تعریف حسابها و کدینگ

ایجاد درختواره حسابها
۱. پس از ورود به سیستم در منوی عمودی ، بر روی قسمت “حسابداری” كلیك كنید (تصویر۱).

تصویر ۱ : كلیك بر روی قسمت “حسابداری”
۲. وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “درختواره حسابها” كلیك كنید (تصویر۲).

تصویر ۲ : كلیك بر روی گزینه “درختواره حسابها” در قسمت عملیات
۳. در پنجره “درختواره حسابها” ، بر روی علامت سپیدار بالای فرم كلیك نموده و از گزینه “درج حسابهای پیش فرض” یكی از سه كدینگ پیشنهادی سیستم را كه شامل كدینگ بازرگانی ، كدینگ خدماتی و كدینگ تولیدی می باشد را انتخاب نمایید . با این عمل ، كدینگ استاندارد انتخابی در در ختواره حسابها ایجاد می گردد (تصویر ۳).

تصویر ۳ : كدینگ پیشنهادی سیستم
۴. برای ایجاد حساب جدید (گروه ، كل و معین) بر روی شاخه مربوطه قرار گرفته و علامت جدید بالای فرم را كلیك یا بر روی شاخه مربوطه راست كلیك نموده و گزینه جدید را انتخاب نمایید ( تصویر ۴ ) .

تصویر ۴ : ایجاد حساب جدید
۵. بعد از زدن علامت جدید بالای فرم ، پنجره “تعریف حساب” در اختیار شما قرار می گیرد تا بتوانید اطلاعات مربوط به حساب جدید را تكمیل نموده و آن را ذخیره نمایید . توجه داشته باشید كه اگر بر روی شاخه اصلی قرار گرفته و كلید جدید را بزنیم ، سیستم به صورت پیش فرض فرم تعریف حساب “گروه” را نمایش می دهد . همچنین اگر بر روی یك شاخه حساب گروه قرار گرفته و كلید جدید را بزنیم ، سیستم به صورت پیش فرض فرم تعریف حساب “كل” را نمایش می دهد و همین طور اگر بر روی یك شاخه حساب كل قرار گرفته و كلید جدید را بزنیم ، سیستم به صورت پیش فرض فرم تعریف حساب “معین” را نمایش می دهد ( تصویر ۵ ) .

تصویر ۵ : فرم تعریف حساب جدید
۶. برای تعریف حساب از نوع گروه ، در پنجره تعریف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب گروه انتخاب نمایید ( تصویر ۶ ) .
۷. هنگام تعریف حساب از نوع گروه ، گزینه “حساب سرشاخه” غیر فعال خواهد بود و این گزینه هنگام تعریف حساب كل و معین فعال خواهد شد ( تصویر ۶ ) .
۸. “كد” حساب گروه را وارد نمایید ( تصویر ۶ ) .
۹. “عنوان حساب” گروه را وارد نمایید ( تصویر ۶ ) .
۱۰. در صورتی كه از امكانات زبان دوم در سیستم استفاده می كنید ، عنوان حساب(۲) گروه را وارد نمایید (تصویر ۶).
۱۱. هنگام تعریف حساب گروه گزینه “وضعیت” غیر فعال بوده و این گزینه تنها هنگام تعریف حساب معین فعال خواهد بود (تصویر ۶).
۱۲. ماهیت حساب گروه را كه یكی از ماهیت های (ترازنامه ای ، سود وزیانی و انتظامی) است را مشخص نمایید (تصویر ۶).
۱۳. در بالای پنجره “تعریف حساب” ، كلید ذخیره را كلیك كنید (تصویر ۶).

تصویر ۶ : تعریف حساب گروه جدید و ذخیره اطلاعات وارد شده
۱۴. برای تعریف حساب از نوع كل ، در پنجره تعریف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب كل انتخاب نمایید ( تصویر ۷ ) .
۱۵. از سلكتور “حساب سرشاخه” ، كه حساب های گروه تعریف شده را نمایش می دهد ، گروه مورد نظر را انتخاب نمایید . با این كار حساب كل تعریف شده زیر شاخه همان سرشاخه ای قرار خواهد گرفت كه در گزینه “حساب سرشاخه” انتخاب نموده اید . ( تصویر ۷ ) .
۱۶. “كد” حساب كل را وارد نمایید ( تصویر ۷ ) .
۱۷. “عنوان حساب” كل را وارد نمایید ( تصویر ۷ ) .
۱۸. در صورتی كه از امكانات زبان دوم در سیستم استفاده می كنید ، عنوان حساب(۲) كل را وارد نمایید (تصویر ۷).
۱۹. هنگام تعریف حساب كل گزینه “وضعیت” غیر فعال بوده و این گزینه تنها هنگام تعریف حساب معین فعال خواهد بود (تصویر ۷).
۲۰. ماهیت حساب كل را كه یكی از ماهیت های (بدهكار ، بستانكار و مهم نیست) است را مشخص نمایید (تصویر ۶).
۲۱. در بالای پنجره “تعریف حساب” ، كلید ذخیره را كلیك كنید (تصویر ۷).

تصویر ۷ : تعریف حساب كل جدید و ذخیره اطلاعات وارد شده
۲۲. برای تعریف حساب از نوع معین ، در پنجره تعریف حساب ، نوع حساب را از سلكتور “نوع حساب” ، حساب معین انتخاب نمایید ( تصویر ۸ ) .
۲۳. از سلكتور “حساب سرشاخه” ، كه حساب های كل تعریف شده را نمایش می دهد ، حساب كل مورد نظر را انتخاب نمایید . با این كار حساب معین تعریف شده زیر شاخه همان سرشاخه ای قرار خواهد گرفت كه در گزینه “حساب سرشاخه” انتخاب نموده اید . ( تصویر ۸ ) .
۲۴. “كد” حساب معین را وارد نمایید ( تصویر ۸ ) .
۲۵. “عنوان حساب” معین را وارد نمایید ( تصویر ۸ ) .
۲۶. در صورتی كه از امكانات زبان دوم در سیستم استفاده می كنید ، عنوان حساب(۲) معین را وارد نمایید (تصویر ۸).
۲۷. در صورتی كه گزینه “فعال”برای حساب معین غیر فعال شود ، آن حساب معین دیگر در سیستم قابل انتخاب نخواهد بود ولی سوابقش وجود داشته و در گزارش ها نمایش داده خواهد شد (تصویر ۸).
۲۸. ماهیت حساب معین را كه یكی از ماهیت های (بدهكار ، بستانكار و مهم نیست) است را مشخص نمایید (تصویر ۸).
۲۹. هر حساب معین میتواند دارای یكسری ویژگی باشد . این ویژگیها شامل : كنترل ماهیت طی دوره ، تفصیلی پذیر ، ارزی ، تسعیر پذیر و پیگیری می باشند . ویژگی مربوط به حساب معین را مشخص نمایید (تصویر ۸).
۳۰. در بالای پنجره “تعریف حساب” ، كلید ذخیره را كلیك كنید (تصویر ۸).

تصویر ۸ : تعریف حساب معین جدید و ذخیره اطلاعات وارد شده
۳۱. امكان مرتب سازی درختواره حسابها بر اساس كد و عنوان وجود دارد (تصویر ۹) .
۳۲. نحوه نمایش درختواره حسابها به صورت “كد ، عنوان ، كد- عنوان و عنوان – كد” امكانپذیر است (تصویر ۹) .

تصویر ۹ : امكان مرتب سازی و نحوه نمایش درختواره حسابها
۳۳. برای مشاهده لیست حسابها ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت فهرست ، روی گزینه “حسابها” كلیك كنید (تصویر ۱۰).

تصویر ۱۰ : فهرست حسابها