روابط عمومی، روبه رو شدنِ یک سازمان یا مؤسسه با مخاطبانش، از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری است که به منافعِ مشترک آنها مربوط است. سخنرانی در کنفرانس ها، همکاری با رسانه ها، اشتغال به امورِ اجتماعی از طریق رسانه ها و ارتباط با کارکنان، در زُمره وظایف این حرفه است. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیلِ امورِ مربوط به سازمان و مؤسسه ی خود، به رفع و رجوع مسائل بپردازند.

یکی از بزرگترین تفاوت های روابط عمومی و تبلیغات در برنامه ریزی است؛ به طوری که روابط عمومی برای بلندمدت برنامه ریزی می کند اما تبلیغات، در کوتاه ترین زمانِ ممکن به دنبال نتیجه است و البته این موضوع، ریسکِ کار را بالا می برد.

روابط عمومی به دنبال سود دو طرفه است و مثل تبلیغات تنها به سود سازمان خود فکر نمی کند؛ در واقع روابط عمومی تلاش دارد تا با ارتباطی هدفمند و مؤثر، ضمن برآوردن نیازهای سازمان خود در جهت شکل دهی صحیح به ارتباط مشتریان و سازمانش اقدام کند و از این طریق ارتباط مخاطبان با سازمان را تسهیل بخشد.

چرا برنامه روابط عمومی، برای یک سازمان حیاتی است؟

۱) ارتباطات فعالیت های همه واحدها را پایدار و منظم می کند.

۲) پیام های کلیدی واضح و متوازن تولید می کند.

۳) اهداف واحدها را حمایت می کند.

۴) مشاور و راهنما در اثربخشی فعالیت های سازمان است.

۵) آگاهی کارکنان را در جهت اهمیت ارتباطات در رسیدن به اهداف بالا می برد.

برای اثربخشی روابط عمومی، بهتر است که اهداف و پیام های ارتباطات به صورت زیر باشد

• متمرکز بر اهداف و پیام‎های شرکتی باشد
• واضح روشن باشد
• قابل فهم، با زمان سنجی صحیح و آپدیت باشد
• قابل اشتراک گذاری و در دسترس برای همگان باشد

نقش رابط کلیدی در روابط عمومی سازمان ها چیست؟

• از تمام جنبه های استراتژی ارتباطات در داخل سازمان آگاه باشد.
• همه ارتباطات مورد نیاز در خارج از سازمان را شناسایی کرده باشد و با آن آشنا باشد.

برای شروع کار ابتدا یک تقویم روابط عمومی (PR) تهیه کنید

یک تقویم ارتباطی و کلیدی از رویدادهای ارتباطی تهیه کنیم. اطلاعات این تقویم شامل لیدرهای ارتباطی، رویدادها، رسانه ها و پیام های ارسالی است.

سپس استراتژی PR را تدوین نمایید

• تکمیل برنامه کلی کسب و کار یک سازمان
• شناسایی مسیرها در PR
• تمرکز و مدیریت تمام ارتباطات سازمانی

سوالات اساسی که یک استراتژی ارتباطات باید پاسخ دهد:

• ما در حال حاضر کجا هستیم؟
• به کجا می خواهیم برویم؟
• با چه کسانی می خواهیم صحبت کنیم (مخاطبین)؟
• چه چیزی از آن ها می خواهیم انجام دهند و چرا آن ها را انجام دهند؟
• چه چیزی می خواهیم به آن ها برسانیم؟ (پیام ما چیست؟)
• کجا می خواهیم به آن ها برسیم؟
• چه وقت میخواهیم به آن برسیم؟
• از چه تکتیکی می خواهیم استفاده کنیم؟
• چه میزان می خواهیم هزینه کنیم؟
• در مقابل مشکلات غیر قابل مشاهده چه باید بکنیم؟
• چه میخواهیم انجام دهیم؟
• چگونه اندازه گیری و ارزیابی می کنیم؟

در چک لیست PR اهداف و استراتژی ها را مشخص می کنیم:

• ۵-۷ پیام کلیدی که به شما برای تولید محتوا کمک خواهد کرد را بنویسید
• مخاطبان هدف خود را لیست کنید
• رسانه های هدف را تعیین کنید. مخاطبان هدف شما چه چیزی می بینند، می شنوند و یا در فضای آنلاین چه می خوانند؟
• از نوشتن یک داستان جذاب که توجهات را به خود جلب میکند، غافل نباشید
• رسانه های واسطه که به شما در تولید انبوه اخبارتان کمک می کند لیست کنید، عناوین هر رسانه را از قبل تعیین کنید
• در هر رسانه برای جذابیت داستان با یک یا دو روزنامه نگار هماهنگ باشید
• از عناوینی که ذهن مخاطب را درگیر می کند استفاده کنید
• می توانید از کیس استادی و یا داستان موفقیت استفاده کنید

پس از تدوین استراتژی حال زمان آن فرا رسیده است که برای اجرای استراتژی ها، کمپین هایی را طراحی و اجرا کنید.