سند حسابداری
سند حسابداری
در اين قسمت اسناد روزانه ايجاد مي شوند و همچنين اسنادي كه از طريق ساير سيستم ها صادر مي شوند ، در ليست اسناد حسابداري تجميع مي شوند.
تعاريف مربوط به صدور اسناد
· وضعيت موقت : اسنادي كه در اين وضعيت ذخيره مي‌شوند داراي استاندارد‌هاي يك سند حسابداري بوده ، در گزارشات منظور گرديده وقابل ويرايش مي‌باشند.
· وضعيت دائم : اسنادي دراين وضعيت ذخيره مي‌شوند ديگر قابل ويرايش نبوده ، آماده تحرير در دفاتر قانوني بوده و در گزارشات استفاده مي‌شوند.
· شماره فرعي : اين شماره در اختيار كاربر است كه به صورت اختياري مي‌تواند آن را وارد كرده و يا به صورت خالي باقي بماند. از ويژگي‌هاي “شماره فرعي” تكرار‌پذير بودن آن است. به‌طور مثال مي¬توانيد چند سند خاص را با شماره ۰۱۰۰ ايجاد نماييد و در قسمت ليست اسناد تمامي سندهايي که با شماره فرعي ۰۱۰۰ مي¬باشند را فيلتر نماييد .
· شماره عطف : اين شماره به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود. شماره عطف يك سند هيچ‌گاه تغيير نمي‌كند و با حذف اسناد، شماره عطف آن نيز حذف شده و به سند ديگر اختصاص نمي‌يابد مگر زماني كه سند حذف شده آخرين سند باشد كه در اين صورت سند جديد ايجاد شده، شماره آخرين عطف را به خود اختصاص خواهد داد. از طريق اين شماره مي‌توان ترتيب ورود اسناد در سيستم را پيگيري نمود
· شماره سند : در زمان صدور سند برابر شماره عطف سند صادر مي‌شود و بعد از شماره‌گذاري اسناد به ترتيب تاريخ مرتب خواهد گرديد، شماره سند كه نشان‌دهنده تعداد اسناد موجود درسيستم مي‌باشد با هربار حذف و اضافه كردن اسناد تغيير مي‌كند
· شماره روزانه : اين شماره نشان دهنده ترتيب اسناد در هر روز مي‌باشد. سيستم برمبناي اين شماره، شماره سند حسابداري را مرتب مي‌نمايد
·شماره گذاري اسناد : عملياتي است كه بر اساس آن ، اسناد به ترتيب تاريخ و شماره روزانه مرتب خواهند شد
صدور سند حسابداری
۱. پس از ورود به سيستم در منوي عمودي ، بر روي قسمت “حسابداري” كليك كنيد (تصوير۱).
تصوير ۱ : كليك بر روي قسمت “حسابداري”
۲. وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت عمليات روي گزينه “سند حسابداري جديد” كليك كنيد (تصوير۲).
تصوير ۲ : كليك بر روي گزينه “سند حسابداري جديد” در قسمت عمليات
۳. در صورت دستي بودن روش شماره گذاري سند حسابداري ، “شماره سند” فعال بوده و شماره سند را وارد نماييد . توجه داشته باشيد كه در صورت خودكار بودن روش شماره گذاري سند حسابداري ، شماره سند غير فعال خواهد بود و سيستم به صورت اتوماتيك به سند ذخيره شده ، شماره سند اختصاص خواهد داد (تصوير ۳).
۴. “تاريخ” سند را وارد نماييد . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش مي دهد (تصوير ۳).
۵. “شماره عطف” به ترتيب ورود اسناد صادر مي‌شود و خود سيستم به صورت خودكار به سند ذخيره شده ، شماره عطف اختصاص مي دهد (تصوير ۳).
۶. “شماره فرعي” را وارد نماييد . شماره فرعي به صورت اختياري مي باشد (تصوير ۳).
۷. اسنادي كه از طريق فرم سند حسابداري ذخيره و صادر مي شوند ، نوع سند آنها “عمومي” خواهد بود . ولي اسنادي كه از طريق ساير سيستم ها صادر مي گردند ، نوع سند آنها “ساير سيستم ها” خواهد بود (تصوير ۳).
۸. ابتدا اسناد با وضعيت “موقت” در سيستم ذخيره مي شوند . ولي بعدا از طريق فرم “تبديل اسناد موقت به دائم” مي توان وضعيت اسناد را به دائم تبديل نمود (تصوير ۳).
۹. “شماره روزانه” ، گزينه نمايشي بوده و اين شماره نشان دهنده ترتيب اسناد در هر روز مي‌باشد (تصوير ۳).
۱۰. “سيستم صادر كننده” نشان دهنده صادر كننده سند ، توسط سيستم مربوطه است . بر فرض اگر سند از طريق سيستم دريافت و پرداخت صادر شده باشد ، سيستم صادر كننده “دريافت وپرداخت” خواهد بود (تصوير ۳).
۱۱.درصورتي كه بخواهيد سند جديد يك شرح كلي داشته باشد، در قسمت “توضيحات” شرح مورد نظر را وارد كنيد (تصوير ۳).
۱۲.در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، مي توانيد در قسمت “توضيحات(۲)” شرح مورد نظر را وارد كنيد (تصوير ۳).
۱۳.براي افزودن سطر به سند كليد “افزودن سطر”
در پايين فرم را زده و اطلاعات آرتيكل سند را وارد نماييد (تصوير ۳).
۱۴.
با زدن كليد “حذف سطر”مي توانيد آرتيكل مربوطه را حذف نماييد (تصوير ۳).
۱۵.با زدن كليد هاي “انتقال سطر”
مي توانيد آرتيكل مربوطه را بين سطر هاي سند جابجا نماييد (تصوير ۳).
۱۶.در صورتي كه سندي از طريق ساير سيستم ها صادر شده باشد ، شما مي توانيد با زدن كليد “نمايش سند مرتبط”
سند مرتبط صادر كننده را در همان سيستم مشاهده نماييد (تصوير ۳).
تصوير ۳ : ورود اطلاعات هدر سند حسابداري
۱۷.در قلم سند حسابداري “كد معين” را يا به صورت دستي وارد نماييد و يا اينكه از سلكتور آن انتخاب نماييد (تصوير ۴).
۱۸.به همين ترتيب “کد تفصيل” مورد نظر را انتخاب و وارد نماييد (تصوير ۴).
۱۹. “مبلغ بدهکار يا بستانکار” را وارد نماييد (تصوير ۴).
۲۰. “شرح” آرتيكل را وارد نماييد . اگر در قسمت “تنظيمات/حسابداري” گزينه “در صورت خالي بودن شرح قلم ، با شرح سند پر شود” تيك خورده باشد و هنگام وارد نمودن اطلاعات سند ، شرح آرتيكل را وارد ننماييم ، شرح آرتيكل به صورت اتوماتيك با شرح “توضيحات” پر خواهد شد (تصوير ۴).
۲۱. اگر معين مورد نظر ويژگي ارزي را داشته باشد، سه ستون “مبلغ ارز ، ارز و نرخ ارز” فعال مي شود و شما مي توانيد اطلاعات ارزي مورد نياز را وارد نماييد (تصوير ۴).
تصوير ۴ : ورود اطلاعات قلم سند حسابداري
۲۲. چنان چه براي معين مورد نظر ويژگي پيگيري فعال باشد، دو ستون “شماره پيگيري” و “تاريخ پيگيري” فعال مي-شود و شما مي توانيد اطلاعات پيگيري را وارد نماييد (تصوير ۵).
۲۳. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، ستون “ارز (۲)” عنوان(۲) ارز مورد استفاده در آرتيكل مربوط را نمايش خواهد داد (تصوير ۵).
۲۴. در صورتي كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده مي كنيد ، مي توانيد در قسمت “شرح (۲)” شرح مورد نظر را وارد كنيد . اگر در قسمت “تنظيمات/حسابداري” گزينه “در صورت خالي بودن شرح قلم ، با شرح سند پر شود” تيك خورده باشد و هنگام وارد نمودن اطلاعات سند ، شرح (۲) آرتيكل را وارد ننماييم ، شرح (۲) آرتيكل به صورت اتوماتيك با شرح “توضيحات (۲)” پر خواهد شد (تصوير ۵).
۲۵.قسمت پايين فرم سند حسابداري ، عناوين معين ، معين (۲) ، تفصيلي ، تفصيلي (۲) و اختلاف (اختلاف جمع آرتيكل هاي بدهكار با جمع آرتيكل هاي بستانكار ) را نمايش مي دهد (تصوير ۵).
۲۶.در بالاي پنجره “سند حسابداري” ، كليد ذخيره را كليك كنيد (تصوير ۵).
۲۷. با زدن كليد “چاپ” 
بالاي فرم مي توانيد روكش سند را مشاهده و چاپ نماييد (تصوير ۵).
تصوير ۵ : ورود اطلاعات قلم سند حسابداري
۲۸.براي مشاهده ليست اسناد حسابداري ، وارد قسمت حسابداري شده و در قسمت فهرست ، روي گزينه “اسناد حسابداري” كليك كنيد (تصوير ۶).
تصوير ۶ : فهرست اسناد حسابداري
دیدگاهتان را بنویسید