برای شنیدن این مقاله بر روی کلید پخش کلیک کنید 👆
به سندی که به موجب آن عملیات فروش تایید و نهایی می‌گردد، پیش فاکتور گفته می‌شود. در واقع صدور پیش فاکتور به منزله تضمین ارائه خدمات و یا فروش کالا در بازه زمانی مشخص به مشتری است.
تصویر ۱ : کلیک بر روی قسمت مشتریان و فروش ۲- وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت عملیات روی گزینه “پیش فاکتور جدید” کلیک کنید (تصویر۲).
تصویر ۲ : کلیک بر روی گزینه “پیش فاکتور جدید” در قسمت عملیات ۳- در فرم پیش فاکتور “مشتری” را از سلکتور آن انتخاب نمایید (تصویر۳).۴- در فرم پیش فاکتور “نوع فروش” را از سلکتور آن انتخاب نمایید (تصویر۳).۵- در گزینه “محل تحویل” از بین آدرس های وارد شده برای مشتری در قسمت معرفی طرف حسابها ، یکی را به عنوان محل تحویل کالا انتخاب کنید . اطلاعات محل تحویل هنگام چاپ اسناد فروش روی آنها درج خواهد شد (تصویر۳).۶- در صورت دستی بودن روش شماره گذاری پیش فاکتور ، “شماره” فعال بوده و شماره پیش فاکتور را وارد نمایید . توجه داشته باشید که در صورت خودکار بودن روش شماره گذاری پیش فاکتور ، شماره غیر فعال خواهد بود و سیستم به صورت اتوماتیک به پیش فاکتور ذخیره شده ، شماره اختصاص خواهد داد (تصویر ۳).۷- “تاریخ” پیش فاکتور را وارد نمایید . سیستم به صورت پیش فرض “تاریخ” را با تاریخ روز نمایش می دهد (تصویر ۳).۸- در گزینه “تاریخ اعتبار” ، حداکثر زمانی که این پیش فاکتور معتبر است را مشخص نمایید (تصویر ۳).۹- گزینه “ارز” بصورت پیش فرض عنوان ارز پایه را نمایش می دهد . در صورتی که پیش فاکتوری با ارزی به غیر از ارز پایه انجام شده است ، ارز نمایش داده شده را تغییر دهید (تصویر ۳).۱۰- در صورت انتخاب هر ارزی به جز ارز پایه ، گزینه “نرخ ارز” فعال می شود . می توانید نرخ ارز را تایپ کنید یا اینکه با زدن کلید “آخرین نرخ” ، آخرین نرخ درج شده برای ارز انتخاب شده در سیستم برای آن روز را از قسمت نرخ ارز فراخوانی کنید (تصویر ۳).۱۱- برای اضافه کردن قلم به پیش فاکتور ، کلید 
یا Ctrl+Insert را بزنید . همچنین برای حذف یک قلم می توانید از کلید 
یا Ctrl+Delete استفاده کنید (تصویر ۳).۱۲- در قسمت اقلام پیش فاکتور _ بخش اطلاعات کالا و خدمات ، “کد کالا” را از سلکتور آن انتخاب نمایید . توجه داشته باشید با انتخاب کد کالا ، سیستم عنوان و عنوان (۲) را نمایش خواهد داد (تصویر ۳).۱۳- در صورتیکه در تعریف کالا برای کالای انتخاب شده گزینه ردیابی فعال شده باشد ، در گزینه “ردیابی” ، عامل ردیابی مورد نظر را وارد نمایید (تصویر ۳).۱۴- “کد انبار” را از سلکتور آن انتخاب نمایید . توجه داشته باشید با انتخاب کد انبار ، سیستم عنوان انبار و عنوان انبار (۲) را نمایش خواهد داد (تصویر ۳).۱۵- در قسمت قلم پیش فاکتور _ بخش مقدار ، “مقدار اصلی” کالای انتخاب شده را وارد نمایید (تصویر ۳).۱۶- اگر کالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت ثابت داشته باشد با ورود یکی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن کالا بصورت اتوماتیک محاسبه می شود و با تغییر یکی ، دیگری هم تغییر می کند بگونه ای که همواره نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار باشد . حال اگر کالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت متغیر داشته باشد با ورود یکی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن کالا بصورت اتوماتیک محاسبه می شود ولی پس از آن با تغییر یکی ، دیگری تغییر نمی کند بگونه ای که لزوما نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار نخواهد بود (تصویر ۳).۱۷- گزینه “فاکتور شده” بیانگر مقداری از آن قلم از پیش فاکتور است که بر اساس آن فاکتور صادر شده است (تصویر ۳).
تصویر ۳ : ورود اطلاعات پیش فاکتور ۱۸- در قسمت قلم پیش فاکتور _ بخش مبالغ ، اطلاعات گزینه “فی” یا “کل” را بر اساس ارز انتخاب شده در بالای فرم وارد نمایید (تصویر ۴).۱۹- در قسمت قلم پیش فاکتور ، در گزینه “توضیحات” می توانید توضیحات مربوط به اقلام کالا را وارد نمایید (تصویر ۳).۲۰- در صورتی که از امکانات زبان دوم در سیستم استفاده می کنید ، در گزینه “توضیحات(۲)” می توانید توضیحات مربوط به اقلام کالا را به زبان دوم وارد نمایید (تصویر ۴).۲۱- اطلاعات “تخفیف” داده شده برای هر قلم را به ارز پایه در نوار پایین وارد کنید . توجه داشته باشید که روی هر قلمی که قرار بگیرید ، اطلاعات آن قلم در این نوار نمایش داده می شود و اطلاعاتی که وارد می کنید برای همین قلم ثبت می شود . بنابر این اگر تخفیف برای کل پیش فاکتور داده شده است باید توسط شما بین اقلام مختلف تسهیم شود (تصویر ۴).۲۲- هر مبلغی به جز مالیات و عوارض که به مبلغ فاکتور اضافه می شود مانند بسته بندی ، حمل و … باید در گزینه “اضافات” درج شود (تصویر ۴).۲۳- اطلاعات “مالیات” و “عوارض” بر اساس نرخ مالیات و نرخ عوارض تعیین شده در تنظیمات عمومی محاسبه می شود و در نوار پایین نمایش داده می شود . توجه داشته باشید که روی هر قلمی که قرار بگیرید ، اطلاعات آن قلم در این نوار نمایش داده می شود و می توانید اطلاعات محاسبه شده برای آن قلم را ویرایش کنید (تصویر ۴).۲۴- با انتخاب و قرار گرفتن روی هر قلم ، موجودی آن کالا به واحدهای مختلف سنجش آن کالا در کل شرکت در جدول پایین فرم در سمت راست نمایش داده می شود (تصویر ۴).۲۵- در قسمت پایین و سمت چپ فرم ، سر جمع اطلاعات مبلغی وارد شده برای همه اقلام پیش فاکتور به ارز پایه نمایش داده می شود (تصویر ۴).۲۶- پس از ورود اطلاعات پیش فاکتور ، کلید “ذخیره” بالای فرم را کلیک نمایید (تصویر ۴).۲۷- بعد از ثبت اطلاعات پیش فاکتور در صورتی که فاکتور فروشی بر مبنای پیش فاکتور ثبت شده باشد ، رنگ رکورد قلم مورد استفاده در پیش فاکتور ، تغییر می نماید . به همین منظور در قسمت پایین فرم ، گزینه “راهنمای رنگ” تعبیه شده است (تصویر ۴). 
تصویر ۴ : ورود اطلاعات پیش فاکتور و ذخیره اطلاعات وارد شده ۲۸- برای مشاهده لیست پیش فاکتور ها ، وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت فهرست ، روی گزینه “پیش فاکتور ها” کلیک کنید (تصویر ۵).
تصویر ۵ : فهرست پیش فاکتور ها
جهت خرید سپیدار کلیک کنید.
با صدور پیش فاکتوربه چه مواردی می‌توان دسترسی داشت؟
پس از اینکه پیش فاکتور را در سپیدار ثبت کردید به موارد زیر دسترسی پیدا خواهید کرد:- امکان صدور فاکتور فروش بر مبنای پیش فاکتور
- امکان کنترل فاکتورهای صادر شده بر اساس یک پیش فاکتور و تعداد فاکتور شده
- امکان کنترل پیش فاکتورهای فاکتور نشده
عملیات ثبت پیش فاکتور در نرم افزار حسابداری سپیدار
۱- پس از ورود به سیستم در منوی عمودی ، بر روی قسمت “مشتریان وفروش” کلیک کنید (تصویر۱).
تصویر ۱ : کلیک بر روی قسمت مشتریان و فروش ۲- وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت عملیات روی گزینه “پیش فاکتور جدید” کلیک کنید (تصویر۲).
تصویر ۲ : کلیک بر روی گزینه “پیش فاکتور جدید” در قسمت عملیات ۳- در فرم پیش فاکتور “مشتری” را از سلکتور آن انتخاب نمایید (تصویر۳).۴- در فرم پیش فاکتور “نوع فروش” را از سلکتور آن انتخاب نمایید (تصویر۳).۵- در گزینه “محل تحویل” از بین آدرس های وارد شده برای مشتری در قسمت معرفی طرف حسابها ، یکی را به عنوان محل تحویل کالا انتخاب کنید . اطلاعات محل تحویل هنگام چاپ اسناد فروش روی آنها درج خواهد شد (تصویر۳).۶- در صورت دستی بودن روش شماره گذاری پیش فاکتور ، “شماره” فعال بوده و شماره پیش فاکتور را وارد نمایید . توجه داشته باشید که در صورت خودکار بودن روش شماره گذاری پیش فاکتور ، شماره غیر فعال خواهد بود و سیستم به صورت اتوماتیک به پیش فاکتور ذخیره شده ، شماره اختصاص خواهد داد (تصویر ۳).۷- “تاریخ” پیش فاکتور را وارد نمایید . سیستم به صورت پیش فرض “تاریخ” را با تاریخ روز نمایش می دهد (تصویر ۳).۸- در گزینه “تاریخ اعتبار” ، حداکثر زمانی که این پیش فاکتور معتبر است را مشخص نمایید (تصویر ۳).۹- گزینه “ارز” بصورت پیش فرض عنوان ارز پایه را نمایش می دهد . در صورتی که پیش فاکتوری با ارزی به غیر از ارز پایه انجام شده است ، ارز نمایش داده شده را تغییر دهید (تصویر ۳).۱۰- در صورت انتخاب هر ارزی به جز ارز پایه ، گزینه “نرخ ارز” فعال می شود . می توانید نرخ ارز را تایپ کنید یا اینکه با زدن کلید “آخرین نرخ” ، آخرین نرخ درج شده برای ارز انتخاب شده در سیستم برای آن روز را از قسمت نرخ ارز فراخوانی کنید (تصویر ۳).۱۱- برای اضافه کردن قلم به پیش فاکتور ، کلید 
یا Ctrl+Insert را بزنید . همچنین برای حذف یک قلم می توانید از کلید 
یا Ctrl+Delete استفاده کنید (تصویر ۳).۱۲- در قسمت اقلام پیش فاکتور _ بخش اطلاعات کالا و خدمات ، “کد کالا” را از سلکتور آن انتخاب نمایید . توجه داشته باشید با انتخاب کد کالا ، سیستم عنوان و عنوان (۲) را نمایش خواهد داد (تصویر ۳).۱۳- در صورتیکه در تعریف کالا برای کالای انتخاب شده گزینه ردیابی فعال شده باشد ، در گزینه “ردیابی” ، عامل ردیابی مورد نظر را وارد نمایید (تصویر ۳).۱۴- “کد انبار” را از سلکتور آن انتخاب نمایید . توجه داشته باشید با انتخاب کد انبار ، سیستم عنوان انبار و عنوان انبار (۲) را نمایش خواهد داد (تصویر ۳).۱۵- در قسمت قلم پیش فاکتور _ بخش مقدار ، “مقدار اصلی” کالای انتخاب شده را وارد نمایید (تصویر ۳).۱۶- اگر کالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت ثابت داشته باشد با ورود یکی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن کالا بصورت اتوماتیک محاسبه می شود و با تغییر یکی ، دیگری هم تغییر می کند بگونه ای که همواره نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار باشد . حال اگر کالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت متغیر داشته باشد با ورود یکی از گزینه های “مقدار اصلی” یا “مقدار فرعی” ، دیگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن کالا بصورت اتوماتیک محاسبه می شود ولی پس از آن با تغییر یکی ، دیگری تغییر نمی کند بگونه ای که لزوما نسبت تعیین شده بین این دو عدد بر قرار نخواهد بود (تصویر ۳).۱۷- گزینه “فاکتور شده” بیانگر مقداری از آن قلم از پیش فاکتور است که بر اساس آن فاکتور صادر شده است (تصویر ۳).
تصویر ۳ : ورود اطلاعات پیش فاکتور ۱۸- در قسمت قلم پیش فاکتور _ بخش مبالغ ، اطلاعات گزینه “فی” یا “کل” را بر اساس ارز انتخاب شده در بالای فرم وارد نمایید (تصویر ۴).۱۹- در قسمت قلم پیش فاکتور ، در گزینه “توضیحات” می توانید توضیحات مربوط به اقلام کالا را وارد نمایید (تصویر ۳).۲۰- در صورتی که از امکانات زبان دوم در سیستم استفاده می کنید ، در گزینه “توضیحات(۲)” می توانید توضیحات مربوط به اقلام کالا را به زبان دوم وارد نمایید (تصویر ۴).۲۱- اطلاعات “تخفیف” داده شده برای هر قلم را به ارز پایه در نوار پایین وارد کنید . توجه داشته باشید که روی هر قلمی که قرار بگیرید ، اطلاعات آن قلم در این نوار نمایش داده می شود و اطلاعاتی که وارد می کنید برای همین قلم ثبت می شود . بنابر این اگر تخفیف برای کل پیش فاکتور داده شده است باید توسط شما بین اقلام مختلف تسهیم شود (تصویر ۴).۲۲- هر مبلغی به جز مالیات و عوارض که به مبلغ فاکتور اضافه می شود مانند بسته بندی ، حمل و … باید در گزینه “اضافات” درج شود (تصویر ۴).۲۳- اطلاعات “مالیات” و “عوارض” بر اساس نرخ مالیات و نرخ عوارض تعیین شده در تنظیمات عمومی محاسبه می شود و در نوار پایین نمایش داده می شود . توجه داشته باشید که روی هر قلمی که قرار بگیرید ، اطلاعات آن قلم در این نوار نمایش داده می شود و می توانید اطلاعات محاسبه شده برای آن قلم را ویرایش کنید (تصویر ۴).۲۴- با انتخاب و قرار گرفتن روی هر قلم ، موجودی آن کالا به واحدهای مختلف سنجش آن کالا در کل شرکت در جدول پایین فرم در سمت راست نمایش داده می شود (تصویر ۴).۲۵- در قسمت پایین و سمت چپ فرم ، سر جمع اطلاعات مبلغی وارد شده برای همه اقلام پیش فاکتور به ارز پایه نمایش داده می شود (تصویر ۴).۲۶- پس از ورود اطلاعات پیش فاکتور ، کلید “ذخیره” بالای فرم را کلیک نمایید (تصویر ۴).۲۷- بعد از ثبت اطلاعات پیش فاکتور در صورتی که فاکتور فروشی بر مبنای پیش فاکتور ثبت شده باشد ، رنگ رکورد قلم مورد استفاده در پیش فاکتور ، تغییر می نماید . به همین منظور در قسمت پایین فرم ، گزینه “راهنمای رنگ” تعبیه شده است (تصویر ۴). 
تصویر ۴ : ورود اطلاعات پیش فاکتور و ذخیره اطلاعات وارد شده ۲۸- برای مشاهده لیست پیش فاکتور ها ، وارد قسمت مشتریان و فروش شده و در قسمت فهرست ، روی گزینه “پیش فاکتور ها” کلیک کنید (تصویر ۵).
تصویر ۵ : فهرست پیش فاکتور ها
