نقش روابط عمومی در شرکت

روابط عمومی، روبه‌رو شدنِ یک سازمان یا مؤسسه با مخاطبانش، از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری است که به منافعِ مشترک آنها مربوط است. سخنرانی در کنفرانس‌ها، همکاری با رسانه‌ها، اشتغال به امورِ اجتماعی از طریق رسانه‌ها و ارتباط با کارکنان، در زُمره وظایف این حرفه است. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیلِ امورِ مربوط به سازمان و مؤسسه‌ی خود، به رفع و رجوع مسائل بپردازند.

یکی از بزرگترین تفاوت‌های روابط عمومی و تبلیغات در برنامه‌ریزی است؛ به طوری که روابط عمومی برای بلندمدت برنامه‌ریزی می‌کند اما تبلیغات، در کوتاه‌ترین زمانِ ممکن به دنبال نتیجه است و البته این موضوع، ریسکِ کار را بالا می‌برد.

روابط عمومی به دنبال سود دو طرفه است و مثل تبلیغات تنها به سود سازمان خود فکر نمی‌کند؛ در واقع روابط عمومی تلاش دارد تا با ارتباطی هدفمند و مؤثر، ضمن برآوردن نیازهای سازمان خود در جهت شکل دهی صحیح به ارتباط مشتریان و سازمانش اقدام کند و از این طریق ارتباط مخاطبان با سازمان را تسهیل بخشد.

چرا برنامه روابط عمومی، برای یک سازمان حیاتی است؟

۱) ارتباطات فعالیت‌های همه واحدها را پایدار و منظم می‌کند.

۲) پیام‌های کلیدی واضح و متوازن تولید می‌کند.

۳) اهداف واحدها را حمایت می‌کند.

۴) مشاور و راهنما در اثربخشی فعالیت‌های سازمان است.

۵) آگاهی کارکنان را در جهت اهمیت ارتباطات در رسیدن به اهداف بالا می‌برد.

برای اثربخشی روابط عمومی، بهتر است که اهداف و پیام‌های ارتباطات به صورت زیر باشد

• متمرکز بر اهداف و پیام‎های شرکتی باشد
• واضح روشن باشد
• قابل فهم، با زمان سنجی صحیح و آپدیت باشد
• قابل اشتراک گذاری و در دسترس برای همگان باشد

نقش رابط کلیدی در روابط عمومی سازمان‌ها چیست؟

• از تمام جنبه‌های استراتژی ارتباطات در داخل سازمان آگاه باشد.
• همه ارتباطات مورد نیاز در خارج از سازمان را شناسایی کرده باشد و با آن آشنا باشد.

برای شروع کار ابتدا یک تقویم روابط عمومی (PR) تهیه کنید

یک تقویم ارتباطی و کلیدی از رویدادهای ارتباطی تهیه کنیم. اطلاعات این تقویم شامل لیدرهای ارتباطی، رویدادها، رسانه‌ها و پیام‌های ارسالی است.

سپس استراتژی PR را تدوین نمایید

• تکمیل برنامه کلی کسب و کار یک سازمان
• شناسایی مسیرها در PR
• تمرکز و مدیریت تمام ارتباطات سازمانی

سوالات اساسی که یک استراتژی ارتباطات باید پاسخ دهد:

• ما در حال حاضر کجا هستیم؟
• به کجا می‌خواهیم برویم؟
• با چه کسانی می‌خواهیم صحبت کنیم (مخاطبین)؟
• چه چیزی از آن‌ها می‌خواهیم انجام دهند و چرا آن‌ها را انجام دهند؟
• چه چیزی می‌خواهیم به آن‌ها برسانیم؟ (پیام ما چیست؟)
• کجا می‌خواهیم به آن‌ها برسیم؟
• چه وقت میخواهیم به آن برسیم؟
• از چه تکتیکی می‌خواهیم استفاده کنیم؟
• چه میزان می‌خواهیم هزینه کنیم؟
• در مقابل مشکلات غیر قابل مشاهده چه باید بکنیم؟
• چه میخواهیم انجام دهیم؟
• چگونه اندازه‌گیری و ارزیابی می‌کنیم؟

در چک لیست PR اهداف و استراتژی‌ها را مشخص می‌کنیم:

• ۵-۷ پیام کلیدی که به شما برای تولید محتوا کمک خواهد کرد را بنویسید
• مخاطبان هدف خود را لیست کنید
• رسانه‌های هدف را تعیین کنید. مخاطبان هدف شما چه چیزی می‌بینند، می‌شنوند و یا در فضای آنلاین چه می‌خوانند؟
• از نوشتن یک داستان جذاب که توجهات را به خود جلب میکند، غافل نباشید
• رسانه‌های واسطه که به شما در تولید انبوه اخبارتان کمک می‌کند لیست کنید، عناوین هر رسانه را از قبل تعیین کنید
• در هر رسانه برای جذابیت داستان با یک یا دو روزنامه نگار هماهنگ باشید
• از عناوینی که ذهن مخاطب را درگیر می‌کند استفاده کنید
• می‌توانید از کیس استادی و یا داستان موفقیت استفاده کنید

پس از تدوین استراتژی حال زمان آن فرا رسیده است که برای اجرای استراتژی‌ها، کمپین‌هایی را طراحی و اجرا کنید.