فکس در اتوماسیون اداری

فکس یا فاکس دستگاهی برای انتقال و دریافت تصاویر از یک صفحه است، بدین صورت که الگوهای روشن و تاریک صفحه را به سیگنالهای الکتریکی تبدیل کرده تا برای دستگاه گیرنده قابل فهم و تبدیل به تصویر مورد نظر باشد.

مشکلات دستگاه فکس

برای ارسال و دریافت فکس لزوما می بایست نامه یا مدرک مورد نظر خود را چاپ کنید تا قادر به استفاده از این سیستم باشید! چاپ نامه علاوه بر مصرف منابع و هزینه های اضافی سبب صرف وقت و رفت و آمد اضافی درون سازمان خواهد شد. علاوه بر این برای اینکار لزوما به حداقل یک دستگاه چاپگر نیاز خواهید داشت که باعث صرف هزینه و فضای اضافی خواهد شد.

فکس های کامپیوتری

یکی از راه های برون رفت از مشکلات استفاده از دستگاه فکس، استفاده از مودم کامپیوتر بجای فکس است. بدین صورت که برای دریافت و ارسال نامه دیگر نیازی به چاپ آن نخواهد بود و می توان برای ارسال نامه را تایپ کرده و تصویر آن را به دستگاه های فکس دیگر فرستاد و یا فکس های دریافتی را در حافظه کامپیوتر ذخیره کرد ویا درصورت لزوم آنها را چاپ کرد.

اما آیا استفاده از فکس های کامپیوتری برطرف کننده نیازهای یک سازمان است؟ با توجه به این که کلیه شرکت ها در حال پیدا کردن راه حلی هستند که توسط آن بتوانند زمان تمرکز بر روی کار را کاهش دهند و کارایی را افزایش دهند این سوال به وجود می آید که “این سیستم ها تا چه میزان موفق بوده اند؟”

نحوه راه اندازی سیستم فکس کامپیوتری

برای اینکار به یک دستگاه کامپیوتر به همراه یک مودم، و همچنین نرم افزاری مانند فراگستر فکس(موجود در اتوماسیون اداری فراگستر) نیازمند خواهید بود.

جهت مجهز کردن یک سازمان به فکس کامپیوتری ابتدا سیستم “فکس سرور” راه اندازی شده تا کلیه کامپیوترهای شرکت قادر به اتصال و استفاده از فکس باشند. سپس دیگر دستگاه ها باید دستگاهی با نام فکس مودم داشته باشند تا از طریق آن به سیستم سرور فکس شرکت متصل شوند.

دستگاه فکس مودم درحقیقت دستگاهی کوچک با قابلیت های بزرگ است. این دستگاه از یکسو به خط تلفن و از سوی دیگر از طریق کابل یو اس بی به سرور متصل می شود. در نهایت با راه اندازی این سیستم می توانید ارتباطات مکتوب خود را روی بستر شبکه فعال کرده و از کامپیوتر خود آن را پیگیری نمایید!

ویژگی ها و برتری های فکس مودم نسبت به دستگاه های فکس

برخی از ویژگی ها و برتری های فکس مودم نسبت به سایر دستگاه های متداول فکس عبارتند از:

• شبکه ای بودن سیستم و دریافت فکس و نمایش آن برای همه
• ماندگاری تمام نامه های ارسالی و دریافتی در حافظه سرور
• ایجاد صف انتظار در هنگام ارسال فکس
• پیگیری فکس های ارسال نشده از طریق سیستم و تلاش برای ارسال مجدد آن
• دسترسی راحت به فکس ها
• امکان پاسخ دهی به فکس های ورودی از طریق فکس مودم
• امکان گزارش‎گیری از وضعیت فاکس های دریافتی و ارسالی
• کاهش هزینه های سازمان مانند کاهش مصرف کاغذ، هزینه های جوهر، کارتریج و …
• عدم نیاز به دستگاههای فکس متعدد

ضرورت وجود فکس در سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری مجهز به سرویس فکس دارای ویژگی های زیر است:

• کارتابل فاکس‎دریافتی و ارسالی
• امکان گزارش‎گیری از وضعیت فاکس های دریافتی و ارسالی
• امکان مجزاسازی فاکس‎در دبیرخانه‌های مختلف
• امکان تبدیل فاکس‎های دریافتی به نامه‎ی وارده و یا داخلی
• امکان مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فاکس ارسالی
• امکان کنترل دسترسی دریافت فکس برای کاربران
• امکان کنترل دسترسی ارسال فکس برای کاربران