید (تصویر ۳).
۸. در صورت انتخاب هر ارزی به جز ارز پایه ، گزینه “نرخ ارز” فعال می شود . می توانید نرخ ارز را تایپ كنید یا اینكه با زدن كلید “آخرین نرخ” ، آخرین نرخ درج شده برای ارز انتخاب شده در سیستم برای آن روز را از قسمت نرخ ارز فراخوانی كنید (تصویر ۳).
۹. برای اضافه كردن قلم به فاكتور خرید ، كلید یا Ctrl+Insert را بزنید . همچنین برای حذف یك قلم می توانید از كلید یا Ctrl+Delete استفاده كنید (تصویر ۳).
۱۰. در قسمت قلم فاكتور خرید _ بخش اطلاعات كالا ، “كد كالا” را از سلكتور آن انتخاب نمایید . توجه داشته باشید با انتخاب كد كالا ، سیستم عنوان و عنوان (۲) را نمایش خواهد داد (تصویر ۳).

تصویر ۳ : ورود اطلاعات فاكتور خرید
۱۱. در قسمت قلم فاكتور خرید _ بخش مقدار ، “مقدار اصلی” كالای انتخاب شده را وارد نمایید (تصویر ۴).
۱۲. اگر كالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت ثابت داشته باشد با ورود یكی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن كالا بصورت اتوماتیك محاسبه می شود و با تغییر یكی ، دیگری هم تغییر می كند بگونه ای كه همواره نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار باشد . حال اگر كالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت متغیر داشته باشد با ورود یكی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن كالا بصورت اتوماتیك محاسبه می شود ولی پس از آن با تغییر یكی ، دیگری تغییر نمی كند بگونه ای كه لزوما نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار نخواهد بود (تصویر ۴).
۱۳. در گزینه “باقیمانده” در هر قلم ، تعدادی از آن قلم كه هنوز رسید انبار برای آن صادر نشده است به واحد اصلی كالا نمایش داده می شود (تصویر ۴).
۱۴. در قسمت قلم فاكتور خرید _ بخش مبالغ ، اطلاعات گزینه “فی” یا “كل” را بر اساس ارز انتخاب شده در بالای فرم وارد نمایید (تصویر ۴).
۱۵. در قسمت قلم فاكتور خرید ، در گزینه “توضیحات” می توانید توضیحات مربوط به اقلام كالا را وارد نمایید (تصویر ۳).
۱۶. در صورتی كه از امكانات زبان دوم در سیستم استفاده می كنید ، در گزینه “توضیحات(۲)” می توانید توضیحات مربوط به اقلام كالا را به زبان دوم وارد نمایید (تصویر ۴).
۱۷. اطلاعات “تخفیف” دریافت شده و “مالیات” و “عوارض” پرداخت شده برای هر قلم را با توجه به ارز انتخاب شده ، در نوار پایین وارد نمایید (تصویر ۴).
۱۸. با انتخاب و قرار گرفتن روی هر قلم ، موجودی آن كالا به واحدهای مختلف سنجش آن كالا در كل شركت در جدول پایین فرم در سمت راست نمایش داده می شود (تصویر ۴).
۱۹. در قسمت پایین و سمت چپ فرم ، سر جمع اطلاعات مبلغی وارد شده برای همه اقلام فاكتور خرید با توجه به ارز انتخاب شده نمایش داده می شود (تصویر ۴).

تصویر ۴ : ورود اطلاعات فاكتور خرید و نمایش اطلاعات وارد شده
۲۰. پس از ورود اطلاعات فاكتور خرید ، كلید ذخیره بالای فرم را كلیك نمایید (تصویر ۵).
۲۱. شما می توانید همزمان با ثبت فاكتور خرید در سیستم ، چنانچه پرداختی بصورت چك یا نقدی بابت آن انجام داده اید ، اطلاعات پرداخت را هم در سیستم ثبت كنید تا در حسابداری در حساب تامین كننده منظور شود .برای ثبت اعلامیه پرداخت مرتبط با یك فاكتور خرید و یا مشاهده اعلامیه پرداخت ثبت شده برای یك فاكتور خرید ، در لیست فاكتورهای خرید روی آن فاكتور قرار بگیرید یا اینكه آن فاكتور خرید را باز كنید . سپس در بالای فرم كلید “ثبت اعلامیه پرداخت” را بزنید تا پنجره اعلامیه پرداخت باز شود . در پنجره ای كه در اختیار شما قرار می گیرد ، در صفحه اطلاعات اصلی ، اطلاعات مورد نیاز را وارد كنید (تصویر ۵).
۲۲. برای حذف اعلامیه پرداخت ثبت شده برای یك فاكتور خرید ، در لیست فاكتورهای خرید روی آن فاكتور قرار بگیرید یا اینكه آن فاكتور خرید را باز كنید . سپس در بالای فرم كلید “حذف اعلامیه پرداخت” را بزنید (تصویر ۵).
۲۳. بعد از ثبت اطلاعات فاكتور خرید در صورتی كه رسید انباری بر مبنای فاكتور خرید ثبت شده باشد ، رنگ ركورد قلم مورد استفاده در فاكتور خرید ، تغییر می نماید . به همین منظور در قسمت پایین فرم ، گزینه “راهنمای رنگ” تعبیه شده است (تصویر ۵).

تصویر ۵ : ذخیره اطلاعات فاكتور خرید و امكانات موجود در آن
۲۴. برای مشاهده لیست فاكتور های خرید ، وارد قسمت تامین كنندگان و انبار شده و در قسمت فهرست ، روی گزینه “فاكتور خرید” كلیك كنید (تصویر ۶).

تصویر ۶ : فهرست فاكتور های خرید