رمز گذاشتن روی فایل های Excel یکی از روش های جلوگیری از ویرایش کردن و دیدن محتوای آن است. در نرم افزار مایکروسافت Excel حین سیو کردن یک فایل جدید یا فایل ویرایش شده، می توان password protection یا محافظت با رمز را برای آن فعال کرد تا امنیت اطلاعات بیشتر شود و ویرایش کردن فایل و حتی رویت کردن محتوا، بسیار دشوار و شاید غیرممکن شود. می توان دسترسی به بخش هایی از فایل را آزاد گذاشت و ویرایش بخش های دیگر را قفل کرد.
در ادامه با نحوه رمزگذاری روی فایل های اکسل آشنا می شویم. با ما باشید.
رمز گذاشتن روی فایل اکسل به صورت کامل
راحت ترین روش رمز گذاشتن روی یک فایل، این است که دسترسی به تمام محتوا را محدود کنیم و در نتیجه هر بار که فایل باز می شود، ابتدا می بایست رمز عبور وارد شود. در غیر این صورت هیچ بخشی از فایل قابل استفاده نیست. در مورد اکسل نیز این روش، امن ترین و ساده ترین است.
برای رمزگذاشتن روی یک فایل اکسل، سه مرحله ی ساده وجود دارد:
۱- روی منوی فایل کلیک کنید و مسیر زیر را دنبال کنید:
File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password
۲- رمز عبوری را به دلخواه خود وارد کنید و روی OK کلیک کنید.
۳- بار دیگر رمز را وارد کنید تا تأیید شود و اشتباهی در تایپ رمز عبور، رخ نداده باشد.
اما برای تغییر دادن دسترسی ها یا در واقع محدود کردن برخی بخش ها و امور چه باید کرد؟
چگونه ویرایش برخی بخش های یک فایل Excel را با پسورد محدود کنیم؟
می توان رمزگذاری را به صورتی انجام داد که ویرایش کردن فایل ممکن نباشد اما بتوان محتوا را مشاهده کرد و فایل را بارز کرد. در این صورت برای ویرایش کردن فایل باید رمز را وارد کرد.
برای رمزگذاری جهت محدود کردن ویرایش فایل Excel، روی منوی فایل کلیک کنید و گزینه ی Save As را انتخاب کنید. در پنجره ی ذخیره کردن فایل روی Tools کلیک کنید و سپس گزینه ی More options را انتخاب کنید.
اکنون دو نوع رمز قابل استفاده استو رمز برای باز کردن فایل یا Password to open و رمز برای ویرایش کردن فایل یا Password to modify. در فیلد دوم رمز عبور دلخواه خود را وارد کنید. خالی گذاشتن فیلد اول به این معنی است که برای دسترسی به محتوای فایل، رمز لازم نیست و این یعنی می توان فایل را باز کرد اما برای ویرایش، رمز لازم است.
حین باز کردن فایل در مورد رمز عبور برای ویرایش یا Write access سوال می شود و بدون وارد کردن رمز، داکیومنت به صورت Read only باز خواهد شد. منظور از Read only این است که تنها می توان محتوا را خواند و نوشتن محتوا ممکن نیست یا به عبارت دیگر، ویرایش غیرممکن است.
چگونه دسترسی به یک Sheet (صفحه) اکسل از یک فایل چند صفحه ای را قفل کنیم؟
در اکسل این قابلیت پیش بینی شده که برخی صفحات را با رمز عبور، مسدود و محافظت کنیم. به این منظور روی تب Review در نوار ابزار بالای صفحه کلیک کنید و گزینه ی Protect Sheet را انتخاب کنید. در پنجره ی رمزگذاری Sheet، تیک گزینه ی Protect worksheet and contents of locked cells اضافه شده که به معنی محافظت از صفحه ی انتخاب شده و همین طور محتوای سلول های قفل شده است. تیک دو گزینه ی Select locked cells و Select unlocked cells نیز به صورت پیش فرض وجود دارد. اگر این دو تیک را حذف کنیم، کاربر بدون وارد کردن رمز عبور، حتی نمی تواند سلول ها را انتخاب کند! به عبارت دیگر محدودیت کامل می شود.
پس از وارد کردن رمز عبور، یک بار دیگر رمز سوال می شود و با تایپ کردن مجدد، صفحه ی فعلی قفل خواهد شد. برای آنلاک کردن یا در واقع Unprotected کردن یک شیت اکسل، می بایست در تب Review روی گزینه ی Unprotect Sheet کلیک کرد و رمز عبور را وارد کرد.
چگونه کدهای ویژوآل بیسیک فایل اکسل دارای ماکرو را با رمز قفل کنیم؟
اگر در فایل اکسل خود از برنامه نویسی یا در حقیقت قابلیت ماکرونویسی استفاده کرده اید و می خواهید با رمز، از کدها محافظت کنید، ابتدا روی تب Developer که مخصوص برنامه نویسی است، کلیک کنید. سپس روی Visual Basic کلیک کنید تا پنجره یویژوآل بیسیک نمایان شود. در این پنجره روی منوی Tools کلیک کنید و گزینه ی VBAProject Properties را انتخاب کنید.
در این بخش دو تب وجود دارد. روی تب Protection کلیک کنید. دو فیلد برای وارد کردن پسورد و تأیید آن وجود دارد. رمز عبور دلخواه خود را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.
توجه: حذف کردن رمز VBA در یک فایل اکسل، نسبتاً ساده است و لذا این روش رمزگذاری، محدودیت های خاص خود را دارد. برای حفاظت از کدهای خود، بهتر است فایل اکسل را به صورت کامل رمزگذاری کنید و آن را در اختیار افراد ناشناس ندهید.