حسابرسی عملیاتی

تعریف حسابرسی عملیاتی:

حسابرسی عملیاتی یعنی «فرایند منظم و روشمند ارزیابی اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی عملیات سازمان و گزارش نتایج ارزیابی، همراه با پیشنهادهای عملی به اشخاص ذیصلاح برای بهبود عملیات».استانداردهای دیوان محاسبات امریکا مفهوم حسابرسی را برای صرفه اقتصادی، کارایی و اثربخشی تعریف کرده است. به توضیح کوتاهی برای هر یک از این موردها، که به 3یی (3E) شهرت دارد،توجه فرمایید:

الف- صرفه اقتصادی (یا هزینه عملیات)

آیا سازمان مورد رسیدگی مسئولیتهای خود را در برابر منابع با در نظر گرفتن اصل صرفه‌جویی، به اقتصادی‌ترین شکل ممکن انجام می‌دهدیاخیر؟

در ارزیابی صرفه اقتصادی عملیات و چگونگی تخصیص و استفاده از منابع، حسابرس عملیاتی ممکن است موارد زیر را بررسی کند:

• گزینش روشهای مناسب برای تدارکات
• تورم نیروی انسانی سازمان با توجه به حجم عملیات اجرایی
• نگهداری مواد مازاد بر نیاز
• استفاده از تجهیزاتِ با ارزش بالا
• اجتناب از اتلاف منابع

ب- کارایی (روشهای عملیات)

آیا سازمان مسئولیتهای خود را با حداقل تلاش انجام می‌دهد یا خیر؟

نمونه‌هایی از موارد ناکارایی عملیاتی که باید نسبت به آن هوشیار بود :

• استفاده نامناسب از روشهای  كامپیوتری و دستی
• کاغذبازی های بی فایده
• سیستمها و روشهای غیرکارای عملیاتی
• الگوهای ارتباطی پیچیده در سازمان
• دوباره‌ کاری
• مراحل کاری بی مورد

ج- اثربخشی (یا نتایج عملیات)

آیا سازمان با توجه به هدفها یا هر معیار اندازه‌گیری دیگری به منافع خود دست می‌یابد؟

بازنگری نتایج عملیات شامل موارد زیر میباشد:

• ارزیابی سیستم برنامه‌ریزی سازمانی شامل هدفها و برنامه‌های تفصیلی سازمان
• ارزیابی کفایت سیستم مدیریت برای اندازه‌گیری اثربخشی
• تعیین دامنه دستیابی به نتایج
• شناسایی عوامل بازدارنده دستیابی به نتایج رضایت بخش

با اینکه ارزیابی نتایج عملیات از مسئولیتهای دائمی مدیریت به شمار میرود اما هدفها و معیارهای اندازه‌گیری همیشه به روشنی تعریف نمی‌شود. بدون چنین شفافیتی، حسابرس قادر نیست نتیجه عملیات را به‌گونه‌ای معنی دار ارزیابی نماید. اگر مدیریت قبل از حسابرسی عملیاتی موفق به این امر نشده باشد، حسابرس باید به‌همراه مدیریت اقدامات زیر را انجام دهد:
1.تعیین هدفها
2.تعیین معیارهای اندازه‌گیری
3.تعیین روشهای لازم برای جمع آوری داده‌های مورد نیاز جهت اندازه‌گیری میزان دستیابی به نتایج عملیاتی.

حسابرس عملیاتی:

هر فردی که مهارت لازم را داشته باشد می‌تواند حسابرسی عملیاتی را انجام دهد. با این‌حال معمولاً از حسابرسان مالی (داخلی یا مستقل) به‌سبب داشتن دانش عملیاتی و مهارتهای تحلیلی در خواست می‌شود تا چنین خدماتی را ارائه دهند. پیشرفت و موفقیت نهایی در دستیابی به مزایای حسابرسی عملیاتی تا حد زیادی بستگی به مهارتهای حسابرسان و طرز تفکر مدیریت نسبت به آنان دارد.

ویژگیهای یک حسابرس عملیاتی خوب :  

• کنجکاوی (Curiosity)،
• توانایی تجزیه‌وتحلیل (Analytical ability)،
• توانایی متقاعدسازی (Persuasiveness)،
• قضاوت خوب حرفه‌ای (Good business judgment)،
• آگاهی متعارف (Common sense)،
• بی‌طرفی (Objectivity)،
• مهارت برقراری ارتباط (Communication)،
• خلاقیت در تلفیق مجموعه‌ای از تکنیکها همچون کارسنجی، تهیه نمودارها، تجزیه‌وتحلیل هزینه – سود، تجزیه‌وتحلیل سازمانی، داده‌پردازی و غیره،
• استقلال (Independence)،
• اعتماد به‌نفس (Confidence).

به‌علاوه، حسابرس عملیاتی موفق باید واجد خصوصیات زیر نیز باشد:

1- توانایی مشخص کردن نارسایی های عملیاتی را داشته باشد.

2- توانایی مشخص کردن نواحی بحرانی و پرداختن به اصل مطلب به‌طوری که مسائل حاشیه‌ای و کم‌اهمیت وقت او را نگیرد. کاربرد اصل 20-80 می‌گوید حسابرس عملیاتی 80 درصد به آگاهی متعارف و تنها 20 درصد به آشنایی با مهارتهای فنی احتیاج  دارد و اینکه 80 درصد نواحی عملیاتی ضعیف تنها باعث 20 درصد مشکلات می‌شود و 80 درصد بقیه مشکلات، ناشی از 20 درصد نواحی عملیاتی ضعیف است.

3- توانایی این  امر که خود را به‌جای مدیریت تصور کند، مشکلات را تجزیه‌ وتحلیل نماید وسوال هایی  را از دیدگاه  مدیریت مطرح کند.البته دست یافتن به این امر دشوار است، زیرا در بیشتر اوقات حسابرس در موقعیت عملیاتی مدیر قرار ندارد. حتی در مواردی که این امر هم صحیح نباشد، حسابرس احتمالاً در درک موانعی که مدیریت با آن مواجه است، مشکل خواهد داشت.

4- مهارت انتقال نتایج حاصل از حسابرسی عملیاتی، بدین معنی که میزان قبول و اجرای پیشنهادهای حسابرس عملیاتی از سوی مدیریت، ابزار مناسبی برای اندازه‌گیری موفقیت حسابرس عملیاتی است. اجرای پیشنهادهای حسابرس محصول این ارتباط است. قاعده کلی در حسابرسی عملیاتی این است که زمانی یک حسابرسی عملیاتی با موفقیت انجام شده است که حسابرس بتواند مدیریت را مجاب کند که بیش از 50 درصد پیشنهادهای او را انجام دهد.

تفاوتهای حسابرسی عملیاتی و حسابرسی مالی:

با استفاده از مفاهیم حاکم بر حسابرسی عملیاتی می‌توان به بررسی تفاوتهای موجود میان حسابرسی مالی و حسابرسی عملیاتی پرداخت. مثلاً در حسابرسی مالی، معتبر بودن در خواست و سفارشهای خرید و صورتحساب فروشندگان مورد توجه قرار میگیرد. در حالی‌که در حسابرسی عملیاتی موارد زیر بیشتر مورد توجه است:

1- ضرورت خرید مواد
2-معقول بودن مقدارهای مورد استفاده یا خریداری‌شده
3- اجتناب‌پذیر بودن ضایعات یا منابع در معرض اتلاف وخرابی و …
4-اعمال نفوذ زیاد درخواست‌کننده کالا در بخشهای مختلف سازمان، با معرفی منابع خرید کالا

هدفهای حسابرسی عملیاتی:

الف)ارزیابی عملکرد در مقایسه با هدفهای تعیین شده بوسیله مدیریت و یا سایر معیارهای سنجس مناسب

به منظور اطمینان از اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی عملیات، سیستم های برنامه ریزی و کنترل مدیریت از نظر طراحی و اجرا مورد ارزیابی قرار میگیرند. این امر از جمله مواد زیر را دربر می گیرد:

1.اطمینان یافتن از وجود و بکارگیری معیارهای مناسب برای ارزیابی عملیات. این معیارها معمولاً بوسیله مدیریت یا سایر مراجع ذیصلاح تعیین می شود.
2.اطمینان یافتن از تأکید بر رضایت مشتریان و استفاده کنندگان (درون سازمانی و برون سازمانی) خدمات و محصولات.
3.اطمینان یافتن از جامع و منسجم بودن سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی سازمان (شامل برنامه ها، خط مشی ها، روشها و راه کارها) و درک آنها از سوی کلیه ی سطوح عملیاتی.
4.اطمینان یافتن از پیش بینی و بکار گیری سیستم ارزیابی و بازخود مناسب در سازمان.
5.اطمینان یافتن از اتکا به گزارش های عملیاتی به عنوان یکی از مبانی اصلی تصمیم گیری مدیریت.

ب)شناسایی فرصت های بهبود عملیات از نظر اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی شامل:

1.تشخیص توانایی ها و فرصتهای بالقوه (از جمله در حوزه های نیروی انسانی، فناوری، ظرفیت های بلااستفاده، شیوه های تأمین مالی و بازاریابی و …).
2.شناسایی مخاطرات محتمل با اهمیت

ج)ارائه پیشنهاد برای بهبود عملیات یا انجام اقدامات و رسیدگی های بیشتر

مزایای حسابرسی عملیاتی:

1.شناسایی آن دسته از اهداف، سیاست ها و روشهای سازمان که تا کنون تعریف نشده باقی مانده است.
2.شناسایی  معیارهای ارزیابی عملیات با توجه به هدف های سازمان.
3.ارزیابی مستقل و بی طرفانه عملیات.
4.ارزیابی میزان رعایت هدف ها، سیاست ها و روش های سازمان و یا قوانین و مقررات مربوط.
5.ارزیابی اثر بخشی سیستم های برنامه ریزی و کنترل مدیریت (شامل سیستم های اطلاعاتی).
6.ارزیابی کیفیت گزارشهای مدیریت از نظر قابلیت اعتماد و مربوط بودن.
7.شناسایی محدودیت ها ی فعلی و بالقوه، اشکالات، نقاط ضعف و عوامل ایجاد آنها.
8.شناسایی تواناییها و فرصتهای بالقوه به منظور بهبود سودآوری، افزایش درآمدها و کاهش هزینه ها.
9.شناسایی نارسایی های ساختار سازمانی (شامل ارتباطات درون سازمانی).
10.شناسایی راهکارهای جایگزین.

 فرآیند کلی در حسابرسی عملیاتی:

1. برنامه ریزی

2.تدوین برنامه حسابرسی

3.اجرای عملیات

4.ارزیابی نتایج و تدوین پیشنهادها

5.گزارشگری

6.پیگیری

آینده حرفه حسابرسی عملیاتی:

آینده این حرفه بستگی بسیاری به آشنایی مدیران و کارکنان بخش خصوصی و دولتی با مزایا و سودمندیهای حسابرسی عملیاتی دارد. امید است با کوشش بیشتر پیشگامان  و هماهنگی کلیه سازمانهای ذیربط اعم از مراکز آموزش عالی، مراجع قانونگذاری و اجرایی و حرفه‌ای در ارائه تعریفهای شفافتر و تهیه منابع تئوریک کاملتر و تدوین قوانین ضروری و آموزش و تبلیغات مناسب بتوانیم شاهد بسط و توسعه بیشتر این حرفه در آینده باشیم.