نقش روابط عمومی در شرکت
نقش روابط عمومی در شرکت چیست؟
روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و کوشش های حساب شده ای است که هر سازمان برای برقراری ارتباطاتِ مؤثر و هدفمند با گروه هایی که با آن در ارتباطند انجام می دهد.
روابط عمومی، روبه رو شدنِ یک سازمان یا مؤسسه با مخاطبانش، از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری است که به منافعِ مشترک آنها مربوط است. سخنرانی در کنفرانس ها، همکاری با رسانه ها، اشتغال به امورِ اجتماعی از طریق رسانه ها و ارتباط با کارکنان، در زُمره وظایف این حرفه است. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیلِ امورِ مربوط به سازمان و مؤسسه ی خود، به رفع و رجوع مسائل بپردازند.
یکی از بزرگترین تفاوت های روابط عمومی و تبلیغات در برنامه ریزی است؛ به طوری که روابط عمومی برای بلندمدت برنامه ریزی می کند اما تبلیغات، در کوتاه ترین زمانِ ممکن به دنبال نتیجه است و البته این موضوع، ریسکِ کار را بالا می برد.
روابط عمومی به دنبال سود دو طرفه است و مثل تبلیغات تنها به سود سازمان خود فکر نمی کند؛ در واقع روابط عمومی تلاش دارد تا با ارتباطی هدفمند و مؤثر، ضمن برآوردن نیازهای سازمان خود در جهت شکل دهی صحیح به ارتباط مشتریان و سازمانش اقدام کند و از این طریق ارتباط مخاطبان با سازمان را تسهیل بخشد.
چرا برنامه روابط عمومی، برای یک سازمان حیاتی است؟
۱) ارتباطات فعالیت های همه واحدها را پایدار و منظم می کند.
۲) پیام های کلیدی واضح و متوازن تولید می کند.
۳) اهداف واحدها را حمایت می کند.
۴) مشاور و راهنما در اثربخشی فعالیت های سازمان است.
۵) آگاهی کارکنان را در جهت اهمیت ارتباطات در رسیدن به اهداف بالا می برد.
روش های ارتباطات چگونه است
- رو در رو: شامل ملاقات، ارائه و ..
- رسانه های ارتباطی: شامل مطبوعات، بیانیه ها، تلفن و …
- تبلیغات و پروموشن: اجرای مدل های تبلیغاتی و روش های ترفیع
- مجلات و روزنامه ها: چاپ اخبار و تبلیغات در رسانه های چاپی
- رویداد ها: حضور در کنفرانس ها، ایونت ها و نمایشگاه ها
- رسانه های الکترونیکی: شبکه های اجتماعی، وب سایت ها و …
برای اثربخشی روابط عمومی، بهتر است که اهداف و پیام های ارتباطات به صورت زیر باشد
- متمرکز بر اهداف و پیامهای شرکتی باشد
- واضح روشن باشد
- قابل فهم، با زمان سنجی صحیح و آپدیت باشد
- قابل اشتراک گذاری و در دسترس برای همگان باشد
نقش رابط کلیدی در روابط عمومی سازمان ها چیست؟
- از تمام جنبه های استراتژی ارتباطات در داخل سازمان آگاه باشد.
- همه ارتباطات مورد نیاز در خارج از سازمان را شناسایی کرده باشد و با آن آشنا باشد.
رابط کلیدی با اعضای کلیدی شرکت مانند مدیران و سیاست گذاران باید آشنا باشد و در جلسات سه ماهه آنها شرکت کند.
برای شروع کار ابتدا یک تقویم روابط عمومی (PR) تهیه کنید
یک تقویم ارتباطی و کلیدی از رویدادهای ارتباطی تهیه کنیم. اطلاعات این تقویم شامل لیدرهای ارتباطی، رویدادها، رسانه ها و پیام های ارسالی است.
سپس استراتژی PR را تدوین نمایید
- تکمیل برنامه کلی کسب و کار یک سازمان
- شناسایی مسیرها در PR
- تمرکز و مدیریت تمام ارتباطات سازمانی
سوالات اساسی که یک استراتژی ارتباطات باید پاسخ دهد:
- ما در حال حاضر کجا هستیم؟
- به کجا می خواهیم برویم؟
- با چه کسانی می خواهیم صحبت کنیم (مخاطبین)؟
- چه چیزی از آن ها می خواهیم انجام دهند و چرا آن ها را انجام دهند؟
- چه چیزی می خواهیم به آن ها برسانیم؟ (پیام ما چیست؟)
- کجا می خواهیم به آن ها برسیم؟
- چه وقت میخواهیم به آن برسیم؟
- از چه تکتیکی می خواهیم استفاده کنیم؟
- چه میزان می خواهیم هزینه کنیم؟
- در مقابل مشکلات غیر قابل مشاهده چه باید بکنیم؟
- چه میخواهیم انجام دهیم؟
- چگونه اندازه گیری و ارزیابی می کنیم؟
در چک لیست PR اهداف و استراتژی ها را مشخص می کنیم:
- ۵-۷ پیام کلیدی که به شما برای تولید محتوا کمک خواهد کرد را بنویسید
- مخاطبان هدف خود را لیست کنید
- رسانه های هدف را تعیین کنید. مخاطبان هدف شما چه چیزی می بینند، می شنوند و یا در فضای آنلاین چه می خوانند؟
- از نوشتن یک داستان جذاب که توجهات را به خود جلب میکند، غافل نباشید
- رسانه های واسطه که به شما در تولید انبوه اخبارتان کمک می کند لیست کنید، عناوین هر رسانه را از قبل تعیین کنید
- در هر رسانه برای جذابیت داستان با یک یا دو روزنامه نگار هماهنگ باشید
- از عناوینی که ذهن مخاطب را درگیر می کند استفاده کنید
- می توانید از کیس استادی و یا داستان موفقیت استفاده کنید
پس از تدوین استراتژی حال زمان آن فرا رسیده است که برای اجرای استراتژی ها، کمپین هایی را طراحی و اجرا کنید.
برای ایجاد یک کمپین روابط عمومی (PR) مراحل زیر را باید تعیین کنیم:
۱) تعیین اهداف
اهداف PR باید معنادار، منطقی و با کیفیت باشد. در تنظیم اهداف PR باید به خروجی، درآمد، و نتایج بیزینس بیاندیشیم.
۲) استراتژی و تاکتیک
۳) تعیین مسیر نقشه کمپین
در این بخش به سوالات چرا، چه چیزی، چگونه، چه کسی، چه زمانی و کجا پاسخ می دهیم. برای مثال:
- چرا این کمپین را لانچ می کنیم؟
- چگونه کمپین را طراحی کنیم؟
- چگونه برای رسیدن به اهداف برنامه ریزی کنیم؟
- چه کسانی در این کمپین حضور دارند؟
- چه زمانی برای انجام فعالیت های کمپین برنامه ریزی شده است؟
- در چه جایی انجام می گیرد؟
۴) بررسی SWOT (فرصت ها، تهدیدها، نقاط قوت و نقاط ضعف)
۵) اندازه گیری و ارزیابی
دیدگاهتان را بنویسید