نحوه ایجاد Table در اکسل و مزایای آن

در حالت عادی ما اطلاعات خودمون رو در سلول های موجود در هر شیت وارد میکنیم. زمانی که ما حجم اطلاعات زیادی داریم که به شکل یک جدول هستند، یعنی سرستون های مشخصی دارند و در سطرهای بعدی اطلاعات ثبت میشن شاید بهتر باشه که محدوده سلول های خودمون رو به یک Table تبدیل کنیم. اینکار مزیت های خاصی داره که در ادامه این مطلب اونها رو مرور خواهیم کرد.

نحوه تبدیل یک محدوده به Table در اکسل:

تبدیل یک محدوده به Table کار بسیار ساده ای هست. برای اینکار کافیه محدوده موردنظر رو انتخاب کنید.

بعد مثل تصویر زیر از تب Home روی گزینه Format as Table کلیک کنید و یکی از قالب های مدنظرتون رو انتخاب کنید. راه دیگه اینه که پس از انتخاب محدوده موردنظر کلید ترکیبی CTRL+T رو فشار بدید.

با اینکار پنجره مربوط به ایجاد Table باز میشه.

در قسمت اول میتونید در صورت نیاز محدوده ای که قراره به Table تبدیل بشه رو تغییر بدید. در صورتی که جدول شما دارای سرستون هست گزینه My table has headers رو فعال کنید. در غیر اینصورت این گزینه رو غیرفعال کنید تا اکسل به صورت خودکار برای جدول شما سرستون ایجاد کنه.

در نهایت با کلیک روی دکمه OK محدوده شما به تبدیل به Table میشه و به شکل زیر در میاد:

نحوه تبدیل Table به محدوده عادی در اکسل:

در صورتی که بخوایم Table رو به یک محدوده عادی تبدیل کنیم باید ابتدا روی یکی از سلول‌های Table کلیک کنیم. بعد مثل تصویر زیر از قسمت رویبون روی تب Design کلیک کنیم و گزینه Convert to Range رو کلیک کنیم.

مزایای استفاده از Table در اکسل:

تبدیل یک محدوده عادی به Table مزایای زیادی داره که در زیر اونها رو با هم مرور میکنیم.

۱.مرتب سازی و فیلتر کردن راحت

وقتی یک محدوده رو به Table تبدیل میکنیم اکسل به صورت خودکار دکمه های مربوط به فیلتر و مرتب سازی رو به جدول ما اضافه میکنه که از طریق اونها میتونیم جدول خودمون رو مرتب یا فیلتر کنیم.

۲.امکان قالب بندی سریع و راحت

وقتی که اطلاعات خودمون رو تبدیل به Table میکنیم خیلی راحت میتونیم فرمت و رنگ اونها رو تغییر بدیم. برای اینکار کافیه از تب Home روی گزینه Format As Table کلیک کنیم و یکی از قالب های مدنظرتون رو انتخاب کنیم. همینطور میتونیم از قالب‌هایی که رنگ اونها خط در میون تغییر میکنه برای خوانایی بهتر اطلاعات استفاده کنیم.

۳.اضافه شدن خودکار اطلاعات وارد شده به جدول

یکی از خوبی‌های Table اینه که زمانی که شما اطلاعات رو در انتهای Table در یک سطر جدید وارد میکنید. اون سطر به صورت خوکار به محدوده Table اضافه میشه و نیازی نیست که اینکار رو به صورت دستی انجام بدید.

۴.تعریف NAMERANGE و خوانایی بهتر در فرمول نویسی

زمانی که شما Table میسازید اکسل NameRange هایی رو به صورت خودکار با استفاده از نام سرستون ها به فایلتون اضافه میکنه که میتونید از اونها در فرمول نویسی خودتون استفاده کنید. اینکار باعث خوانایی بهتر فرمول‌ها میشه و باعث میشه تا با اضافه کردن یا حذف ستونها کل فرمول های شما بهم نریزه. در تصویر زیر میتونید فرمت و نحوه فرمول نویسی رو در حالت عادی و زمانی که محدوده خودتون رو به Table تبدیل میکنید مشاهده و با هم مقایسه کنید.

محدوده عادی:

Table:

۵.قابلیت اضافه کردن جمع کل، میانگین و … در انتهای ستون

یکی دیگه از قابلیت های مفید Table ها در اکسل این هست که میتونید جمع، میانگین و … مربوط به هر ستون رو در انتهای هر ستون نمایش بدید. برای اینکار ابتدا یکی از سلول های Table رو انتخاب کنید. سپس مثل تصویر زیر از تب Design و بخش Tab style options، گزینه Total Row رو فعال کنید.

با اینکار ستونی مثل تصویر زیر به انتهای جدولتون اضافه میشه

حالا کافیه روی سلول انتهایی هر ستونی که مدنظرتون هست کلیک کنید و مثل تصویر زیر یکی از توابع مدنظرتون رو انتخاب کنید تا نتیجه در انتهای اون ستون به نمایش در بیاد.

به عنوان مثال میتونید برای نمایش حاصل جمع کل اعداد ستون از Sum، برای نمایش میانگین از Average و … استفاده کنید. در صورتی که بخواید از توابعی غیر از توابع موجود در این لیست استفاده کنید کافیه گزینه More Functions رو انتخاب کنید و در پنجره ای که باز میشه تابع مدنظرتون رو انتخاب کنید.

۶.ثابت ماندن سرستون ها در هنگام اسکرول کردن

در اکسل زمانی که به سمت پایین اسکرول کنید سرستون های Table همیشه به صورت ثابت در بالای جدول باقی میمونند. این مساله زمانی که شما تعداد زیادی رکورد دارید خیلی مفیده و باعث میشه وقتی به قسمت های پایین جدول خودتون میرید نام هر ستون اون بالا باقی بمونه و به خوانایی بیشتر جدول کمک کنه.

۷.آپدیت خودکار فرمول‌ها

در حالت عادی زمانی که شما فرمولی رو در سلولی تغییر میدید، برای اینکه این تغییر در سایر سلول های اون ستون هم اعمال بشه باید به صورت دستی فرمول رو در سایر سلول ها کپی کنید. حالا اگه شما یه بخشی از سطرها رو فیلتر کرده باشید شرایط بدتر هم میشه. یعنی شما ابتدا باید تمام سطرها رو از فیلتر خارج کنید و بعد فرمول تمام سلول ها رو به صورت دستی آپدیت کنید. زمانی که شما از Table استفاده میکنید، آپدیت فرمول های هر ستون به صورت خودکار توسط اکسل انجام میشه. کافیه شما فرمول یکی از سلول ها رو تغییر بدید. اکسل به صورت خودکار فرمول تمام سلولهای اون سطر رو آپدیت میکنه. حتی اگه اون سلول‌ها فیلتر شده باشند.

۸.آپدیت خودکار نمودارها با اضافه شدن اطلاعات جدید به TABLE

یکی دیگه از مزیت های ساخت Table آپدیت خودکار نمودارها در هنگام اضافه کردن اطلاعات جدید به Table هست. در حالت عادی زمانی که شما سطری رو به اطلاعات خودتون اضافه میکنید باید تنظیمات نمودار رو به صورت دستی تغییر بدید تا اطلاعات جدید در نمودار استفاده بشه. اما زمانی که شما از Table استفاده میکنید کافیه اطلاعات خودتون رو به جدول اضافه کنید. اکسل به صورت خودکار نمودار رو تغییر میده تا اطلاعات جدیدی که اضافه کردید هم در نمودار نمایش داده بشه

۹.قابلیت انتخاب تمام جدول با یک کلیک

برای انتخاب کل سلول های یک Table کافیه نشانگر ماوس خودتون رو به گوشه راست یا چپ جدول ببرید(بسته به تنظیمات جهت شیت) و کلیک کنید. با اینکار تمام Table شما انتخاب خواهد شد.