مزایای نرم افزار جامع حسابداری و مالی

علاوه بر مدیریت مالی مجموعه و کمک به تسهیل فرایندهای مربوط به آن، معمولاً نرم افزاری مالی اداری ویژگی هایی دارد که به مدیریت برخی بخش های دیگر نیز کمک می کند. در بررسی های انجام شده با صاحبان کسب و کار و شرکت ها، مواردی که مورد علاقه مدیران بوده و به نظر آنها اگر در سیستم مالی و اداری دیده شود بهتر است بدین شرح اعلام شده است :

• جامع بودن سیستم یا نرم افزار: اکثر قریب به اتفاق مدیرا تمایل دارند همه نیازهای خود را در قالب یک سیستم داشته باشند و آن سیستم پاسخگوی همه توقعات مالی خود باشند. در واقع مدیران در کسب و کارهای کوچک بیشتر در این خصوص اظهار نظر کرده اند و اعلام داشته اند که یک سیستم باید بصورت جامع همه نیازهای اولیه مالی و اداری آنها را برآورده نماید.

• محیط کاربری ساده و آسان: برخی از مدیران که سابقه مدیریت اجرایی کمتری دارند، در حالت عادی از پیچیدگی های ثبت و مدیریت مالی در حجم بالا ترس دارند، اما زمانی که ثبت این اطلاعات و مشاهده گردش آن از طریق یک محیط ساده و جذاب صورت پذیرد، بخصوص که این محیط در عین سادگی، به راحتی قابل استفاده باشد، بخشی از این سختی و مشقت کم شده و کار را برای مدیر یا حسابدار آسانتر می کند.

• فشار و سختی کمتر: غالب مدیران معتقد هستند که در حالت عادی مدیریت مالی کاری پر مسئولیت و طاقت فرساست و نرم افزار مربوطه باید به شکلی باید که استفاده از آن بر این سختی و فشار اضافه نکرده و مسئولیت های را اضافه نکند، بلکه با ایجاد یک ابزار خوب در دست مدیر، بخشی از این فشارها و سختی ها را کاهش دهد.

• قابلیت رهگیری مرحله به مرحله: امکان مشاهده وضعیت عمل انجام شده از سوی مشتری نیز یکی از موارد بسیار مهم برشمرده از سوی مدیران است. در واقع زمانی که یک فاکتور یا پیش فاکتور برای مشتری ارسال می شود، همانند سیستم تیکتینگ، خیلی خوب است که متوجه شویم آیا این سند توسط مشتری ، دریافت یا مشاهده شده است یا خیر تا بتوان بر اساس آن اقدام بعدی را در اسرع وقت و به موقع انجام داد.

• دسترسی حسابداران: داشتن دسترسی مدیر ارشد حسابداری یا حسابدار ارشد به سیستم از هر جا که ایشان بخواهد، و در عین حالی دسترسی سایر کاربران و مدیران نیز یکی دیگر از پارامترهای مورد نظر شرکت کنندگان بود.

• خودکار بودن: یکی از توقعات اکثر مدیران از نرم افزار مالی و حسابداری این است که با حداقل نیرو بتوان تمام امور مالی و حسابداری را انجام داد. در واقع توقع از نرم افزار به گونه ای است که نرم افزار بتواند بیشتر کارهایی که می توان از حالت دستی خارج کرد را بصورت خودکار و اتوماتیک انجام دهد یا با کمترین تعداد کادر اداری در بخش حسابداری، بتوان همه کارهای مالی را مدیریت کرد.

• پیچیدگی و شلوغی کمتر: حذف یادداشت ها و دست نوشته ها جهت یادآوری انجام امور یکی دیگر از خواسته های مدیران بود که نتیجه آن کاهش و حذف شلوغی و سردرگمی در کارهاست. در واقع وجود امکانی برای ثبت موارد عجله ای و زودگذر در نرم افزار جهت جلوگیری از فراموشی یک فرایند مهم یا کاری که نیاز به پیگیری مجدد دارد، به مدیریت کمک می کند تا کمترین میزان اشتباه و فراموشی را به دلیل پیچیدگی و شلوغی کارها داشته باشد.

• داشبورد همه کاره: داشتن یک داشبورد جامع و کامل به شکلی که به مدیر یک دید کامل از وضعیت موجود دهد و مدیر بتواند بر اساس نیاز خود در آن پنجره هایی اضافه یا کم کند، یکی از دغدغه های مطرح شده مدیران بود و برخی از مدیران که از این ویژگی در سیستم خود برخوردار بودند از اینکه در ابتدا و انتهای روز می توانستند به بهترین شکل وضعیت کلی شرکت خود را ببیند ابراز رضایت می کردند.

• دسترسی لحظه ای به اطلاعات: زمانی که یک تراکنش در سیستم مالی ثبت می گردد، بسیاری از سایر قسمت ها خودبخود بروز شده و برخی محاسبات مالی و اعتباری بصورت خودکار در سیستم اتفاق می افتد. برای مثال پس از فروش یک محصول و ثبت دریافت وجه آن، سیستم انباردارینیز خودبخود از موجودی کالا کم کرده و نرم افزار حسابداری مالیات های تبادل شده آن را محاسبه و ثبت می نماید که البته بسیار بیشتر از این فرایندها اتفاق می افتد. لذا دسترسی لحظه ای به این اطلاعات و تغییرات اتفاق افتاده نیز در بهبود مدیریت بسیار موثر بوده و به نوعی ابزار کمکی برای مدیر محسوب می شود