اهمیت دستگاه‌های حضور و غیاب در مدیریت منابع انسانی
معاونت‌های منابع انسانی یکی از بخش‌هایی از یک سازمان یا شرکت می‌باشند که حجم کاری زیادی دارند اما معمولاً کم‌ترین میزان تقدیر و تجلیل را دریافت می‌کنند. علت این امر بسیار ساده است. مدیریت منابع انسانی یک سازمان جزو مراکز کسب سود سازمان نیست بلکه بالعکس جزو بخش‌های هزینه‌بر شرکت و یا سازمان می‌باشد. تنها چیزی که این معاونت و یا بخش می‌تواند به آن دل خوش کند، جستجوی شیوه‌ها و طریقه‌هایی است که بتواند با اتکا به آنها هزینه‌ها را کاهش دهد، کارآمدی را افزایش داده و اقدامات مدیریتی مرتبط به خود را تسهیل نماید. به بیان دیگر معاونت منابع انسانی تنها با کاستن بار هزینه‌ای خود بر سازمان یا شرکت می‌تواند به کاهش بار خود بر دوش سازمان کمک نماید. کلید این امر استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی است. این ابزارآلات فواید مختلفی دارند. فوایدی مثل افزایش امنیت اطلاعات حیاتی، کاهش فرایندهای زمان‌بر و حتی کاهش زمان اقدامات میان معاونت‌ها و کاغذبازی، ارائه‌ی تحلیل‌های آماری بهتر وکاهش فضای کاری است. اما می‌توان به جرأت بیان کرد که مهم‌ترین فایده‌ی ابزارآلات و نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی در ثبت ساعات و زمان حضور کارمندان یافت می‌شود.
حضور و غیاب
بزرگ‌ترین معضل معاونت منابع انسانی حضور و غیاب کارمندان و دردسرهای مرتبط به آن است. تعدادی از کارمندان(نه همه‌ی آنها) حضور و غیاب را نوعی بازی تلقی می‌کنند که باید در آن پیروز شوند. یعنی بعنوان مثال چه زمانی وارد شوند و یا چه زمانی خارج شوند که هیچ‌کس متوجه کم‌کاری آنها نشود. و یا اینکه چگونه ساعت بزنند تا به طور همزمان هم از مزایای اضافه‌کاری بهره‌‌مند شوند و هم مزایای تفریح با دوستان.
مدیریت زمان حضور و غیاب یکی بزرگ‌ترین دردسرهای مدیران و سرپرستان مربوطه است؛ چرا که نه تنها نیازمند صرف زمان و توجه بسیار است بلکه هنگامی که اشتباهاتی نیز در این راستا رخ دهد باعث می‌شود تا شرکت یا سازمان آسیب دیده و روز به روز پول از دست بدهد. همچنین جضور و غیاب پایه محاسبات جهت نرم افزار حقوق و دستمزد می باشد.اما راه حل چیست؟
دستگاه حضور و غیاب
یکی از مزایای نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب آن است که آنها می‌توانند زمان حضور و غیاب را اتوماسیون کرده است. حضور و غیاب برای کارمندان با استفاده از این دستگاهها بسیار راحت‌تر می‌شود. همچنین برای مدیران نیز تأیید زمان حضور و حقوق واریزی کارکنان به امری راحت‌تر تبدیل شده است. آنها حتی می‌توانند اشتباه افراد هنگام استفاده از سیستم ورود و خروج را تشخیص داده و کسی را به دلیل اشتباه متضرر ننمایند و همچنین بتوانند برنامه‌های کاری کارآمدتری را طرح‌ریزی کنند که مطابق با نیازهای واقعی سازمان باشد. نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب همچنین ایمن‌تر هستند. این دستگاهها و نرم‌افزارها می‌توانند دست کارمندان متقلب را ببندند تا بعنوان مثال کسی از همکاران به جای آنها کارت نزند. در حال حاضر می‌توان نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب نوینی را پیدا کرد که از سیستم‌های پیچیده‌ی تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره و دیگر فرایندهای دیجیتال پیشرفته برای ثبت حضور استفاده می‌نمایند. بهره‌گیری از این دستگاهها و نرم‌افزارها نه تنها مدیریت کارای نیروی کار را آسان‌تر می‌سازد بلکه به سازمان‌ها و شرکت‌ها این اجازه را می‌دهد تا مبالغ پرداختی به نیروی کاری خود را به طریقی بهبود بخشند که هزینه‌های آنها کاهش یابد. در واقع با استفاده از این دستگاهها، حضور و غیاب دیگر یک بازی قلمداد نشده و تمرکز بر بهره‌وری و ایجاد سود برای شرکت خواهد بود.
برخی مزایای دستگاه حضور و غیاب برای سازمان و منابع انسانی
- شفافیت: نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب راهی غیرقابل مقایسه جهت آگاهی از نحوه و زمان عملکرد افراد می‌دهند. اگر فردی مدیریت بخشی را بر عهده داشته باشد بی‌درنگ از حضور به موقع افراد مطلع خواهد شد.
- صرفه‌جویی در زمان: اگر کارمندان بخش مدیریت منابع انسانی بخواهند امور خود را به صورت دستی انجام دهند بی‌شک زمان زیادی تلف خواهد شد و نیاز این بخش به استخدام افراد بیشتر موجب پیدایش هزینه‌های بیشتر خواهد شد. اما با این دستگاهها و بعنوان مثال فقط با ثبت اثر انگشت، زمان و میزان حضور آنها به صورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد و تنها چیزی که مدیران بخش نیروی انسانی باید انجام دهد آن است که حضور و غیاب را با یک کلیک ساده به دست آورد.
- بهبود وقت شناسی: استفاده از این دستگاهها می‌تواند حس وقت‌شناسی را در کارمندان تقویت کند.
- بهبود بهره‌وری: هنگامی که افراد دیگر راهی برای تقلب نداشته باشند، سعی می‌کنند تا با افزایش بهره‌وری به مزایای بهتر برسند.
- تسهیل مدیریت غیاب کارکنان: در واقع با استفاده از این دستگاهها و نرم‌افزارهای مرتبط، می‌توان حضور و غیاب کارکنان را به طور مستقیم در محاسبه‌ی حقوق آنها دید. این خود باعث کاهش امور مرتبط به معاونت نیروی انسانی و هزینه‌های آنها می‌شود.
جمع‌بندی:
مدیریت نیروهای انسانی کاری طاقت فرسا است و هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، امور مرتبط به این حوزه بیشتر، طاقت‌فرساتر و هزینه‌برتر خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارها و دستگاه حضور غیاب پیشرفته که از تکنولوژی‌های نوین استفاده می‌کنند، می‌تواند به بهبود وضعیت سازمان، بهبود بهره‌وری، افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه‌های مدیریت منابع انسانی، و تسهیل امور آنها ختم شود. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود اگر کسب و کاری دارید و یا در این معاونت‌ها یا بخش‌ها مشغول به کار هستید، حتماً از این نرم‌افزارها و دستگاهها استفاده نمایید تا هزینه‌هایتان و کارهایتان کمتر شود.
دیدگاهتان را بنویسید